आप एक्सेस 2016 में रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके आसानी से समूहीकृत रिपोर्ट बना सकते हैं।
एक समूहीकृत रिपोर्ट (जिसे सारांश रिपोर्ट के रूप में भी जाना जाता है), एक ऐसी रिपोर्ट है जहां एक या अधिक फ़ील्ड का उपयोग अन्य फ़ील्ड को समूहीकृत करने के लिए किया जाता है। यह आसान हो सकता है यदि एक फ़ील्ड में बहुत सारे दोहराए जाने वाले मान हैं, क्योंकि आप मान को एक बार प्रदर्शित कर सकते हैं, फिर उस समूह से संबंधित सभी रिकॉर्ड प्रदर्शित कर सकते हैं।
नीचे, हम समूहीकृत रिपोर्ट बनाने के लिए रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करेंगे।
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रिपोर्ट विज़ार्ड लॉन्च करें
रिपोर्ट विज़ार्ड . पर क्लिक करें रिबन पर (बनाएं . से टैब)।
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फ़ील्ड चुनें
वे फ़ील्ड चुनें, जिन्हें आप रिपोर्ट में दिखाना चाहते हैं. आप एक से अधिक टेबल या क्वेरी से फ़ील्ड चुन सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके एक तालिका या क्वेरी चुनें।
फिर बाएँ फलक में किसी फ़ील्ड को दाएँ फलक पर ले जाने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें। रिपोर्ट में दिखाई देने वाली प्रत्येक फ़ील्ड के लिए इसे दोहराएं। दाएँ फलक में फ़ील्ड रिपोर्ट में दिखाई देंगे।
प्रत्येक प्रासंगिक तालिका/क्वेरी के लिए दोहराएं।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
आप किसी फ़ील्ड का चयन भी कर सकते हैं, फिर
> . का उपयोग कर सकते हैं इसे दूसरे फलक पर ले जाने के लिए बटन।आप
>> . का उपयोग कर सकते हैं सभी क्षेत्रों को पार करने के लिए बटन। -
एक ग्रुपिंग टेबल/फ़ील्ड चुनें
बाएँ फलक में, उस तालिका या क्वेरी का चयन करें जिसमें वह फ़ील्ड है जिसके द्वारा रिपोर्ट को समूहीकृत करने की आवश्यकता है।
दायां फलक आपके चयन के आधार पर एक पूर्वावलोकन दिखाएगा।
अगला> पर क्लिक करें ।
पूर्वावलोकन रिपोर्ट को केवल तभी समूहीकृत करेगा जब उसे समूह के लिए उपयुक्त फ़ील्ड मिल जाए। अन्यथा, यह अवर्गीकृत फ़ील्ड प्रदर्शित करेगा।
यदि पूर्वावलोकन यहां कोई समूहीकरण प्रदर्शित नहीं करता है, तो आपकी रिपोर्ट को समूहीकृत नहीं किया जाएगा। इस मामले में, आपको वापस जाना होगा और रिपोर्ट को समूहीकृत करने के लिए एक उपयुक्त फ़ील्ड जोड़ना होगा।
वैकल्पिक रूप से, आप बाद में रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं और उस समय समूहीकरण फ़ील्ड चुन सकते हैं।
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आवश्यक होने पर अतिरिक्त समूहीकरण जोड़ें
यदि आवश्यक हो तो पहुंच अब आपको अधिक समूह स्तर निर्दिष्ट करने का अवसर देती है।
हमारे उदाहरण में, हम इसे वैसे ही छोड़ देंगे (एक समूह स्तर पर)।
अगला> पर क्लिक करें ।
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आवश्यकता होने पर क्रमबद्ध क्रम निर्दिष्ट करें
आप रिपोर्ट विवरण को इसके अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए फ़ील्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह प्रत्येक समूह के भीतर फ़ील्ड को सॉर्ट करता है (समूहीकृत फ़ील्ड नहीं)।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
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एक लेआउट चुनें
रिपोर्ट के लिए पूर्व निर्धारित लेआउट में से एक का चयन करें।
जब आप किसी आइटम का चयन करेंगे तो पूर्वावलोकन अपडेट हो जाएगा। यह देखने के लिए बेझिझक प्रत्येक का चयन करें कि यह लेआउट को कैसे प्रभावित करता है।
यदि आवश्यक हो तो आप अभिविन्यास को लैंडस्केप में भी बदल सकते हैं।
हमारे उदाहरण के लिए, हम रिपोर्ट को स्टेप्ड . के साथ छोड़ देंगे लेआउट और एक पोर्ट्रेट अभिविन्यास।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
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रिपोर्ट को नाम दें
रिपोर्ट के लिए एक नाम दर्ज करें।
आपके पास रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करने या विज़ार्ड द्वारा इसे बनाने के बाद इसके डिज़ाइन को संशोधित करने का विकल्प भी है।
हमारे उदाहरण के लिए, हम इसे रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करें . पर छोड़ देंगे ।
समाप्त करें Click क्लिक करें रिपोर्ट तैयार करने के लिए।
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रिपोर्ट
रिपोर्ट अब बनाई गई है। जैसा कि हमने निर्दिष्ट किया है, इसे समूहीकृत किया गया है।
रिपोर्ट को पुन:स्वरूपित करना
रिपोर्ट को और अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए आपको कुछ हल्का सुधार करने की आवश्यकता हो सकती है।
हमारे उदाहरण में, हमें दिनांक फ़ील्ड की चौड़ाई का विस्तार करना होगा, और शायद फ़ील्ड को थोड़ा पुनर्व्यवस्थित करना होगा, और शायद सीमाओं को हटा देना और पृष्ठभूमि रंग समायोजित करना होगा।
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बॉर्डर हटाएं
पहुँच को खेतों के चारों ओर सीमाएँ लगाना पसंद है। यदि आप सीमा नहीं चाहते हैं, तो आप इसे हटा सकते हैं।
उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप सीमा से हटाना चाहते हैं।
अब शेप आउटलाइन . पर क्लिक करें प्रारूप . से रिबन पर टैब करें, और पारदर्शी . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
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वैकल्पिक रंगों की समीक्षा करें
इस बात पर ध्यान देना सुनिश्चित करें कि वैकल्पिक रंग कैसे प्रस्तुत किए जाते हैं (अर्थात वे जो एक्सेस स्वचालित रूप से रिपोर्ट पर लागू होते हैं)।
समूहीकृत रिपोर्ट पर वैकल्पिक रंग समूहीकृत फ़ील्ड की स्पष्टता को कम कर सकते हैं। आप पा सकते हैं कि समूहीकृत फ़ील्ड अपने वैकल्पिक रंग को पूर्ववर्ती फ़ील्ड या बाद के फ़ील्ड के साथ साझा करता है। यह उस "समूहीकृत" रूप को कम कर देता है, और संभवतः पाठक को भ्रमित कर सकता है कि वास्तव में किन क्षेत्रों को समूहीकृत किया गया है।
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वैकल्पिक रंग हटाएं
वैकल्पिक रंगों को हटाने के लिए, डिज़ाइन दृश्य में रिपोर्ट विवरण अनुभाग चुनें।
फिर वैकल्पिक पंक्ति रंग . पर क्लिक करें प्रारूप . से रिबन पर टैब करें, और कोई रंग नहीं . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
आप समूहीकृत क्षेत्र के लिए भी यही काम कर सकते हैं। समूहीकृत फ़ील्ड का चयन करने के लिए, फ़ील्डनाम चुनें हैडर जहां फ़ील्डनाम समूहीकृत फ़ील्ड का नाम है।
आप फ़ील्ड का चयन करके, फिर रिबन में बोल्ड आइकन पर क्लिक करके समूहीकृत फ़ील्ड के लिए एक बोल्ड टाइपफेस का उपयोग कर सकते हैं।
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समाप्त रिपोर्ट
अब, रिपोर्ट को प्रिंट पूर्वावलोकन (या अन्य दृश्य) में देखने से रिपोर्ट वैकल्पिक रंगों के बिना प्रदर्शित होगी।
हमारे उदाहरण में, समूहीकृत फ़ील्ड को बोल्ड टाइपफेस में भी प्रस्तुत किया जाता है (रिबन में बोल्ड कमांड का उपयोग करके इसे बोल्ड करने के बाद)।
