यदि आप वर्तमान में अपने डेटाबेस के रूप में Microsoft Excel का उपयोग कर रहे हैं, तो आप शायद इस पर पुनर्विचार करना चाहते हैं। एक्सेल स्प्रेडशीट बनाने और प्रतिबंधित डेटा सेट के साथ गणना करने के लिए एक बेहतरीन टूल है, लेकिन यह सबसे अच्छा डेटाबेस टूल नहीं है। हालाँकि, बहुत से लोग एक्सेल को डेटाबेस के रूप में उपयोग करना जारी रखते हैं क्योंकि यह सरल और परिचित है।
सौभाग्य से, आप Microsoft Access में अपग्रेड कर सकते हैं, एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली जो जानकारी संग्रहीत करती है। एक्सेस उपयोगकर्ता के अनुकूल है, यहां तक कि शुरुआती लोगों के लिए भी, अन्य Microsoft उत्पादों के समान रूप और अनुभव प्रदान करता है। और, आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को अपने डेटाबेस में बदल सकते हैं।
आइए सबसे बड़े संकेतों पर चर्चा करें कि आपके व्यवसाय या संगठन ने एक्सेल को पछाड़ दिया है और एक्सेस जैसा डेटाबेस प्रोग्राम बेहतर फिट क्यों है।
आपके कार्यप्रवाह अधिक जटिल हैं
एक्सेल सरल, रैखिक वर्कफ़्लो के लिए ठीक काम करता है। लेकिन एक बार जब आपका वर्कफ़्लो जटिल हो जाता है, तो एक्सेस जैसे डेटाबेस प्रोग्राम में अपग्रेड करने का समय आ जाता है। इस तरह, आप विभिन्न प्रकार की संबंधित जानकारी के लिए आसानी से जानकारी दर्ज या प्रदर्शित कर सकते हैं।
आपका डेटा बढ़ रहा है
एक बार जब आप बड़ी मात्रा में डेटा जमा करना शुरू कर देते हैं, तो एक्सेल से दूर जाने का समय आ गया है। एक्सेल में प्रति शीट रिकॉर्ड्स की संख्या पर एक सीमा है, और जैसे-जैसे आपका डेटा बढ़ता है, यह प्रदर्शन के मुद्दों को झेल सकता है। आप डेटा को कई शीटों में अलग कर सकते हैं, लेकिन यह अंततः एक बड़ा सिरदर्द बन जाता है, खासकर यदि आप अपने डेटा को समझ नहीं पाते हैं।
कम सुरक्षा है
एक्सेल के साथ एक और कमी इसकी सुरक्षा की कमी है। एक्सेल आपको अपनी स्प्रेडशीट को पासवर्ड से सुरक्षित रखने का विकल्प देता है, लेकिन यह एक नाजुक प्रणाली है। हालाँकि, ऑनलाइन ऐसे उपकरण हैं जो लोगों के लिए पासवर्ड जाने बिना सुरक्षित फ़ाइलों को अनलॉक करना आसान बनाते हैं। अपने डेटा की सुरक्षा के लिए, यह एक्सेस तक जाने लायक है। और, आप चुन सकते हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता को कौन सी अनुमतियां देनी हैं।
सहयोग मुश्किल है
एक्सेस की तुलना में एक्सेल पर सहयोग बहुत अधिक कठिन है। यहां तक कि जब आप बहु-उपयोगकर्ता संपादन का उपयोग करते हैं या अपनी स्प्रैडशीट को किसी साझा सर्वर पर संग्रहीत करते हैं, तब भी त्रुटियां होना आसान है। सबसे आम त्रुटियों में से एक:लोग एक दूसरे के काम को ओवरराइट कर रहे हैं। यदि आपको अपने डेटा तक पहुंचने के लिए एकाधिक उपयोगकर्ताओं की आवश्यकता है, तो डेटाबेस प्रोग्राम जाने का रास्ता है।
आपके कार्य कठिन हैं
क्या आपको लगता है कि आप एक्सेल पर कठिन कार्यों को पूरा करने में अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं? यह आपका आदर्श होना जरूरी नहीं है। एक्सेस जैसे डेटाबेस प्रोग्राम में आपके समय के साथ आपको सबसे अधिक उत्पादक बनाने के लिए टूल और सुविधाएं हैं। आप अपने कई कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं और संबंधित डेटा संग्रहीत करके अतिरेक को कम कर सकते हैं।
ये कुछ ऐसे कारण हैं जिनकी वजह से एक्सेल आपके डेटाबेस के लिए सबसे अच्छा समाधान नहीं है। हम समझते हैं कि यह परिचित और समझने में आसान है, लेकिन वहाँ बेहतर विकल्प हैं। यदि आप कुछ सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल खोज रहे हैं, तो आप एक्सेस के साथ घर जैसा महसूस करेंगे। अपने डेटाबेस विकल्पों के बारे में अधिक जानने के लिए आज ही आर्कवेयर से संपर्क करें।
