फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस द्वि-आयामी डेटाबेस में संग्रहीत डेटा का एक संग्रह है। इन फ़ाइलों को सादे पाठ के रूप में संग्रहीत किया जाता है और इनमें कोई मार्कअप नहीं होता है, जो संबंधपरक डेटा को अल्पविराम से अलग करते हैं। फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस रिलेशनल डेटाबेस के समान नहीं होते हैं, जो सूचनाओं को संग्रहीत करने के लिए कई तालिकाओं का उपयोग करते हैं। हालाँकि, आप Microsoft Access में फ़्लैट फ़ाइलें आयात कर सकते हैं।
आइए फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस के बारे में अधिक जानें कि वे कैसे संरचित हैं और आपको उनका उपयोग कब करना चाहिए।
फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस को समझना
एक फ्लैट फ़ाइल एक साधारण डेटाबेस है जिसमें डेटा के समान स्ट्रिंग्स को एक तालिका में रिकॉर्ड के रूप में संग्रहीत किया जाता है। Microsoft Excel एक फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस का एक बेहतरीन उदाहरण है। वास्तव में, यह फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस का 90 प्रतिशत हिस्सा है!
एक्सेल में, तालिका के कॉलम डेटाबेस के एक आयाम का प्रतिनिधित्व करते हैं, जबकि प्रत्येक पंक्ति एक अलग रिकॉर्ड है। सामान्यतया, फ़्लैट फ़ाइलों में ऐसी जानकारी होती है जो अल्फ़ान्यूमेरिक होती है और इसके लिए बहुत कम स्वरूपण की आवश्यकता होती है।
Microsoft Excel और एक रिलेशनल डेटाबेस के बीच अंतर दिखाने के लिए, आइए इस उदाहरण को देखें।
- एक खुदरा दुकान ग्राहकों की जानकारी को एक डेटाबेस में संग्रहीत करने की योजना बना रही है। यदि वे एक्सेल चुनते हैं, तो उनके पास केवल एक ही टेबल होगी, जिसमें प्रत्येक रिकॉर्ड एक व्यक्तिगत ऑर्डर का वर्णन करेगा।
- यदि खुदरा व्यवसाय एक संबंधपरक डेटाबेस चुनता है, तो उनके पास एकाधिक तालिकाएँ हो सकती हैं। एक के पास ऑर्डर आईडी और दूसरे के पास ग्राहक की जानकारी हो सकती है। ग्राहक डेटा को डुप्लिकेट करने के बजाय, प्रत्येक ऑर्डर ग्राहक तालिका में संबंधित प्रविष्टि को संदर्भित करता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कैसे संरचित है
एक फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस में एक सरल संरचना होती है। पहली पंक्ति में प्रत्येक स्तंभ के लिए फ़ील्ड नाम होता है, और उसके बाद की प्रत्येक पंक्ति एक एकल रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती है। प्रत्येक पंक्ति में एक ही प्रकार की जानकारी होती है। यह जानकारी कॉलम द्वारा परिभाषित की जाती है, जो डेटा के प्रकार का वर्णन करती है और फ़ील्ड जानकारी में अनुमत वर्णों की संख्या पर एक सीमा निर्धारित करती है।
स्तंभों को अल्पविराम या टैब द्वारा अलग किया जाता है, और पंक्तियों की संख्या के लिए कोई पूर्व निर्धारित सीमा नहीं होती है। इसके सरल सेटअप के साथ, एक्सेल डेटाबेस का उपयोग निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए सबसे अच्छा किया जाता है:
- नाम और पता फ़ाइलें
- सदस्यता सूचियां
- कक्षा रोस्टर
- ग्राहक जानकारी
- टीम के खिलाड़ी
- कॉल लॉग
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डेटा जिसमें एक जटिल संरचना और एक छोटा पदचिह्न है, एक्सेल से लाभान्वित हो सकता है। लेकिन अगर आपके पास जटिल डेटा है या आप अतिरेक और डुप्लिकेट डेटा से बचना चाहते हैं, तो आपको निश्चित रूप से एक रिलेशनल डेटाबेस में अपग्रेड करना होगा। एक्सेल जैसे फ्लैट फ़ाइल डेटाबेस के बारे में अधिक जानने के लिए, उनका उपयोग कब करें और उन्हें एमएस एक्सेस में कैसे आयात करें, आज ही आर्कवेयर से संपर्क करें।
