आप एक्सेस 2016 में एक तालिका से सीधे एक रिपोर्ट बना सकते हैं। एक्सेस स्वचालित रूप से चयनित तालिका या क्वेरी के आधार पर एक रिपोर्ट तैयार करता है।
यहां किसी मौजूदा तालिका से रिपोर्ट बनाने का तरीका बताया गया है।
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रिपोर्ट कमांड को ट्रिगर करें
बाएँ नेविगेशन फलक में, उस तालिका का चयन करें जिस पर आप रिपोर्ट को आधार बनाना चाहते हैं।
अब रिपोर्ट . पर क्लिक करें रिबन पर (बनाएं . से टैब)।
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रिपोर्ट
एक रिपोर्ट दिखाई देगी, जिसमें तालिका के सभी फ़ील्ड होंगे।
यह लेआउट व्यू में दिखाई देता है, जो एक ऐसा दृश्य है जो संपादन को सक्षम बनाता है। आप अधिक नियंत्रित संपादन के लिए डिज़ाइन दृश्य पर स्विच कर सकते हैं, साथ ही रिपोर्ट दृश्य और प्रिंट पूर्वावलोकन यह देखने के लिए कि यह उपयोगकर्ता को कैसा दिखता है।
आप रिपोर्ट को वैसे ही छोड़ सकते हैं, या आप इसे आवश्यकतानुसार अनुकूलित कर सकते हैं।
रिपोर्ट के लिए अधिक स्थान प्रदान करने के लिए आप बाएँ नेविगेशन फलक को बंद कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, छोटे « . पर क्लिक करें नेविगेशन फलक के शीर्ष पर आइकन।
रिपोर्ट संशोधित करें
आपकी ज़रूरतों के आधार पर, यह संभावना है कि रिपोर्ट को ईमेल या प्रिंट करने के लिए तैयार होने से पहले कुछ संशोधनों की आवश्यकता होगी।
विशेष रूप से, जांचें कि इसमें सही फ़ील्ड हैं, और यह कि मुद्रित होने के लिए बहुत चौड़ा नहीं है। यदि यह बहुत चौड़ा है, तो यह अनावश्यक रूप से अतिरिक्त पृष्ठों का उपयोग करेगा।
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अनावश्यक फ़ील्ड हटाएं
जब आप किसी मौजूदा तालिका के आधार पर एक रिपोर्ट बनाते हैं, तो इस बात की संभावना हमेशा बनी रहती है कि रिपोर्ट में ऐसे फ़ील्ड होंगे जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, किसी भी अनावश्यक फ़ील्ड को हटा दें।
किसी फ़ील्ड को हटाने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और हटाएं . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
आप Shift को होल्ड करके, पहले वाले को चुनकर एक साथ कई फ़ील्ड हटा सकते हैं कुंजी नीचे करें, फिर अंतिम का चयन करें।
गैर-सन्निहित फ़ील्ड का चयन करने के लिए, Ctrl . का उपयोग करें इसके बजाय कुंजी।
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फ़ॉर्मेटिंग बदलें
आप अपनी इच्छानुसार रंग, फ़ॉन्ट, आकार आदि को संशोधित कर सकते हैं।
इस उदाहरण में, हम उस रूपरेखा को हटा रहे हैं जिसे एक्सेस स्वचालित रूप से फ़ील्ड पर सेट करता है। अधिक सटीक रूप से, हम केवल रूपरेखा को पारदर्शी पर सेट कर रहे हैं।
फ़ॉर्मेटिंग बदलने के लिए आप प्रॉपर्टी शीट का भी उपयोग कर सकते हैं। प्रॉपर्टी शीट खोलने के लिए, प्रॉपर्टी शीट . पर क्लिक करें रिबन पर बटन ( डिज़ाइन . के अंतर्गत) टैब)।
यदि आप किसी फ़ील्ड का चयन करते समय संपत्ति पत्रक पहले से ही खुला है, तो यह स्वचालित रूप से उस फ़ील्ड के लिए गुण प्रदर्शित करेगा।
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सामान्य चौड़ाई त्रुटि
रिपोर्ट के ऊपर बाईं ओर एक छोटे से चेतावनी आइकन पर नज़र रखें जो यह चेतावनी देता है कि आपकी रिपोर्ट पृष्ठ की चौड़ाई से अधिक चौड़ी है।
यदि आपकी रिपोर्ट में एक-दूसरे के बगल में स्थित कई फ़ील्ड हैं, तो आपको यह चेतावनी मिलने की सबसे अधिक संभावना है।
आप या तो उन्हें स्थानांतरित कर सकते हैं, उनका आकार बदल सकते हैं या उन्हें हटा सकते हैं। यदि आपके लिए यह उपयुक्त विकल्प है तो आप पृष्ठ का आकार या अभिविन्यास भी बदल सकते हैं।
इस उदाहरण में, भले ही कई फ़ील्ड हटा दिए गए थे और शेष फ़ील्ड बाईं ओर ले जाया गया था, पाद लेख अभी भी अपनी मूल स्थिति में बना हुआ है। यह चौड़ाई को बहुत दूर धकेल रहा है। यदि रिपोर्ट अभी छपी थी, तो प्रत्येक के कारण अतिरिक्त खाली (या लगभग खाली) पृष्ठ छपेंगे - कागज की बर्बादी।
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त्रुटि को ठीक करना
समस्या के संभावित सुधारों की ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए चेतावनी संदेश पर क्लिक करें।
यह देखने के लिए कोई विकल्प चुनें कि क्या इससे समस्या हल हो जाती है। आपको एक से अधिक चुनने की आवश्यकता हो सकती है।
दाईं ओर सबसे दूर के नियंत्रण का चयन करें . पर क्लिक करना समस्या पैदा करने वाले नियंत्रण को हाइलाइट करना आसान हो सकता है। फिर आप उस नियंत्रण को बाईं ओर ले जा सकते हैं, उसे हटा सकते हैं या उसकी चौड़ाई बदल सकते हैं।
अतिरिक्त रिपोर्ट स्थान निकालें . पर क्लिक करना किसी भी आपत्तिजनक तत्व को स्थानांतरित करने के बाद उपयोग किया जा सकता है।
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समायोजित चौड़ाई वाली रिपोर्ट
एक बार जब आप उपरोक्त त्रुटि को ठीक कर लेते हैं, तो रिपोर्ट अब संक्षिप्त दिखाई देगी, और चेतावनी संदेश गायब हो जाएगा।
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लेआउट दृश्य में रिपोर्ट
यह देखने के लिए कि यह वहां कैसा दिखता है, लेआउट दृश्य पर स्विच करें।
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रिपोर्ट दृश्य में रिपोर्ट
यह देखने के लिए रिपोर्ट दृश्य पर स्विच करें कि यह वहां कैसा दिखता है।
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प्रिंट पूर्वावलोकन में रिपोर्ट
और अंत में, प्रिंट पूर्वावलोकन पर स्विच करके देखें कि प्रिंट आउट होने पर यह कैसा दिखेगा।
प्रिंटिंग से पहले यह देखना एक अच्छा विचार है कि रिपोर्ट कितने पेज प्रिंट करेगी। आप रिपोर्ट के निचले भाग में पृष्ठ पर अंक लगाना नियंत्रण का उपयोग अंतिम पृष्ठ पर आगे बढ़ने के लिए कर सकते हैं, और नियंत्रण में सूचीबद्ध पृष्ठ संख्या की जांच कर सकते हैं।
एक बार समाप्त करने के बाद रिपोर्ट को सहेजना न भूलें। किसी भी स्थिति में, जब आप इसे बंद करने का प्रयास करेंगे तो एक्सेस आपको इसे सहेजने के लिए कहेगा।
