एक्सेस 2016 में रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करते समय आप एक रिपोर्ट को कई फ़ील्ड पर आसानी से समूहित कर सकते हैं।
एक समूहीकृत रिपोर्ट (जिसे सारांश रिपोर्ट के रूप में भी जाना जाता है), एक ऐसी रिपोर्ट है जहां एक या अधिक फ़ील्ड का उपयोग अन्य फ़ील्ड को समूहीकृत करने के लिए किया जाता है।
एक्सेस आपको एक से अधिक फ़ील्ड पर समूहीकृत रिपोर्ट बनाने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, आप राज्य, फिर शहर के आधार पर बिक्री रिपोर्ट समूहित कर सकते हैं।
नीचे एक और उदाहरण दिया गया है जहां हम एक रिपोर्ट बनाते हैं जिसे दो क्षेत्रों में समूहीकृत किया जाता है।
-
रिपोर्ट विज़ार्ड लॉन्च करें
रिपोर्ट विज़ार्ड . पर क्लिक करें रिबन पर (बनाएं . से टैब)।
-
फ़ील्ड चुनें
वे फ़ील्ड चुनें, जिन्हें आप रिपोर्ट में दिखाना चाहते हैं. आप एक से अधिक टेबल या क्वेरी से फ़ील्ड चुन सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके एक तालिका या क्वेरी चुनें।
फिर बाएँ फलक में किसी फ़ील्ड को दाएँ फलक पर ले जाने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें। रिपोर्ट में दिखाई देने वाली प्रत्येक फ़ील्ड के लिए इसे दोहराएं। दाएँ फलक में फ़ील्ड रिपोर्ट में दिखाई देंगे।
प्रत्येक प्रासंगिक तालिका/क्वेरी के लिए दोहराएं।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
आप किसी फ़ील्ड का चयन भी कर सकते हैं, फिर
> . का उपयोग कर सकते हैं इसे दूसरे फलक पर ले जाने के लिए बटन।आप
>> . का उपयोग कर सकते हैं सभी क्षेत्रों को पार करने के लिए बटन। -
एक ग्रुपिंग टेबल/फ़ील्ड चुनें
बाएँ फलक में, उस तालिका या क्वेरी का चयन करें जिसमें वह फ़ील्ड है जिसके द्वारा रिपोर्ट को समूहीकृत करने की आवश्यकता है।
यह प्रथम स्तर का समूह होगा जिसके तहत अन्य सभी क्षेत्रों को समूहीकृत किया जाएगा।
दायां फलक आपके चयन के आधार पर एक पूर्वावलोकन दिखाएगा।
अगला> पर क्लिक करें ।
पूर्वावलोकन रिपोर्ट को केवल तभी समूहीकृत करेगा जब उसे समूह के लिए उपयुक्त फ़ील्ड मिल जाए। अन्यथा, यह अवर्गीकृत फ़ील्ड प्रदर्शित करेगा।
यदि पूर्वावलोकन यहां कोई समूहीकरण प्रदर्शित नहीं करता है, तो आपकी रिपोर्ट को समूहीकृत नहीं किया जाएगा। इस मामले में, आपको वापस जाना होगा और रिपोर्ट को समूहीकृत करने के लिए एक उपयुक्त फ़ील्ड जोड़ना होगा।
वैकल्पिक रूप से, आप बाद में रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं और उस समय समूहीकरण फ़ील्ड चुन सकते हैं।
-
अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़ें
यहां पर आपको समूहीकृत किए जाने वाले दूसरे क्षेत्र का चयन करने को मिलता है।
यह फ़ील्ड, यदि चयनित है, तो प्रथम स्तर समूहीकरण और अन्य फ़ील्ड के बीच सम्मिलित की जाती है।
अगला> पर क्लिक करें ।
-
आवश्यकता होने पर क्रमबद्ध क्रम निर्दिष्ट करें
आप रिपोर्ट विवरण को इसके अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए फ़ील्ड निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह प्रत्येक समूह के भीतर फ़ील्ड को सॉर्ट करता है (समूहीकृत फ़ील्ड नहीं)।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
-
एक लेआउट चुनें
रिपोर्ट के लिए पूर्व निर्धारित लेआउट में से एक का चयन करें।
जब आप किसी आइटम का चयन करेंगे तो पूर्वावलोकन अपडेट हो जाएगा। यह देखने के लिए बेझिझक प्रत्येक का चयन करें कि यह लेआउट को कैसे प्रभावित करता है।
यदि आवश्यक हो तो आप अभिविन्यास को लैंडस्केप में भी बदल सकते हैं।
हमारे उदाहरण के लिए, हम रिपोर्ट को स्टेप्ड . के साथ छोड़ देंगे लेआउट और एक पोर्ट्रेट अभिविन्यास।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
-
रिपोर्ट को नाम दें
रिपोर्ट के लिए एक नाम दर्ज करें।
आपके पास रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करने या विज़ार्ड द्वारा इसे बनाने के बाद इसके डिज़ाइन को संशोधित करने का विकल्प भी है।
हमारे उदाहरण के लिए, हम इसे रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करें . पर छोड़ देंगे ।
समाप्त करें Click क्लिक करें रिपोर्ट तैयार करने के लिए।
-
रिपोर्ट
रिपोर्ट अब बनाई गई है। इसमें निर्दिष्ट के अनुसार समूहीकरण के दो स्तर हैं।
रिपोर्ट को पुन:स्वरूपित करना
रिपोर्ट को और अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए आपको रिपोर्ट को थोड़ा पुन:स्वरूपित करने की आवश्यकता हो सकती है।
हमारे उदाहरण में, हमें दिनांक फ़ील्ड की चौड़ाई का विस्तार करने, फ़ील्ड को थोड़ा पुनर्व्यवस्थित करने और वैकल्पिक पृष्ठभूमि रंगों को समायोजित करने की आवश्यकता होगी।
-
लेआउट दृश्य में स्वरूपण परिवर्तन
आप लेआउट व्यू और डिज़ाइन व्यू के बीच स्विच कर सकते हैं, जिसके आधार पर आपको यह आसान लगता है।
इस उदाहरण में, हम दिनांक के प्रारूप को बदलने के लिए लेआउट व्यू का उपयोग कर रहे हैं। लेआउट दृश्य इस प्रकार की चीज़ों को जाँचना आसान बनाता है, क्योंकि यह फ़ील्ड में वास्तविक डेटा प्रदर्शित करता है।
-
वैकल्पिक रंगों की समीक्षा करें
इस बात पर ध्यान देना सुनिश्चित करें कि वैकल्पिक रंग कैसे प्रस्तुत किए जाते हैं (अर्थात वे जो एक्सेस स्वचालित रूप से रिपोर्ट पर लागू होते हैं)।
समूहीकृत रिपोर्ट पर वैकल्पिक रंग समूहीकृत फ़ील्ड की स्पष्टता को कम कर सकते हैं। आप पा सकते हैं कि समूहीकृत फ़ील्ड अपने वैकल्पिक रंग को पूर्ववर्ती फ़ील्ड या बाद के फ़ील्ड के साथ साझा करता है। यह उस "समूहीकृत" रूप को कम कर देता है, और संभवतः पाठक को भ्रमित कर सकता है कि वास्तव में किन क्षेत्रों को समूहीकृत किया गया है।
जब आप अधिक समूहीकृत फ़ील्ड जोड़ते हैं तो यह और भी अधिक समस्या बन जाती है।
-
वैकल्पिक रंग हटाएं
वैकल्पिक रंगों को हटाने के लिए, डिज़ाइन दृश्य में रिपोर्ट विवरण अनुभाग चुनें।
फिर वैकल्पिक पंक्ति रंग . पर क्लिक करें प्रारूप . से रिबन पर टैब करें, और कोई रंग नहीं . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
आप समूहीकृत क्षेत्रों के लिए भी यही काम कर सकते हैं। समूहीकृत फ़ील्ड का चयन करने के लिए, फ़ील्डनाम चुनें हैडर जहां फ़ील्डनाम समूहीकृत फ़ील्ड का नाम है।
यदि आप सभी वैकल्पिक पृष्ठभूमि को हटाना चाहते हैं, तो आपको प्रत्येक समूहीकृत फ़ील्ड के लिए ऐसा करना होगा।
-
शीर्ष शीर्षलेख फ़ील्ड को प्रारूपित करें
अब जब हमने वैकल्पिक पृष्ठभूमि रंग हटा दिए हैं, तो शीर्ष स्तर के शीर्षलेख में पृष्ठभूमि रंग जोड़ने में कोई दिक्कत नहीं होगी। यह इसे दूसरे स्तर के हेडर और अन्य क्षेत्रों से अलग करेगा।
ऐसा करने के लिए, फ़ील्डनाम . चुनें हैडर जहां फ़ील्डनाम समूहीकृत फ़ील्ड का नाम है, फिर आकृति भरें . पर क्लिक करें रिबन पर ( प्रारूप . से टैब) और एक रंग चुनें।
यदि इसका रंग पृष्ठभूमि से भिन्न रंग है, तो आपको वास्तविक फ़ील्ड को स्वयं पारदर्शी पर सेट करने की आवश्यकता हो सकती है।
आप फ़ील्ड का चयन करके, फिर रिबन में बोल्ड आइकन पर क्लिक करके समूहीकृत फ़ील्ड के लिए एक बोल्ड टाइपफेस का उपयोग कर सकते हैं।
यहां लागू स्वरूपण केवल एक सुझाव है। रिपोर्ट को प्रारूपित करने के कई अन्य तरीके हैं। आगे बढ़ें और प्रयोग करें।
-
समाप्त रिपोर्ट
अब, रिपोर्ट को प्रिंट पूर्वावलोकन (या अन्य दृश्य) में देखने से रिपोर्ट वैकल्पिक रंगों के बिना प्रदर्शित होगी।
हमारे उदाहरण में, समूहीकृत फ़ील्ड को बोल्ड टाइपफेस में भी प्रस्तुत किया जाता है (रिबन में बोल्ड कमांड का उपयोग करके इसे बोल्ड करने के बाद)।
