डेटा चयन और रिकॉर्ड फ़िल्टरिंग के लिए विशेष विंडोज़
मान के अनुसार फ़िल्टर करना
एक विशिष्ट तालिका में, प्रत्येक स्तंभ में एक या अधिक मान होते हैं। जैसा कि हमारे छँटाई के परिचय में उल्लेख किया गया है, एक कॉलम में बार-बार एक ही मान हो सकता है, जबकि दूसरे कॉलम में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अलग मूल्य हो सकता है। किसी फ़ील्ड में दोहराए जाने वाले मान का चयन करने में आपकी सहायता करने के लिए, Microsoft Access उन मानों की सूची के साथ एक सुविधाजनक विंडो प्रदान करता है जहां प्रत्येक अद्वितीय है। उस सूची को प्रदर्शित करने के लिए:
- किसी तालिका या क्वेरी के लिए किसी स्तंभ शीर्षलेख या स्तंभ के नीचे किसी कक्ष पर क्लिक करें, या किसी प्रपत्र पर नियंत्रण या उसके साथ लगे लेबल पर क्लिक करें। फिर, रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें
- किसी टेबल या क्वेरी पर, कॉलम के कैप्शन के दाईं ओर डाउन-पॉइंटिंग बटन पर क्लिक करें
दोनों ही मामलों में, एक विंडो प्रदर्शित होगी, जिसमें उस कॉलम के मान होंगे जिस पर कार्रवाई की गई थी। प्रत्येक मान में एक चेक बॉक्स होता है:
आने वाली विंडो में, कॉलम के मानों के अलावा, (सभी का चयन करें) और (रिक्त स्थान) आइटम हैं (चेक किए गए सूची बॉक्स में कॉलम के मान वर्णानुक्रम में व्यवस्थित हैं; सभी का चयन करें और रिक्त स्थान हैं कोष्ठक क्योंकि उन्हें वर्णानुक्रमिक व्यवस्था के लिए नहीं माना जाता है)। विंडो को खारिज करने के लिए, Esc दबाएं या रद्द करें पर क्लिक करें।
जब विंडो आती है, तो केवल एक मान का चयन करने के लिए जिसका रिकॉर्ड प्रदर्शित होना चाहिए, (सभी का चयन करें) के चेक बॉक्स को साफ़ करें:
फिर आप जिस एक आइटम को चाहते हैं उस पर चेक बॉक्स पर क्लिक करें। यहां एक उदाहरण दिया गया है:
फिर ओके पर क्लिक करें। यह केवल वे रिकॉर्ड प्रदर्शित करेगा जो चेक बॉक्स वाले मान को साझा करते हैं:
इसी तरह, आप (रिक्त स्थान) विकल्प चुनकर केवल खाली फ़ील्ड दिखा सकते हैं।
फ़िल्टर को हटाने के लिए, हमने देखा कि आप टॉगल फ़िल्टर बटन पर क्लिक कर सकते हैं रिबन पर 
। फ़िल्टर किए गए बटन पर क्लिक करने का एक विकल्प है 
किसी तालिका, क्वेरी या प्रपत्र के निचले भाग में। एक विकल्प के रूप में, विंडो को फिर से प्रदर्शित करें, (सभी का चयन करें) विकल्प पर क्लिक करें और ठीक क्लिक करें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:एक वैल्यू के लिए फ़िल्टरिंग
- Microsoft Access प्रारंभ करें और पिछले पाठ से Altair Realtors2 डेटाबेस खोलें
- नेविगेशन फलक में, इसे खोलने के लिए गुण प्रपत्र पर डबल-क्लिक करें
- फ़ॉर्म पर, शर्त पर क्लिक करें
- यदि आवश्यक हो, रिबन पर, होम क्लिक करें।
रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, फ़िल्टर पर क्लिक करें - दिखाई देने वाली सूची में, सभी चेक बॉक्स साफ़ करने के लिए (सभी का चयन करें) क्लिक करें
- उत्कृष्ट चेक बॉक्स पर क्लिक करें
- ठीक क्लिक करें
- विभिन्न गुणों पर नेविगेट करें और ध्यान दें कि केवल वे ही उत्कृष्ट स्थिति में प्रदर्शित होते हैं
- रिबन पर, टॉगल फ़िल्टर पर क्लिक करें
फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करना
डेटा विश्लेषण के लिए हमने अब तक जिन तकनीकों और विंडो का उपयोग किया है, उनके अलावा, Microsoft Access एक अन्य सुविधा प्रदान करता है जिसे फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टरिंग कहा जाता है। इसे शुरू करने के लिए, डेटाशीट व्यू में एक टेबल या क्वेरी खोलें, या फॉर्म व्यू या लेआउट व्यू में एक फॉर्म खोलें। रिबन पर, होम पर क्लिक करें। रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें . टेबल, क्वेरी या फॉर्म खाली हो जाएगा और सभी रिकॉर्ड छिपे हो जाएंगे:
किसी मान का चयन करने के लिए, कॉलम हेडर के अंतर्गत सेल पर क्लिक करें। एक कॉम्बो बॉक्स आएगा। उस कॉम्बो बॉक्स के तीर को उसके मान प्रदर्शित करने के लिए क्लिक करें:
कॉम्बो बॉक्स में कॉलम का प्रत्येक विशिष्ट मान शामिल होता है। अगर कुछ रिकॉर्ड खाली हैं, तो सूची में पहला खाली खाली फ़ील्ड होगा। रिकॉर्ड्स को फ़िल्टर करने के लिए, सूची से रिक्त या वांछित मान का चयन करें। एक विकल्प के रूप में, कॉम्बो बॉक्स एक संपादन योग्य टेक्स्ट बॉक्स है। इसका मतलब यह है कि, सूची से कोई मान चुनने के बजाय, आप एक बूलियन व्यंजक टाइप कर सकते हैं।
चयन करने या व्यंजक टाइप करने के बाद, फ़िल्टर लागू करने के लिए:
- तालिका या क्वेरी पर स्तंभ शीर्षलेख, या प्रपत्र पर नियंत्रण (या इसके साथ लगे लेबल) पर राइट-क्लिक करें, और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें क्लिक करें
- रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, टॉगल फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें
- रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, उन्नत क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें क्लिक करें
यह क्रिया परिणाम प्रदर्शित करने के लिए तालिका, क्वेरी या प्रपत्र का कारण बनेगी।
फ़िल्टर करने के बाद, मान (मानदंड) मेमोरी में संग्रहीत हो जाता है और आप जितनी बार चाहें उतनी बार फिर से फ़िल्टर कर सकते हैं। अन्यथा, आप फ़िल्टर को हटा सकते हैं। ऐसा करने के लिए:
- उस कॉलम के सेल पर राइट-क्लिक करें, जिस पर किसी टेबल या क्वेरी पर फ़िल्टरिंग की गई थी, या फॉर्म पर कंट्रोल (या उसके साथ लगे लेबल) पर राइट-क्लिक करें, और क्लीयर फ़िल्टर फ्रॉम ... पर क्लिक करें (यह है फ़ील्ड या नियंत्रण के नाम के बाद)
- रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, टॉगल फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें
- तालिका या क्वेरी में किसी भी सेल पर क्लिक करें, या प्रपत्र पर किसी भी नियंत्रण पर क्लिक करें। रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, उन्नत क्लिक करें और सभी फ़िल्टर साफ़ करें पर क्लिक करें
प्रैक्टिकल लर्निंग:फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करना
- यदि आवश्यक हो, रिबन पर, होम क्लिक करें।
रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म के अनुसार फ़िल्टर करें
. पर क्लिक करें - फॉर्म पर कहीं भी राइट-क्लिक करें और क्लियर ग्रिड पर क्लिक करें
- स्टोरीज़ पर क्लिक करें, फिर दिखने वाले कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और 3 . चुनें
- फ़ॉर्म के खाली क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें पर क्लिक करें
- विभिन्न रिकॉर्ड पर नेविगेट करें। ध्यान दें कि केवल 3 स्तर वाले गुण प्रदर्शित होते हैं
- फ़ॉर्म बंद करें
- पिछले पाठ से StateStatistics3 डेटाबेस खोलें
- रिबन पर, बनाएँ पर क्लिक करें और क्वेरी डिज़ाइन पर क्लिक करें
- शो तालिका में, राज्यों पर क्लिक करें, जोड़ें पर क्लिक करें और बंद करें पर क्लिक करें
- शीर्ष सूची में, StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital, और Region पर डबल-क्लिक करें
- डेटाशीट दृश्य में परिणामों का पूर्वावलोकन करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें
- क्षेत्र के नीचे के सेल पर क्लिक करें
- इसके कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और न्यू इंग्लैंड चुनें
- रिबन पर निष्पादित करने के लिए, टॉगल फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें
- रिबन के होम टैब में, निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
फ़ॉन्ट नाम:बुकमैन ओल्ड स्टाइल (यदि आपके पास वह फ़ॉन्ट नहीं है, तो टाइम्स न्यू रोमन चुनें)
फ़ॉन्ट रंग:सोना, एक्सेंट 4, हल्का 80% (थीम रंग:8वां कॉलम, दूसरी पंक्ति)
पृष्ठभूमि का रंग:नीला, उच्चारण 1, गहरा 50% (थीम रंग:5 वां कॉलम, 6 वीं पंक्ति)
वैकल्पिक पंक्ति रंग:नीला, एक्सेंट 1 (थीम रंग:5वां कॉलम, पहली पंक्ति)
- फ़िल्टर बदलने के लिए, रिबन पर, टॉगल फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें
- क्षेत्र के नीचे के सेल पर क्लिक करें, होम दबाएं, और टाइप करें <> (<>"न्यू इंग्लैंड" पाने के लिए )
- निष्पादित करने के लिए, विंडो में कहीं भी राइट-क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें पर क्लिक करें
- फ़िल्टर हटाने के लिए, विंडो पर रीजन के दाईं ओर स्थित बटन पर क्लिक करें और रीजन से फ़िल्टर साफ़ करें पर क्लिक करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें
- मिटाएं <>"न्यू इंग्लैंड"
- Sqr Miles में एरिया के नीचे के सेल पर क्लिक करें और <=20000 . टाइप करें और एंटर दबाएं
- आवेदन करने के लिए, रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें पर क्लिक करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें
- <=20000 व्यंजक हटाएं
- संघ में प्रवेश की तिथि के नीचे दिए गए सेल पर क्लिक करें और #1/1/1880# और #12/31/1920# के बीच टाइप करें और एंटर दबाएं
- पहले से उपयोग की गई तकनीकों में से एक का उपयोग करके फ़िल्टर लागू करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़ॉर्म द्वारा फ़िल्टर करें क्लिक करें
- विंडो पर अभिव्यक्ति हटाएं
- क्षेत्र के नीचे के सेल पर क्लिक करें और IN("mountain", "pacific", "new england") टाइप करें और एंटर दबाएं
- फ़िल्टर लागू करें
- क्वेरी को बिना सहेजे बंद करें
ऑब्जेक्ट फ़िल्टर विंडो
डेटा विश्लेषण के लिए एक शर्त निर्धारित करने में आपकी सहायता करने के लिए, Microsoft Access एक विंडो प्रदान करता है जो किसी क्वेरी के डिज़ाइन दृश्य के समान होती है। विंडो आपको एक या अधिक फ़ील्ड का चयन करने और उस पर (कुछ) शर्त सेट करने की अनुमति देती है। उस विंडो का नाम उस ऑब्जेक्ट के नाम का संयोजन है जिससे आपने इसे खोला था, शब्द फ़िल्टर, और एक वृद्धिशील संख्या (1, 2, 3, और इसी तरह)।
ऑब्जेक्ट फ़िल्टर विंडो खोलने के लिए, डेटाशीट व्यू में टेबल, क्वेरी या फॉर्म, फॉर्म व्यू या लेआउट व्यू में फॉर्म, या रिपोर्ट व्यू या लेआउट व्यू में रिपोर्ट प्रदर्शित करें। रिबन पर, होम पर क्लिक करें। रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, उन्नत क्लिक करें और उन्नत फ़िल्टर/सॉर्ट करें क्लिक करें... क्वेरी के डिज़ाइन दृश्य जैसी विंडो प्रदर्शित होगी।
ऑब्जेक्ट फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए, (केवल) कॉलम चुनें, जिस पर आप एक शर्त लागू करना चाहते हैं। एक कॉलम का चयन करने के बाद, विंडो के निचले भाग में, कॉलम के अनुरूप मानदंड बॉक्स में, एक बूलियन एक्सप्रेशन टाइप करें। एक कॉलम चुनने और एक शर्त सेट करने के बाद, उसे लागू करने के लिए:
- विंडो पर राइट-क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें क्लिक करें
- रिबन के सॉर्ट और फ़िल्टर अनुभाग में, उन्नत क्लिक करें, और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें क्लिक करें
पिछले मानदंड को हटाने के लिए, विंडो पर राइट-क्लिक करें और ग्रिड साफ़ करें पर क्लिक करें। ग्रिड का उपयोग करने के बाद, आप इसे बंद कर सकते हैं और टेबल, क्वेरी या फॉर्म को खुला रख सकते हैं।
प्रैक्टिकल लर्निंग:ऑब्जेक्ट फ़िल्टर विंडो का उपयोग करके फ़िल्टर करना
- मोनसन यूनिवर्सिटी1 डेटाबेस को पाठ 24 से खोलें
- नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर डबल-क्लिक करें
- निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
फ़ॉन्ट नाम:कॉन्स्टेंटिया (यदि आपके पास वह फ़ॉन्ट नहीं है, तो टाइम्स न्यू रोमन चुनें)
फ़ॉन्ट रंग:सफेद
पृष्ठभूमि का रंग:अधिक रंग:लाल:128, हरा:0, नीला:0
वैकल्पिक पंक्ति रंग:लाल रंग (मानक रंग:6 वां स्तंभ, पहली पंक्ति)
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और उन्नत फ़िल्टर/सॉर्ट करें... . पर क्लिक करें
- शीर्ष अनुभाग से, विभाग कोड पर डबल-क्लिक करें
- निचले भाग में, डिपार्टमेंट कोड कॉलम के लिए मानदंड बॉक्स पर क्लिक करें और fina टाइप करें
- विंडो के खाली क्षेत्र पर राइट-क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें पर क्लिक करें
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और उन्नत फ़िल्टर/सॉर्ट करें... . पर क्लिक करें
- विंडो के निचले हिस्से में, डिपार्टमेंट कोड को शीर्षक से बदलें
- फिना को '*डीन*' पसंद करें . से बदलें (मतलब हम सभी रिकॉर्ड चाहते हैं जहां शीर्षक में डीन शब्द शामिल हो)
- रिबन पर, उन्नत क्लिक करें और फ़िल्टर लागू करें/सॉर्ट करें... पर क्लिक करें
- तालिका को सहेजे बिना बंद कर दें
क्वेरी निर्माता
अधिकांश प्रपत्र और रिपोर्टें अपने रिकॉर्ड स्रोत के रूप में किसी तालिका या मौजूदा क्वेरी का उपयोग करती हैं। एक विकल्प के रूप में, आप किसी प्रपत्र या रिपोर्ट के रिकॉर्ड स्रोत के रूप में SQL कथन निर्दिष्ट कर सकते हैं। यदि आप उस कथन को जानते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो आप इसे सीधे किसी प्रपत्र के प्रॉपर्टी शीट के रिकॉर्ड स्रोत फ़ील्ड या डिज़ाइन दृश्य में रिपोर्ट में टाइप कर सकते हैं। एक विकल्प के रूप में, आप इलिप्सिस बटन पर क्लिक कर सकते हैं रिकॉर्ड स्रोत का 
। यह एक विशेष विंडो खोलेगा जो किसी क्वेरी के डिज़ाइन दृश्य जैसा दिखता है। इसे क्वेरी बिल्डर कहा जाता है।
जब क्वेरी बिल्डर प्रदर्शित होता है, तो रिबन में एक डिज़ाइन टैब होता है:
जैसा कि किसी क्वेरी को डिज़ाइन करते समय देखा गया है, कुछ फ़ील्ड चुनने और वैकल्पिक रूप से एक शर्त सेट करने के बाद, यदि आप परिणाम का पूर्वावलोकन करना चाहते हैं, तो या तो देखें बटन पर क्लिक करें 
या रन 
बटन। जब आप क्वेरी बनाना समाप्त कर लें, तो फॉर्म या रिपोर्ट पर लौटने के लिए, रिबन पर बंद करें बटन पर क्लिक करें। आपको एक संदेश प्राप्त हो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें।
फ़ॉर्म या रिपोर्ट बनाने के बाद, यदि आप इसे (फ़ॉर्म या रिपोर्ट) हटाते हैं, तो SQL स्टेटमेंट भी खो जाएगा।
प्रैक्टिकल लर्निंग:क्वेरी बिल्डर का उपयोग करना
- रिबन पर, बनाएँ पर क्लिक करें और फ़ॉर्म डिज़ाइन पर क्लिक करें
- प्रॉपर्टी शीट में, ऑल टैब पर क्लिक करें, फिर रिकॉर्ड सोर्स पर क्लिक करें और इसके इलिप्सिस बटन पर क्लिक करें
- तालिका दिखाएँ संवाद बॉक्स में, छात्र क्लिक करें, जोड़ें क्लिक करें और बंद करें क्लिक करें
- शीर्ष सूची में, StudentNumber, FirstName, LastName, Gender, और MajorID पर डबल-क्लिक करें
- विंडो के निचले हिस्से में, मेजरआईडी के लिए मानदंड बॉक्स पर क्लिक करें और 1021 टाइप करें
- रिबन पर, बंद करें बटन पर क्लिक करें
- यह पूछे जाने पर कि क्या आप परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
- फ़ॉर्म को कंप्यूटर विज्ञान के छात्रों के रूप में सहेजें
- रिबन पर, डिज़ाइन पर क्लिक करें और मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें
- फ़ील्ड सूची में, छात्र संख्या, प्रथम नाम, अंतिम नाम और लिंग पर डबल-क्लिक करें
- रिबन के नियंत्रण अनुभाग में, कॉम्बो बॉक्स पर क्लिक करें और फ़ॉर्म पर क्लिक करें
- विज़ार्ड के पहले पृष्ठ में, सुनिश्चित करें कि पहला रेडियो चुना गया है और अगला क्लिक करें
- विज़ार्ड के दूसरे पेज में, टेबल:मेजर पर क्लिक करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें
- विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, मेजर पर डबल-क्लिक करें और अगला क्लिक करें
- विज़ार्ड के चौथे पृष्ठ में, अगला क्लिक करें
- विज़ार्ड के 5वें पृष्ठ में, अगला क्लिक करें
- विज़ार्ड के छठे पृष्ठ में, कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और मेजरआईडी चुनें
- अगला क्लिक करें और समाप्त क्लिक करें
- फ़ॉर्म को इस प्रकार डिज़ाइन करें:
- फ़ॉर्म को सहेजें और बंद करें
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस बंद करें
