आप एक्सेस 2016 में एक रिपोर्ट को दो क्लिक में समूहित कर सकते हैं। समूहीकृत रिपोर्ट, जिसे सारांश रिपोर्ट के रूप में भी जाना जाता है, एक विशेष फ़ील्ड द्वारा समूहीकृत जानकारी प्रदर्शित करता है।
नीचे, हम एक तालिका से एक रिपोर्ट बनाएंगे, फिर हम उसे रिपोर्ट में प्रदर्शित किसी एक फ़ील्ड के आधार पर समूहित करेंगे।
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रिपोर्ट बनाएं
बाएँ नेविगेशन फलक में, उस तालिका का चयन करें जिस पर आप रिपोर्ट को आधार बनाना चाहते हैं।
अब रिपोर्ट . पर क्लिक करें रिबन पर (बनाएं . से टैब)।
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रिपोर्ट को समूहीकृत करें
एक रिपोर्ट दिखाई देगी, जिसमें तालिका के सभी फ़ील्ड शामिल होंगे। यह लेआउट व्यू में दिखाई देता है, जो एक ऐसा दृश्य है जो संपादन को सक्षम बनाता है।
रिपोर्ट को समूहबद्ध करने के लिए, उस फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें जिसके आधार पर आप उसे समूहबद्ध करना चाहते हैं, और फ़ील्डनाम पर समूह चुनें जहां फ़ील्डनाम उस फ़ील्ड का नाम है जिसके द्वारा रिपोर्ट को समूहीकृत किया जाना चाहिए।
हमारे उदाहरण में, हम Group on Genre . का चयन करते हैं क्योंकि शैली उस फ़ील्ड का नाम है जिस पर हम रिपोर्ट को समूहीकृत करेंगे।
रिपोर्ट के लिए अधिक जगह बनाने के लिए आप बाएँ नेविगेशन फलक को बंद कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, छोटे « . पर क्लिक करें नेविगेशन फलक के शीर्ष पर आइकन।
यदि संपत्ति पत्रक बीच में आ रहा है तो आप उसे बंद कर सकते हैं।
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समूहीकृत रिपोर्ट
रिपोर्ट तुरंत चयनित फ़ील्ड द्वारा समूहीकृत होने पर स्विच हो जाएगी।
फ़ील्ड को रिपोर्ट के सबसे बाईं ओर ले जाया जाएगा (यदि यह पहले से मौजूद नहीं है), और सभी रिकॉर्ड उस फ़ील्ड द्वारा समूहीकृत किए जाएंगे।
रिपोर्ट को पुन:स्वरूपित करना
रिपोर्ट को और अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए आपको कुछ हल्का सुधार करने की आवश्यकता हो सकती है।
यहां कुछ सामान्य प्रारूप परिवर्तन दिए गए हैं।
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बॉर्डर हटाएं
यदि आप नहीं चाहते कि आपकी रिपोर्ट में प्रत्येक फ़ील्ड के चारों ओर बॉर्डर दिखाई दे, तो आप इसे हटा सकते हैं।
उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप सीमा से हटाना चाहते हैं।
अब शेप आउटलाइन . पर क्लिक करें प्रारूप . से रिबन पर टैब करें, और पारदर्शी . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
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वैकल्पिक रंगों की समीक्षा करें
इस बात पर ध्यान देना सुनिश्चित करें कि वैकल्पिक रंग कैसे प्रस्तुत किए जाते हैं (अर्थात वे जो एक्सेस स्वचालित रूप से रिपोर्ट पर लागू होते हैं)।
समूहीकृत रिपोर्ट पर वैकल्पिक रंग समूहीकृत फ़ील्ड की स्पष्टता को कम कर सकते हैं। आप पा सकते हैं कि समूहीकृत फ़ील्ड अपने वैकल्पिक रंग को पूर्ववर्ती फ़ील्ड या बाद के फ़ील्ड के साथ साझा करता है। यह उस "समूहीकृत" रूप को कम कर देता है, और संभवतः पाठक को भ्रमित कर सकता है कि वास्तव में किन क्षेत्रों को समूहीकृत किया गया है।
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वैकल्पिक रंग हटाएं
वैकल्पिक रंगों को हटाने के लिए, डिज़ाइन दृश्य में रिपोर्ट विवरण अनुभाग चुनें।
फिर वैकल्पिक पंक्ति रंग . पर क्लिक करें प्रारूप . से रिबन पर टैब करें, और कोई रंग नहीं . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
आप समूहीकृत क्षेत्र के लिए भी यही काम कर सकते हैं। समूहीकृत फ़ील्ड का चयन करने के लिए, फ़ील्डनाम चुनें हैडर जहां फ़ील्डनाम समूहीकृत फ़ील्ड का नाम है।
आप फ़ील्ड का चयन करके, फिर रिबन में बोल्ड आइकन पर क्लिक करके समूहीकृत फ़ील्ड के लिए एक बोल्ड टाइपफेस का उपयोग कर सकते हैं।
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समाप्त रिपोर्ट
अब, रिपोर्ट को प्रिंट पूर्वावलोकन (या अन्य दृश्य) में देखने से रिपोर्ट वैकल्पिक रंगों के बिना प्रदर्शित होगी।
हमारे उदाहरण में, समूहीकृत फ़ील्ड को बोल्ड टाइपफेस में भी प्रस्तुत किया जाता है (रिबन में बोल्ड कमांड का उपयोग करके इसे बोल्ड करने के बाद)।
