दुनिया का लगभग हर व्यवसाय Microsoft Excel का उपयोग करता है। सरल स्प्रैडशीट बनाने के लिए, यह संभवत:दुनिया का सबसे अच्छा सॉफ़्टवेयर है। लेकिन जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है और स्प्रेडशीट अधिक जटिल होती जाती है, एक्सेल अपनी सीमाएं दिखाएगा। यहीं पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आता है।
जब आपकी कंपनी बड़े डेटासेट का प्रबंधन कर रही हो, तो यह आपके डेटा को एक्सेस में माइग्रेट करने पर विचार करने का समय हो सकता है। एमएस एक्सेस एक उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो आपके अकाउंटिंग, उत्पाद प्रबंधन आदि को सुव्यवस्थित कर सकता है।
यहाँ 6 तरीके हैं जिनसे Microsoft Access आपके व्यावसायिक कार्यों का समर्थन कर सकता है:
1. एक कस्टम डेटाबेस विकसित करना आसान है
Microsoft Access का मुख्य कार्य कस्टम डेटाबेस बनाना है। प्रभावशाली कार्यक्षमता आपको बड़े डेटासेट के साथ काम करने और संरचित तरीके से जानकारी रखने की अनुमति देती है। चाहे आप क्लाइंट डेटा के साथ काम कर रहे हों या अपने स्वयं के, यह सुरक्षा और समय प्रबंधन दोनों के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हो सकता है।
एक कस्टम डेटाबेस बनाना इन्वेंट्री समय प्रबंधन, परियोजना प्रबंधन, और बहुत कुछ सहित कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए बेहद उपयोगी हो सकता है। Microsoft Access Development आपके व्यवसाय के लिए एक कस्टम डेटाबेस बनाने के लिए सबसे बहुमुखी समाधान है। इसे समझना अपेक्षाकृत आसान है, बहुत समय बचाता है, और इसके परिणामस्वरूप आपके व्यवसाय की लागत कम हो सकती है।
2. निरंतरता बनाए रखें
जब डेटा के साथ काम करने की बात आती है, तो निरंतरता बनाए रखना महत्वपूर्ण है। Microsoft Access के साथ, आप मानवीय त्रुटि के कारण होने वाली किसी भी असंगति या गलतियों को कम कर सकते हैं। यह एक्सेस में प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की क्षमता के लिए धन्यवाद है। डेटा को हाथ से रिकॉर्ड करने के बजाय, एक्सेस कई अलग-अलग स्रोतों से डेटा खींच सकता है और यहां तक कि डेटा में विसंगतियों की पहचान भी कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके व्यवसाय ने एक दिन में औसतन 200 बिक्री की और फिर अचानक 2000 रिकॉर्ड किए गए, तो आप एक्सेस क्वेरी के साथ पता लगा सकते हैं।
लेखांकन व्यवसाय प्रक्रियाओं में से एक है जहां निरंतरता महत्वपूर्ण है। पूरे वर्ष के दौरान, किसी व्यवसाय के पीछे की संख्या को सटीक और लगातार दर्ज करने की आवश्यकता होती है। जब यह डेटा एक्सेल (या किसी अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम में रिकॉर्ड किया जाता है, तो मानवीय त्रुटि की बहुत बड़ी संभावना होती है। एक्सेस का उपयोग करने से स्वचालन के माध्यम से मानवीय त्रुटि के इस जोखिम को दूर किया जा सकता है। इसलिए, यह व्यवसायों के लिए एक सुरक्षित विकल्प है।
एकरूपता बनाए रखने का एक और तरीका है, मानक सूची से चयन के लिए ड्रॉपडाउन का उपयोग करना, जिससे उपयोगकर्ता टाइपिंग वैल्यू से बच सकें और डेटा प्रविष्टि को तेज कर सकें।
3. सुलभता
एक्सेसिबिलिटी एक और कारण है कि बड़े व्यवसाय एमएस एक्सेस का विकल्प चुनते हैं। यदि कोई उपयोगकर्ता किसी डेटाबेस में परिवर्तन करता है, तो यह अन्य उपयोगकर्ताओं को तुरंत दिखाई देगा। इससे कर्मचारियों के लिए एक ही फाइल पर काम करना बहुत आसान हो जाता है। यह क्लाउड-आधारित समाधान की तरह काम करता है, जो इसे तत्काल सहयोग के लिए उत्कृष्ट बनाता है।
Microsoft Access का उपयोग करना भी अपेक्षाकृत आसान है। मौजूदा एमएस ऑफिस उपयोगकर्ताओं के लिए, इंटरफ़ेस सहज है। हालांकि, जटिल डेटाबेस बनाने के लिए, कर्मचारियों को कुछ प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी। MS Access की सरलता और मापनीयता दोनों ही बहुत बड़े लाभ हैं - इसका उपयोग अप्रशिक्षित कर्मचारियों से लेकर Microsoft Access सलाहकारों तक सभी द्वारा किया जा सकता है।
4. उत्पाद डेटाबेस
Microsoft Access व्यवसाय सूची को संग्रहीत करने के लिए उपयोग करने के लिए एक बेहतरीन मंच है। जब आपका व्यवसाय बढ़ता है, तो आपको अधिक जटिल स्प्रैडशीट बनाने की आवश्यकता होगी जिसमें उत्पाद जानकारी और बिक्री के आंकड़े हों। आप अपने सभी कर्मचारियों से डेटाबेस में प्रत्येक आइटम से जुड़े लंबे नाम, विवरण या कोड याद रखने की उम्मीद नहीं कर सकते। यह वह जगह है जहां माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस चलन में आता है - यह उपयोगकर्ताओं को नाम, कोड या विवरण द्वारा आइटम खोजने की अनुमति देता है, और डेटा को एक्सेल स्प्रेडशीट में निर्यात भी करता है। यह स्टॉक स्तरों की निगरानी के लिए भी उपयोगी है।
5. डेटाबेस माइग्रेट करना आसान
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस दुनिया में सबसे लोकप्रिय डेटाबेस सॉफ्टवेयर है और यह 1992 से आसपास है। इसका मतलब है कि डेवलपर्स के पास इसे उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए काफी समय है। यह उपयोगकर्ता के अनुकूल डिजाइन डेटा के वास्तविक भंडारण को और अधिक जटिल कार्यों जैसे डेटा माइग्रेट करने में विस्तारित करता है। आप अन्य डेटाबेस प्रोग्राम से डेटासेट आसानी से माइग्रेट कर सकते हैं और SQL सर्वर जैसे Microsoft डेटा टूल का उपयोग कर सकते हैं।
6. किफ़ायती
जैसे-जैसे आपका व्यवसाय फैलता है, उसे अधिक डेटा संग्रहीत करने की आवश्यकता होगी। अपने डेटा संग्रहण को प्रबंधित करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष कंपनी को काम पर रखना महंगा हो सकता है, इसलिए इसे घर में रखना अधिक लागत प्रभावी है। इसका मतलब है कि आपको डेटा स्टोरेज सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है। Microsoft Access न केवल सर्वश्रेष्ठ में से एक है, बल्कि यह सबसे किफायती में से एक भी है। सबसे पहले, यह एक किफायती मूल्य टैग के साथ आता है, जिसका अर्थ है कि किसी भी आकार के व्यवसाय इसे खरीद सकते हैं। इसके अलावा, अपडेट सालाना जारी किए जाते हैं ताकि आप एक्सेस के नवीनतम संस्करण का मुफ्त में उपयोग करना जारी रख सकें।
एक्सेल की तुलना में, एक्सेस की प्रति तालिका डेटा की पंक्तियों की संख्या की कोई सीमा नहीं है, इसकी तुलना एक्सेल में 1,048,576 पंक्ति सीमा से करें।
आप शायद पहले से ही एमएस ऑफिस के एक पेशेवर संस्करण के लिए भुगतान कर रहे हैं, जिसका अर्थ है कि आपको एक्सेस के लिए अतिरिक्त खर्च करने की आवश्यकता नहीं है। इस लेख में अन्य लाभों के साथ, एमएस एक्सेस की सामर्थ्य वैकल्पिक समाधानों के साथ प्रतिस्पर्धा करना कठिन बना देती है।
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