क्या आप नियमित Microsoft Access कार्यों से कुछ समय निकालना चाहते हैं? एक्सेस कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो आपकी दक्षता और उत्पादकता में सुधार कर सकती हैं। कुंजी यह जानना है कि इन सुविधाओं को कहां खोजना है और उनका उपयोग कैसे करना है। संकोच न करें - एमएस एक्सेस के लिए समय बचाने वाली इन 10 युक्तियों को एक्सप्लोर करें और देखें।
<बी>1. डेटाबेस रिकॉर्ड में टाइमस्टैम्प जोड़ें
Now() फ़ंक्शन के साथ, आप स्वचालित रूप से अपने डेटाबेस रिकॉर्ड में समय और दिनांक जोड़ सकते हैं। इस तरह, जब भी आप रिकॉर्ड को ऊपर उठाते हैं, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि डेटा कब दर्ज किया गया था।
<बी>2. डेटाबेस बनाने के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करें
एमएस एक्सेस में टेम्प्लेट आपके मित्र हैं। टेम्प्लेट के साथ, आपको स्क्रैच से डेटाबेस बनाने की आवश्यकता नहीं है। ऐसे सैकड़ों विकल्पों में से चुनें जो या तो Microsoft द्वारा या एक्सेस समुदाय के किसी व्यक्ति द्वारा बनाए गए हों।
<बी>3. एक्सेल से एक्सेस में डेटा आयात करें
एक्सेल से एक्सेस में डेटा आयात करना एक बहुत बड़ा समय बचाने वाला हो सकता है। आप एक्सेस का उपयोग करके अपने डेटा के साथ और भी बहुत कुछ कर सकते हैं, जिसमें फ़ार्मुलों को अपडेट करना और परिणामों को छाँटना या फ़िल्टर करना शामिल है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको एक्सेल से एक्सेस पर स्विच करना चाहिए या नहीं, तो एमएस एक्सेस सपोर्ट कंपनी से संपर्क करें।
<बी>4. एक्सेस से एक्सेल तक डेटा निर्यात करें
यह एक्सेस से एक्सेल में डेटा निर्यात करने में भी मददगार है। स्प्रेडशीट वह सब कुछ करने में सक्षम नहीं हैं जो डेटाबेस कर सकते हैं, लेकिन वे तब भी उपयोगी होते हैं जब आपको केवल थोड़ी मात्रा में डेटा प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। साथ ही, अधिकांश लोग एक्सेल का उपयोग करना जानते हैं।
<बी>5. उन्नत प्रश्नों के लिए SQL का उपयोग करें
यदि आपको किसी क्वेरी को डिज़ाइन करने में समस्या हो रही है, तो संरचित क्वेरी भाषा (एसक्यूएल) वापस आने के लिए एक अच्छी भाषा है। SQL रिलेशनल डेटाबेस का आधार है और आपको सटीक परिणाम चुनने देता है जो आप खोज रहे हैं।
<बी>6. अपने डेटाबेस का नियमित रूप से बैकअप लें
आपके एक्सेस डेटाबेस भ्रष्टाचार या क्षति से सुरक्षित नहीं हैं, इसलिए उनकी सुरक्षा के लिए उचित कदम उठाना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने डेटाबेस का नियमित रूप से बैकअप लें।
<बी>7. अपने शॉर्टकट जानें
उन शॉर्टकट्स से परिचित होने के लिए समय निकालें जो आपके लिए मददगार होंगे। उदाहरण के लिए, आप परिणामों को फ़िल्टर करके, रिपोर्ट में डुप्लीकेट छिपाकर और डेटा प्रविष्टि को तेज़ करके एक्सेस से पूरी शक्ति प्राप्त कर सकते हैं।
<बी>8. मैक्रोज़ को समझें
मैक्रोज़ ऐसे टूल हैं जो आपको अपने फॉर्म और रिपोर्ट में कार्यों और कार्यक्षमता को स्वचालित करने देते हैं - और ऐसा करने के लिए आपको वीबीए (एप्लिकेशन के लिए विजुअल बेसिक) सीखने की ज़रूरत नहीं है। मैक्रो सीखने में अपना समय लें, भले ही वे पहली बार में भ्रमित करने वाले लगें - आप बहुत अधिक कुशल होंगे!
<बी>9. अपने संबंधों का लाभ उठाएं
बहुत से लोग एक्सेस को एक गौरवशाली स्प्रेडशीट के रूप में उपयोग करते हैं, लेकिन आप ऐसा करके केवल इसकी क्षमता को सीमित कर रहे हैं। संबंधपरक डेटाबेस डेटा तत्वों के बीच संबंधों को ट्रैक करते हैं, इसलिए किसी भी डेटाबेस में दो तालिकाओं के बीच संबंध बनाने का तरीका जानें।
<बी>10. प्राथमिक कुंजी सावधानी से चुनें
एमएस एक्सेस आपको अपनी प्राथमिक कुंजी चुनने देता है, और आप इसे बुद्धिमानी से करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, एक नया डेटाबेस डिजाइन करते समय, चयनित कुंजी अद्वितीय होनी चाहिए। यदि यह संभव है कि दो रिकॉर्ड एक विशेषता के लिए समान मान साझा करते हैं, तो आप इसे प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग नहीं करना चाहेंगे।
Microsoft Access को कभी भी कम करके नहीं आंका जाना चाहिए। यह एक शक्तिशाली डेटाबेस प्रोग्राम है जो आपको कम समय में अधिक करने की अनुमति देता है। उम्मीद है कि जब आप एक्सेस 2016 को अधिक कुशल, उत्पादक तरीके से नेविगेट करना सीखेंगे तो उपरोक्त 10 युक्तियां आपके काम आएंगी।
