डेटाबेस में जाने का समय आने पर सभी व्यवसाय सुनिश्चित नहीं होते हैं। एक्सेल एक उपयोगी स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो कई छोटे व्यवसायों की जरूरतों को पूरा कर सकता है। फिर भी जैसे-जैसे उनका व्यवसाय बढ़ता है, या वे अधिक क्षमताएं चाहते हैं, एमएस एक्सेस जैसे डेटाबेस में कूदना समझ में आता है।
तो आप कैसे जानते हैं कि आपके व्यवसाय के लिए क्या सही है और कब स्विच करने का समय है? सच्चाई यह है कि आपको शायद एक को दूसरे के साथ बदलने के बजाय एक्सेल और एक्सेस का एक साथ उपयोग करना चाहिए।
आइए उन बुनियादी कार्यों पर चर्चा करके शुरू करें जिनके लिए एक्सेल और एक्सेस का उपयोग किया जाता है, और आप कैसे जानते हैं कि डेटाबेस में अपग्रेड करने का समय कब है।
प्रत्येक टूल का उपयोग किस लिए किया जाता है?
Microsoft Excel एक स्प्रेडशीट टूल है जिसका उपयोग निम्नलिखित कार्यों के लिए किया जाता है:
- डेटा विश्लेषण
- गणना, सांख्यिकीय तुलना
- चार्ट प्रबंधन
- साझा करने योग्य आउटपुट जेनरेट करें
Microsoft Access एक डेटाबेस उपकरण है जिसका उपयोग निम्नलिखित कार्यों के लिए किया जाता है:
- डेटा प्रबंधन
- डेटा सबसेट, जटिल क्वेरी दिखाएं
- डेटा संक्षेपण के लिए रिपोर्ट
- आम घटनाओं के लिए स्वचालन
- एकाधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किया जाने वाला डेटाबेस
संक्षेप में, एक्सेल विश्लेषण . के लिए है डेटा, जबकि एक्सेस प्रबंधन . के लिए है जानकारी।
मुझे कैसे पता चलेगा कि ऐक्सेस जोड़ने का समय आ गया है?
यदि आप वर्तमान में एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उस क्षमता का एहसास करते हैं जो यह स्प्रैडशीट सॉफ़्टवेयर प्रदान करता है। यह संख्यात्मक डेटा का प्रभावी ढंग से विश्लेषण करता है और सीखने में अपेक्षाकृत आसान है। आपके काम को आसान बनाने के लिए नवीनतम संस्करण भी ढेर सारे टेम्प्लेट और शॉर्टकट से भरे हुए हैं।
हालांकि, जब आपको सैकड़ों या हजारों स्प्रैडशीट प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है, तो एक्सेल दबाव में टूट जाता है। डेटा को प्रबंधित करना और अपने फ़ार्मुलों को अपडेट करना कठिन होता जा रहा है। यदि आपको अपनी स्प्रैडशीट्स को प्रबंधित करने में कठिनाई हो रही है, तो यह एक निश्चित संकेत है कि आपको एक बड़े और अधिक व्यापक डेटाबेस की आवश्यकता है।
एक्सेस का लाभ यह है कि यह डेटा के लिए एक भंडारण समाधान प्रदान करता है जिसे विभिन्न स्थानों पर खींचने और विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है। आप किसी भी समय इन अभिलेखों तक पहुंच सकते हैं और उचित परिवर्तन कर सकते हैं। चूंकि प्रत्येक रिकॉर्ड को एक आईडी दिया जाता है, आप अपने लक्ष्यों के आधार पर अपने डेटाबेस को सॉर्ट, फ़िल्टर और क्वेरी कर सकते हैं।
निष्कर्ष
जैसे-जैसे एक्सेल स्प्रैडशीट्स के साथ अतिभारित हो जाता है और आपको अपने डेटा को बनाए रखना और अपडेट करना अधिक कठिन लगता है, यह एक स्पष्ट संकेत है कि आप एक्सेस में जाने के लिए तैयार हैं। लेकिन एक्सेल के साथ तौलिया में मत फेंको। आप एक्सेस को एक्सेल में आयात कर सकते हैं और इसके विपरीत और दोनों दुनिया के सर्वश्रेष्ठ का आनंद ले सकते हैं।
