डाटा एंट्री में सहायता
फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट मान
कभी-कभी, किसी फ़ील्ड के अधिकांश मान समान होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप रोजगार आवेदनों के लिए एक तालिका बनाते हैं, तो अधिकांश कर्मचारी एक ही राज्य से होंगे और केवल कुछ अभिलेखों का राज्य के लिए एक अलग मूल्य होगा। यदि आपके पास तालिका में ऐसा कोई फ़ील्ड है, तो आप फ़ील्ड के लिए एक सामान्य मान प्रदान कर सकते हैं। डेटा प्रविष्टि के दौरान, उपयोगकर्ता मान को तभी बदलेगा जब वह सामान्य से अलग हो। ऐसे सामान्य मान को डिफ़ॉल्ट मान के रूप में संदर्भित किया जाता है।
किसी फ़ील्ड को डिफ़ॉल्ट मान प्रदान करने के लिए:
- किसी तालिका के डेटाशीट दृश्य में, रिबन पर, फ़ील्ड्स पर क्लिक करें। गुण अनुभाग में, डिफ़ॉल्ट मान पर क्लिक करें। यह एक्सप्रेशन बिल्डर को मुख्य टेक्स्ट बॉक्स में =के साथ खोलेगा। यदि आप उस स्थिर मान को जानते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो उसे टाइप करें। फिर ठीक क्लिक करें
- तालिका के डिज़ाइन दृश्य में, शीर्ष अनुभाग में, फ़ील्ड पर क्लिक करें। विंडो के निचले भाग में, डिफ़ॉल्ट मान पर क्लिक करें और वांछित मान टाइप करें
डिफ़ॉल्ट मान उचित रूप से टाइप किया जाना चाहिए:
- यदि फ़ील्ड टेक्स्ट-आधारित है, तो आप डबल-कोट्स में शामिल डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं
- यदि फ़ील्ड संख्यात्मक है, तो बस संख्या टाइप करें
- यदि फ़ील्ड दिनांक-आधारित है और आप एक स्थिरांक (निश्चित) निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो इसे दो # चिह्नों के बीच लिखें
- यदि आप एक (अंतर्निहित) फ़ंक्शन का उपयोग करना चाहते हैं, तो टाइप करें यदि पहले =और कोष्ठक जोड़ें। यदि आप एक्सप्रेशन बिल्डर का उपयोग कर रहे हैं, तो बाईं सूची में, फ़ंक्शंस का विस्तार करें और बिल्ट-इन फ़ंक्शन का विस्तार करें। मध्य सूची में, उस श्रेणी पर क्लिक करें जिससे फ़ंक्शन संबंधित है। दाहिनी सूची से, वांछित फ़ंक्शन पर डबल-क्लिक करें, फिर फ़ंक्शन को उचित रूप से कॉन्फ़िगर करें
व्यावहारिक शिक्षा:डिफ़ॉल्ट मान सेट करना
- रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और खोलें क्लिक करें
- फ़ाइलों की सूची में, कॉलेज पार्क ऑटो-मरम्मत1 क्लिक करें
- नेविगेशन फलक में, मरम्मत आदेश तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
- विंडो के शीर्ष भाग में, राज्य पर क्लिक करें
- निचले भाग में, डिफ़ॉल्ट मान पर क्लिक करें और MD टाइप करें
- विंडो के शीर्ष भाग में, कर दर क्लिक करें
- निचले भाग में, डिफ़ॉल्ट मान पर क्लिक करें और 0.0775 टाइप करें
- विंडो के शीर्ष भाग में, DropOffDateTime क्लिक करें
- नीचे अनुभाग में, डिफ़ॉल्ट मान पर क्लिक करें और =माह (दिनांक ()) और "/" और दिन (दिनांक$ ()) और "/" और वर्ष (दिनांक $ ()) और "" टाइप करें और घंटा (समय $ ()) और ":" और मिनट (समय $ ())
- तालिका सहेजें
- नेविगेशन फलक में, मरम्मत आदेश प्रपत्र पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
- फ़ॉर्म पर, DropOffDateTime टेक्स्ट बॉक्स क्लिक करें और Delete दबाएं
- रिबन के टूल सेक्शन में, मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें पर क्लिक करें
- फ़ील्ड सूची से, DropOffDateTime खींचें और उस प्रपत्र पर छोड़ें जहां पिछला टेक्स्ट बॉक्स था
- लेबल को प्रारूपित करें और पिछले टेक्स्ट बॉक्स की तरह दिखने वाला टेक्स्ट बॉक्स था:
- फ़ॉर्म को सेव करें और उसे फ़ॉर्म व्यू में बदलें
- फ़ॉर्म बंद करें
सत्यापन नियम
सत्यापन नियम एक शर्त है कि मान्य होने के लिए किसी फ़ील्ड में दर्ज किया गया मान पूरा होना चाहिए। सत्यापन नियम बनाने के लिए:
- यदि तालिका डेटाशीट दृश्य में प्रदर्शित हो रही है, तो रिबन पर, फ़ील्ड पर क्लिक करें। फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, सत्यापन पर क्लिक करें और फ़ील्ड सत्यापन नियम पर क्लिक करें
- यदि तालिका डिज़ाइन दृश्य में प्रदर्शित हो रही है, तो फ़ील्ड पर क्लिक करें। विंडो के निचले भाग में, सत्यापन नियम पर क्लिक करें और इसके इलिप्सिस बटन पर क्लिक करें
दोनों ही मामलों में, कार्रवाई से एक्सप्रेशन बिल्डर खुल जाएगा जहां आप एक नियम बना सकते हैं।
सत्यापन पाठ
जब सत्यापन नियम फ़ील्ड में शर्त का सम्मान नहीं किया जाता है, तो आप उपयोगकर्ता को बताने के लिए एक संदेश बॉक्स प्रदर्शित कर सकते हैं। संदेश बनाने के लिए:
- यदि तालिका डेटाशीट दृश्य में प्रदर्शित हो रही है, तो रिबन पर, फ़ील्ड पर क्लिक करें। फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, सत्यापन पर क्लिक करें और फ़ील्ड सत्यापन संदेश पर क्लिक करें। इससे Enter Validation Message खुल जाएगा जहां आप वांछित संदेश टाइप कर सकते हैं:
- यदि तालिका डिज़ाइन दृश्य में प्रदर्शित हो रही है, तो फ़ील्ड पर क्लिक करें। विंडो के निचले भाग में, सत्यापन टेक्स्ट पर क्लिक करें और वांछित संदेश टाइप करें
प्रैक्टिकल लर्निंग:इंट्रोड्यूसिंग लॉजिकल फंक्शन्स
- नेविगेशन फलक में, टेबल्स के अंतर्गत, रिपेयरऑर्डर्स को डेटाशीट व्यू में खोलने के लिए डबल-क्लिक करें
- टेबल पर, ग्राहक नाम के तहत सेल पर क्लिक करें
- रिबन पर, फ़ील्ड क्लिक करें
- फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, सत्यापन पर क्लिक करें और रिकॉर्ड सत्यापन नियम पर क्लिक करें
- अभिव्यक्ति तत्व सूची में, सुनिश्चित करें कि मरम्मत आदेश चयनित है।
अभिव्यक्ति श्रेणियाँ सूची में, CustomerName पर डबल-क्लिक करें - टाइप करें IS NOT NULL
- ठीक क्लिक करें
- फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, सत्यापन पर क्लिक करें और सत्यापन संदेश रिकॉर्ड करें पर क्लिक करें
- टाइप करें सुनिश्चित करें कि आपने ग्राहक का नाम निर्दिष्ट किया है
- ठीक क्लिक करें
- टेबल बंद करें
- नेविगेशन फलक में, प्रपत्रों के अंतर्गत, मरम्मत आदेश पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
- प्रदर्शन किए गए कार्यों पर क्लिक करें
- JobPerformed1 टेक्स्ट बॉक्स क्लिक करें
- प्रॉपर्टी शीट में, इवेंट टैब पर क्लिक करें
- लॉस्ट फोकस पर क्लिक करें और टाइप करें
=IIF([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("कार पर किए गए कार्यों में से कम से कम एक कार्य निर्दिष्ट करें"),"") - फ़ॉर्म सेव करें
फ़ील्ड के लिए आवश्यक मान
यदि आपको लगता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए किसी विशेष फ़ील्ड के लिए एक प्रविष्टि होनी चाहिए, तो आप उपयोगकर्ता से इसकी आवश्यकता कर सकते हैं। डेटा प्रविष्टि करते समय, एक रिकॉर्ड बनाने के बाद, उपयोगकर्ता किसी अन्य रिकॉर्ड में नहीं जा सकता है यदि उस फ़ील्ड के लिए कोई मान प्रदान नहीं किया गया है। आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि तालिका बनाते समय किसी फ़ील्ड के मान की आवश्यकता होती है, चाहे आप डेटाशीट दृश्य में काम कर रहे हों या तालिका के डिज़ाइन दृश्य में:
- डेटाशीट व्यू में, यह निर्दिष्ट करने के लिए कि किसी फ़ील्ड के मानों की आवश्यकता है, कॉलम के किसी भी सेल पर क्लिक करें। रिबन पर, फ़ील्ड्स पर क्लिक करें। फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, आवश्यक चेक बॉक्स पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, आवश्यक चेक बॉक्स चेक नहीं किया गया है
- डिज़ाइन दृश्य में, शीर्ष अनुभाग में, फ़ील्ड पर क्लिक करें। निचले भाग में, आवश्यक फ़ील्ड के तीर पर क्लिक करें और इसे हाँ पर सेट करें। इसका डिफ़ॉल्ट मान नहीं है
व्यावहारिक शिक्षा:आवश्यक फ़ील्ड निर्दिष्ट करना
- रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और नया क्लिक करें
- ब्लैंक डेस्कटॉप डेटाबेस पर क्लिक करें और फ़ाइल का नाम केमिस्टर2 . पर सेट करें
- बनाएं क्लिक करें
- रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और विकल्प क्लिक करें
- बाईं ओर, वर्तमान डेटाबेस पर क्लिक करें और दाईं ओर, दस्तावेज़ विंडो विकल्प के अंतर्गत, ओवरलैपिंग विंडोज रेडियो बटन पर क्लिक करें
- ठीक क्लिक करें
- संदेश बॉक्स पढ़ें और ठीक क्लिक करें
- डिफ़ॉल्ट तालिका को सहेजे बिना बंद कर दें
- रिबन पर, बनाएं क्लिक करें और टेबल डिज़ाइन पर क्लिक करें
- टाइप करें परमाणु संख्या और Tab दबाएं
- परमाणु संख्या पर राइट-क्लिक करें और प्राथमिक कुंजी पर क्लिक करें
- इसके डेटा प्रकार को संख्या के रूप में और इसके कैप्शन को परमाणु # . के रूप में सेट करें
- ऊपरी भाग में, AtomicNumber के नीचे के सेल पर क्लिक करें, प्रतीक टाइप करें और F6 दबाएं
- विंडो के निचले भाग में, आवश्यक क्लिक करें, फिर कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और हां चुनें
- फ़ील्ड का आकार 5 पर सेट करें
- ऊपरी हिस्से में, सिंबल के नीचे के सेल पर क्लिक करें, टाइप करें परमाणु भार , और Tab दबाएं
- विंडो के निचले भाग में, इसके मान को हां पर सेट करने के लिए आवश्यक डबल-क्लिक करें
- अन्य गुण इस प्रकार सेट करें:
डेटा प्रकार:संख्या
फ़ील्ड का आकार:एकल
कैप्शन:परमाणु भार - विंडो के टैब पर राइट-क्लिक करें और डेटाशीट व्यू पर क्लिक करें
- यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
- नाम नाम को तत्वों पर सेट करें और ठीक क्लिक करें
- रिबन पर, फ़ील्ड क्लिक करें
- टेबल पर, प्रतीक के नीचे एक सेल पर क्लिक करें
- रिबन के जोड़ें और हटाएं अनुभाग में, लघु पाठ क्लिक करें
- टाइप करें ElementName और एंटर दबाएं
- ElementName के नीचे एक सेल पर क्लिक करें
- रिबन के फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, आवश्यक चेक बॉक्स पर क्लिक करें
- रिबन के गुण अनुभाग में, फ़ील्ड आकार टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें और 40 टाइप करें
- नाम और कैप्शन पर क्लिक करें
- कैप्शन पर क्लिक करें, टाइप करें तत्व का नाम और ठीक क्लिक करें
- विंडो के टैब पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन व्यू पर क्लिक करें
- निम्न फ़ील्ड को तालिका में जोड़ें:
फील्ड का नाम फील्ड साइज कलर 40 फेज 32 - टेबल को सेव करने के लिए, Ctrl + S दबाएं
फ़ील्ड की शून्यता
SQL में एक तालिका बनाते समय, यह इंगित करने के लिए कि किसी फ़ील्ड के प्रत्येक रिकॉर्ड को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, किसी फ़ील्ड के डेटा प्रकार के बाद, NOT NULL टाइप करें . यहां एक उदाहरण दिया गया है:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) NOT NULL,
DepartmentName char(50)
);Field यह इंगित करने के लिए कि किसी फ़ील्ड को खाली छोड़ा जा सकता है, या तो उसकी शून्यता निर्दिष्ट न करें या उसके विकल्प को NULL के रूप में सेट करें ।
एक रिकॉर्ड की विशिष्टता
जब डेटा फ़ील्ड में दर्ज किया जाता है, तो अलग-अलग रिकॉर्ड में फ़ील्ड के लिए समान मान होना संभव है, जैसे दो लोग जो एक ही राज्य में रहते हैं। इसे डुप्लिकेट मान के रूप में माना जाता है। कुछ अन्य मामलों में, यह स्वीकार्य नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप नहीं चाहते कि दो कर्मचारियों के पास समान कर्मचारी संख्या हो। इस मामले में, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि रिकॉर्ड अद्वितीय हैं।
यदि डेटाशीट व्यू में कोई तालिका प्रदर्शित हो रही है, तो यह इंगित करने के लिए कि किसी फ़ील्ड का प्रत्येक रिकॉर्ड अद्वितीय होना चाहिए, उस कॉलम के किसी भी सेल पर क्लिक करें। फिर, रिबन पर, फ़ील्ड्स पर क्लिक करें। फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, अनन्य विकल्प के चेक बॉक्स पर क्लिक करें।
SQL में तालिका बनाते समय, यह इंगित करने के लिए कि किसी फ़ील्ड का प्रत्येक रिकॉर्ड अद्वितीय होना चाहिए, किसी फ़ील्ड के डेटा प्रकार के बाद, UNIQUE टाइप करें . यहां एक उदाहरण दिया गया है:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) unique,
DepartmentName char(50)
); अनुक्रमित फ़ील्ड
इंडेक्सेशन किसी क्षेत्र के रिकॉर्ड का ट्रैक रखने की क्षमता है जैसे कि यह जांचना कि वे अद्वितीय या डुप्लिकेट हैं या नहीं। डेटाशीट व्यू या डिज़ाइन व्यू में किसी तालिका को बनाते या कॉन्फ़िगर करते समय यह विशेषता सेट की जा सकती है। डेटाशीट व्यू में, किसी फ़ील्ड के इंडेक्सेशन को निर्दिष्ट करने के लिए, कॉलम के किसी भी सेल पर क्लिक करें। फिर, रिबन पर, फ़ील्ड्स पर क्लिक करें। फ़ील्ड सत्यापन अनुभाग में, अनन्य विकल्प के चेक बॉक्स पर क्लिक करें।
डिज़ाइन दृश्य में, शीर्ष अनुभाग में, फ़ील्ड पर क्लिक करें। नीचे के भाग में, अनुक्रमित संपत्ति के तीर पर क्लिक करें। इस विशेषता को 3 मानों में से किसी एक का उपयोग करके सेट किया जा सकता है:
- अगर नहीं पर सेट है (इसका डिफ़ॉल्ट), कोई डुप्लिकेट मान जाँच नहीं की जाएगी
- यदि आप चाहते हैं कि डेटाबेस इंजन डुप्लिकेट के लिए जाँच करे, लेकिन आवश्यक नहीं है, तो कोई कार्रवाई करें, इस गुण को हाँ (डुप्लिकेट ठीक) पर सेट करें
- यदि आप अलग-अलग रिकॉर्ड में एक ही फ़ील्ड का डुप्लिकेट मान नहीं चाहते हैं, तो फ़ील्ड की अनुक्रमित संपत्ति को हाँ (कोई डुप्लिकेट नहीं) पर सेट करें
व्यावहारिक शिक्षा:अनुक्रमित फ़ील्ड को नियंत्रित करना
- ऊपरी भाग में, प्रतीक पर क्लिक करें
- निचले भाग में, अनुक्रमित click पर क्लिक करें इसके कॉम्बो बॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए। इंडेक्स किए गए कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और हां (कोई डुप्लीकेट नहीं) चुनें
- ऊपरी भाग में, ElementName क्लिक करें
- निचले भाग में, डबल-क्लिक करें अनुक्रमित फिर इसके मान को हां (कोई डुप्लिकेट नहीं) . पर सेट करने के लिए फिर से डबल-क्लिक करें
- टेबल बंद करें
- यह पूछे जाने पर कि क्या आप तालिका को सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
रिकॉर्ड्स को चुनना, कॉपी करना और चिपकाना
परिचय
रिकॉर्ड रखरखाव में रिकॉर्ड का चयन करना, कॉपी करना, चिपकाना, अपडेट करना और/या हटाना आदि शामिल हैं। टेबल या फॉर्म पर इनमें से कुछ कार्यों में आपकी सहायता करने के लिए, रिबन का होम टैब फाइंड नामक एक सेक्शन से लैस है:
फ़ील्ड चयन
आप एक या स्तंभों के समूह के सभी मानों का चयन कर सकते हैं, किसी स्तंभ के सभी मानों का चयन करने के लिए, स्तंभ शीर्षलेख पर क्लिक करें. किसी श्रेणी में स्तंभों का चयन करने के लिए, प्रत्येक श्रेणी पर स्तंभों का चयन करते समय Shift कुंजी का उपयोग करें।
कुछ ऑपरेशन जो आप एक टेबल पर एक या एक से अधिक रिकॉर्ड पर करेंगे, यह आवश्यक है कि रिकॉर्ड पहले चुने जाएं:
- डेटाशीट व्यू में एक पंक्ति या रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, माउस को वांछित पंक्ति शीर्षलेख पर रखें:
तब दबायें
- रिकॉर्ड चुनने के लिए, किसी भी सेल की पंक्ति पर क्लिक करें। रिबन पर, होम पर क्लिक करें। ढूँढें अनुभाग में, चयन करें बटन पर क्लिक करें और चयन करें पर क्लिक करें
- एक से अधिक रिकॉर्ड चुनने के लिए, अपने माउस को उनके किसी एक शीर्षलेख पर क्लिक करके रखें
फिर अन्य वांछित पंक्ति या पंक्तियों के शीर्षलेखों को कवर करने के लिए खींचें:
जब सभी वांछित पंक्तियों को हाइलाइट किया जाता है, तो माउस को छोड़ दें। एक से अधिक पंक्तियों का चयन करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक अन्य तकनीक में एक पंक्ति पर क्लिक करना शामिल है जो एक छोर पर होगी, Shift दबाकर रखें, और फिर उस पंक्ति पर क्लिक करें जो दूसरे छोर पर होगी।
किसी तालिका के सभी रिकॉर्ड चुनने के लिए:
- Ctrl + A दबाएं
- कॉलम हेडर और रो हेडर के चौराहे पर स्थित बटन पर क्लिक करें
यह उत्पादन करेगा:
रिकॉर्ड की प्रतिलिपि बनाना और चिपकाना
कॉलम के मानों को कॉपी करने के लिए, माउस को कॉलम हेडर पर रखें, राइट-क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें:
कई कॉलम से रिकॉर्ड कॉपी करने के लिए, पहले कॉलम चुनें। फिर चयनित कॉलम हेडर में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें
(ए) रिकॉर्ड का चयन करने के बाद, आप इसे कॉपी कर सकते हैं और उन्हें कहीं पेस्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप टेक्स्ट स्वीकार करने वाले किसी भी एप्लिकेशन में रिकॉर्ड पेस्ट कर सकते हैं।
प्रैक्टिकल लर्निंग:कॉपी और पेस्टिंग रिकॉर्ड्स
- FunDS2 डेटाबेस खोलें
- नेविगेशन फलक में, StoreItems तालिका पर डबल-क्लिक करें
- माउस कर्सर को बाएँ बॉक्स पर 112055 पर रखें और राइट-क्लिक करें:
- दिखाई देने वाले मेनू में, कॉपी पर क्लिक करें
- नोटपैड प्रारंभ करें
- नोटपैड के अंदर क्लिक करें और पेस्ट पर क्लिक करें
- कॉलम हेडर और रो हेडर के चौराहे पर स्थित बटन पर राइट-क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रारंभ करें
- पत्रक 1 में, सेल B4 पर राइट-क्लिक करें और चिपकाएँ क्लिक करें
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बंद करें
- यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, नहीं क्लिक करें
प्रपत्र पर चयन रिकॉर्ड करें
किसी प्रपत्र पर रिकॉर्ड का चयन प्रपत्र के प्रकार पर निर्भर करता है।
प्रपत्र दृश्य में रिकॉर्ड का चयन करने के लिए, बाईं ओर स्थित बार पर क्लिक करें, जिसे रिकॉर्ड चयनकर्ता कहा जाता है:
किसी रिकॉर्ड को सारणीबद्ध रूप में चुनने के लिए, उसके पंक्ति शीर्षलेख पर क्लिक करें।
किसी रिकॉर्ड को कॉपी करने के लिए, रिकॉर्ड चयनकर्ता पर राइट-क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें:
डेटा ढूँढना और बदलना
डेटा संपादित करना
किसी रिकॉर्ड को संपादित करने के लिए, पहले इच्छित रिकॉर्ड की स्थिति जानें, फिर उस फ़ील्ड का पता लगाएं, जिसमें मान है। मूल्य को संपादित करने के लिए टेक्स्ट प्रोसेसिंग के अपने ज्ञान का उपयोग करें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:एडिटिंग डेटा
- रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और खोलें क्लिक करें
- फ़ाइलों की सूची में, क्रूज़1 पर क्लिक करें (या इन पाठों के साथ आने वाली फ़ाइलों से इसे खोलें)
- नेविगेशन फलक में, ग्राहक तालिका पर डबल-क्लिक करें
- खाता # 415-939-497 के लिए अंतिम नाम के अंतर्गत खाली बॉक्स पर क्लिक करें
- टाइप करें हैरिसन और एंटर दबाएं
- टेबल बंद करें
- नेविगेशन फलक में, ग्राहक प्रपत्र पर डबल-क्लिक करें
- प्रथम नाम टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें
- टाइप करें केली
- अगला रिकॉर्ड बटन क्लिक करें
अगले रिकॉर्ड तक पहुंचने के लिए - टैब को तब तक दबाते रहें जब तक आप खाली आपातकालीन नाम टेक्स्ट बॉक्स तक नहीं पहुंच जाते
- टाइप करें मारीएला शस्टर
- फ़ॉर्म बंद करें
डेटा ढूँढना
मान की तलाश शुरू करने के लिए, ढूँढें बटन पर क्लिक करें 
या Ctrl + F दबाएं। इससे फाइंड टैब के साथ फाइंड एंड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा:
ढूँढें और बदलें संवाद बॉक्स मॉडल रहित है, जिसका अर्थ है कि संवाद बॉक्स मौजूद होने पर आप पृष्ठभूमि में तालिका या प्रपत्र तक पहुंच सकते हैं।
प्रैक्टिकल लर्निंग:एडिटिंग डेटा
- क्रूज़1 डेटाबेस अभी भी खोला जाना चाहिए।
नेविगेशन फलक में, ग्राहक तालिका पर डबल-क्लिक करें - रिबन के फाइंड सेक्शन में, फाइंड बटन पर क्लिक करें
- क्या कॉम्बो ढूंढें बॉक्स में, gra . टाइप करें
- लुक इन कॉम्बो बॉक्स में, वर्तमान दस्तावेज़ चुनें
- मैच कॉम्बो बॉक्स में, फ़ील्ड के किसी भी भाग का चयन करें
- अगला ढूंढें क्लिक करें.
ध्यान दें कि दूसरा परिणाम मिला है - अगला फिर से खोजें पर क्लिक करें और ग्रैडनर नाम पर ध्यान दें
- एक और परिणाम देखने के लिए फिर से अगला क्लिक करें
- जब संदेश बॉक्स प्रदर्शित हो, तो उसे पढ़ें और ठीक क्लिक करें
- ढूंढें और बदलें संवाद बॉक्स बंद करें
- ग्राहक तालिका बंद करें
डेटा बदलना
डेटा को बदलने में आपकी सहायता करने के लिए, ढूँढें और बदलें संवाद बॉक्स में एक बदलें अनुभाग है। इसे प्राप्त करने के लिए, रिबन के ढूँढें अनुभाग में, बदलें बटन पर क्लिक करें 
या Ctrl + H दबाएं। इससे बदलें टैब के साथ ढूँढें और बदलें संवाद बॉक्स खुल जाएगा:
प्रैक्टिकल लर्निंग:एडिटिंग डेटा
- क्रूज़1 डेटाबेस अभी भी खोला जाना चाहिए।
नेविगेशन फलक में, ग्राहक प्रपत्र पर डबल-क्लिक करें - Ctrl + H दबाएं (या, रिबन के ढूँढें अनुभाग में, बदलें बटन पर क्लिक करें )
- क्या कॉम्बो ढूंढें बॉक्स में, टाइप करें ग्रेडनर
- रिप्लेस विथ कॉम्बो बॉक्स में, टाइप करें गार्डनर
- लुक इन कॉम्बो बॉक्स में, वर्तमान दस्तावेज़ चुनें
- मैच कॉम्बो बॉक्स में, फ़ील्ड के किसी भी भाग का चयन करें
- अगला खोजें क्लिक करें
- मान मिलने के बाद, बदलें पर क्लिक करें
- ढूंढें और बदलें संवाद बॉक्स बंद करें
- फ़ॉर्म बंद करें
- रिबन पर, फ़ाइल पर क्लिक करें और ओपन पर क्लिक करें
- फ़ाइलों की सूची में, FunDS2 क्लिक करें
रिकॉर्ड अपडेट करना और हटाना
परिचय
यदि आपने औपचारिक रूप से दो तालिकाओं के बीच संबंध स्थापित नहीं किया था, लेकिन संकेत दिया था कि एक तालिका से रिकॉर्ड दूसरी तालिका में फीड किए जाते हैं, यदि आप किसी एक तालिका में (प्राथमिक या विदेशी) कुंजी का मान बदलते हैं, तो दूसरी तालिका नहीं हो सकती है अद्यतन प्राप्त करें। यही कारण है कि एक औपचारिक और अच्छी तरह से प्रबंधित संबंध महत्वपूर्ण है।
जब पैरेंट टेबल की प्राथमिक कुंजी में कोई रिकॉर्ड बदला जाता है, तो चाइल्ड टेबल में, विदेशी कुंजी के किसी भी रिकॉर्ड के लिए, वही अपडेट प्राप्त करना एक अच्छा विचार है। जब प्राथमिक कुंजी का रिकॉर्ड हटा दिया जाता है, तो चाइल्ड टेबल को सूचित किया जाना चाहिए। इन्हें इंफोर्सिंग रेफ़रेंशियल इंटिग्रिटी कहा जाता है।
संबंध संपादित करें संवाद बॉक्स में संबंध बनाते समय अखंडता को लागू करने के लिए, संदर्भित अखंडता लागू करें चेक बॉक्स पर क्लिक करें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:इंट्रोड्यूसिंग रिलेशनशिप अपडेट्स
- नेविगेशन फलक में, शॉपिंग सत्र तालिका पर डबल-क्लिक करें
- ध्यान दें कि दूसरे रिकॉर्ड का कर्मचारी # 275594 है
- शॉपिंग सत्र तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर डबल-क्लिक करें
- 275594 कर्मचारी # को 200000 में बदलें
- कर्मचारी तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, शॉपिंग सत्र तालिका पर डबल-क्लिक करें
- ध्यान दें कि कर्मचारी # दूसरे रिकॉर्ड का अभी भी 275594 है
- शॉपिंग सत्र तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर डबल-क्लिक करें
- 20000 कर्मचारी # को वापस 275594 में बदलें
- कर्मचारी तालिका बंद करें
- रिबन पर, डेटाबेस टूल्स क्लिक करें
- संबंध अनुभाग में, संबंध बटन पर क्लिक करें
- तालिका दिखाएँ संवाद बॉक्स में, कर्मचारियों पर डबल-क्लिक करें
- शॉपिंग सत्र पर डबल-क्लिक करें
- बंद करें क्लिक करें
- कर्मचारियों से कर्मचारी संख्या खींचें और इसे शॉपिंग सत्र में कर्मचारी संख्या पर छोड़ दें
चाइल्ड टेबल पर रिकॉर्ड अपडेट लागू करना
यह सुनिश्चित करने के लिए कि पैरेंट टेबल की प्राथमिक कुंजी में समान मान बदलने पर विदेशी कुंजी में एक रिकॉर्ड अपडेट किया जाता है, संबंध संपादित करें संवाद बॉक्स में, कैस्केड अपडेट संबंधित फ़ील्ड पर क्लिक करें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:चाइल्ड टेबल पर रिकॉर्ड अपडेट लागू करना
- संबंध संपादित करें संवाद बॉक्स में, कैस्केड अपडेट संबंधित फ़ील्ड चेक बॉक्स क्लिक करें
चाइल्ड टेबल पर रिकॉर्ड हटाना लागू करना
जब पैरेंट टेबल में कोई रिकॉर्ड हटा दिया जाता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि चाइल्ड टेबल के रिकॉर्ड्स को अधिसूचित किया गया है। इसे संभव बनाने के लिए, संबंध संपादित करें तालिका में, कैस्केड संबंधित रिकॉर्ड हटाएं क्लिक करें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:चाइल्ड टेबल पर रिकॉर्ड अपडेट लागू करना
- संबंध संपादित करें संवाद बॉक्स में, कैस्केड संबंधित रिकॉर्ड हटाएं चेक बॉक्स पर क्लिक करें
- बनाएं क्लिक करें
- रिबन के संबंध अनुभाग में, तालिका दिखाएँ बटन पर क्लिक करें
- बिके हुए आइटम और स्टोर आइटम पर डबल-क्लिक करें
- बंद करें क्लिक करें
- प्राथमिक कुंजियों और विदेशी कुंजियों के आधार पर संबंध बनाएं
- संबंध विंडो बंद करें
- यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
- नेविगेशन फलक में, शॉपिंग सत्र तालिका पर डबल-क्लिक करें
- ध्यान दें कि दूसरे रिकॉर्ड का कर्मचारी # 275594 है
- शॉपिंग सत्र तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर डबल-क्लिक करें
- 275594 कर्मचारी # को 200000 में बदलें
- कर्मचारी तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, शॉपिंग सत्र तालिका पर डबल-क्लिक करें
- ध्यान दें कि सभी कर्मचारी # जो 275594 थे, उन्हें 20000 में बदल दिया गया है
- शॉपिंग सत्र तालिका बंद करें
- नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर डबल-क्लिक करें
- 20000 कर्मचारी # को वापस 275594 में बदलें
- कर्मचारी तालिका बंद करें
रिकॉर्ड प्रिंटिंग का परिचय
टेबल प्रिंटिंग
आप किसी टेबल का डेटा प्रिंट कर सकते हैं, चाहे टेबल खुली हो या नहीं। बंद तालिका को प्रिंट करने के लिए, नेविगेशन फलक में इसे क्लिक करें। फिर फाइल पर क्लिक करें। प्रिंट पर क्लिक करें और तीन विकल्पों में से एक पर क्लिक करें:
उसी तरह, यदि तालिका डेटाशीट दृश्य में खोली गई है, तो उसे फ़ोकस देने के लिए उसके टैब पर क्लिक करें, फिर फ़ाइल -> प्रिंट पर क्लिक करें और प्रिंट करने या पूर्वावलोकन करने के लिए चुनें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:प्रिंटिंग टेबल्स
- नेविगेशन फलक में, ग्राहक क्लिक करें:तालिका चुनने के लिए तालिका
- तालिका से डेटा प्रिंट करने के लिए, फ़ाइल क्लिक करें, प्रिंट करें क्लिक करें
- त्वरित प्रिंट क्लिक करें
- नेविगेशन फलक से, केबिन:तालिका को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें
- फ़ाइल क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
- टेबल बंद करें
प्रपत्र मुद्रण
आप किसी फॉर्म को बिना खोले प्रिंट कर सकते हैं। नेविगेशन फलक में इसके नाम का पता लगाएँ और तालिका के लिए समीक्षा किए गए समान चरणों का उपयोग करें।
जब कोई प्रपत्र खोला जाता है, तो आपके पास उसके सभी रिकॉर्ड या चयनित रिकॉर्ड को प्रिंट करने का विकल्प होता है। प्रपत्र दृश्य में, केवल एक रिकॉर्ड को प्रिंट करने के लिए, उस रिकॉर्ड पर नेविगेट करें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं, रिकॉर्ड का चयन करने के लिए प्रपत्र चयन बार पर क्लिक करें और प्रिंट करने के लिए आगे बढ़ें।
प्रैक्टिकल लर्निंग:प्रिंटिंग फॉर्म
- नेविगेशन फलक से, ग्राहक प्रपत्र को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें
- तीसरे ग्राहक तक नेविगेट करने के लिए, अगला रिकॉर्ड बटन क्लिक करें दो बार
- फ़ाइल क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट संवाद बॉक्स पर, चयनित रिकॉर्ड पर क्लिक करें रेडियो बटन
- ठीक क्लिक करें
- सत्यापित करें कि केवल प्रदर्शित करने वाले ग्राहक का रिकॉर्ड ही मुद्रित किया गया था
- हम 3 से 7 तक के रिकॉर्ड प्रिंट करेंगे।
अगला रिकॉर्ड बटन क्लिक करें दो बार रिकॉर्ड संख्या 3 पर नेविगेट करें - रिकॉर्ड चयनकर्ता बार क्लिक करें
- शिफ्ट को दबाकर रखें। अगला रिकॉर्ड बटन क्लिक करें सातवां रिकॉर्ड प्रदर्शित करने के लिए चार बार (भले ही रिकॉर्ड # अभी भी 3 प्रदर्शित करता है)
- रिलीज़ शिफ्ट
- रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट संवाद बॉक्स पर, चयनित रिकॉर्ड पर क्लिक करें रेडियो बटन और ओके पर क्लिक करें
- सत्यापित करें कि 3 से 7 तक के रिकॉर्ड मुद्रित किए गए हैं
- कैबिन्स फॉर्म बंद करें
बुनियादी बातों की रिपोर्ट करें
रिपोर्ट विज़ार्ड
एक रिपोर्ट एक डेटाबेस के रिकॉर्ड को प्रिंट करने के लिए उपयोग की जाने वाली वस्तु प्रदान करती है। Microsoft Access विजार्ड्स को शीघ्रता से रिपोर्ट बनाने के लिए प्रदान करता है।
Microsoft Access पूर्व-डिज़ाइन किए गए लेआउट में से किसी एक का उपयोग करके तुरंत रिपोर्ट बनाने में आपकी सहायता कर सकता है। यह रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करके किया जाता है। रिपोर्ट विज़ार्ड रिबन की बनाएँ श्रेणी के रिपोर्ट अनुभाग से उपलब्ध है।
व्यावहारिक शिक्षा:रिपोर्ट विज़ार्ड का उपयोग करना
- रिबन पर, बनाएं क्लिक करें
- रिपोर्ट अनुभाग में, रिपोर्ट विज़ार्ड क्लिक करें
- विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, टेबल्स/क्वेरी कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और टेबल:केबिन चुनें
- सभी फ़ील्ड चुनें बटन पर क्लिक करें
- अगला क्लिक करें
- रिपोर्ट के सुझाए गए शीर्षक को केबिन के रूप में स्वीकार करें और एंटर दबाएं
रिपोर्ट मुद्रण
रिपोर्ट डेटा प्रिंट करने के लिए उपयोग की जाने वाली पसंदीदा वस्तु है। जैसा कि अन्य वस्तुओं के साथ किया जाता है, आप एक रिपोर्ट प्रिंट कर सकते हैं चाहे वह खुली हो या नहीं। यदि आप किसी रिपोर्ट को बिना खोले प्रिंट करना चाहते हैं, तो नेविगेशन फलक में, वांछित रिपोर्ट का पता लगाएँ और उसे चुनने के लिए उस पर क्लिक करें। फिर, रिबन पर फ़ाइल टैब से आगे बढ़ें जैसा कि हमने तालिकाओं और प्रपत्रों के लिए समीक्षा की थी। उसी तरह, आप पहले नेविगेशन फलक से रिपोर्ट खोल सकते हैं और ऑफिस बटन से प्रिंट मेनू का उपयोग कर सकते हैं, जैसा कि हमने अन्य वस्तुओं के लिए वर्णित किया है।
प्रैक्टिकल लर्निंग:रिपोर्ट प्रिंट करना
- केबिन्स रिपोर्ट अभी भी खोली जानी चाहिए।
फ़ाइल क्लिक करें - प्रिंट पर क्लिक करें
- प्रिंट पूर्वावलोकन क्लिक करें
- मुद्रण प्रक्रिया शुरू करने के लिए, प्रिंट पूर्वावलोकन के प्रिंट अनुभाग में, प्रिंट करें क्लिक करें
- प्रिंट संवाद बॉक्स पर, प्रिंटर का चयन करें और सुनिश्चित करें कि सभी रेडियो बटन चयनित है
- Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
- To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
- Close the Cabins report
- Close Microsoft Access
Record Management in a Table
Enforcing Record Updates on a Child Table
In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.
Enforcing Record Deletion on a Child Table
When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.
Record Management on a Form
Record Selection
To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:
Copying/Pasting Records
To copy a record, right-click the record selector and click Copy:
Right-click the record selector of an empty record and click Paste.
Finding and Replacing Data
Editing Data
To edit a record, first locate the value in the field.
Practical Learning:Editing Data
- Click File and click Open
- In the list of recent files, click Cruise2
- In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
- In record number 2, click the empty box under Last Name
- Type Harrison and press Enter
- Close the table
- In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
- Click the First Name text box
- Type Kelly
- Click the Next Record button to get to the next record
- Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
- Type Mariella Shuster
- Close the form
Finding Data
To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:
To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:
The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it - In the Find section of the Ribbon, click the Find button
- In the Find What combo box, type gra
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next.
Notice that a second result is found - Click Find Next again and notice the name Gradner
- Click Next again to see another result
- When the message box displays, read it and click OK
- Close the Find and Replace dialog box
- Close the Customers table
Replacing Data
To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it - Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
- In the Find What combo box, type gradner
- In the Replace With combo box, type Gardner
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next
- Once the value is found, click Replace
- Close the Find and Replace dialog box
- Close Microsoft Access
