सी . का परिचय

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटा आयात/निर्यात

परिचय

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस, एमएस एक्सेस डेटाबेस से, टेक्स्ट फाइलों से और स्प्रैडशीट्स आदि से डेटा आयात और निर्यात करने के विभिन्न परिदृश्यों का समर्थन करता है। आयात करने से पहले, आपको एक डेटाबेस बनाना चाहिए जो रिकॉर्ड प्राप्त करेगा।

रिबन के बाहरी डेटा गुण पृष्ठ के माध्यम से आयात या निर्यात करने का प्राथमिक तरीका है। आप नेविगेशन फलक में किसी भी वस्तु पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं, माउस को आयात या निर्यात पर रखें और वांछित विकल्प पर क्लिक करें।

व्यावहारिक शिक्षा:डेटा आयात/निर्यात का परिचय

1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस शुरू करें
2. रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस क्लिक करें
3. फ़ाइल नाम को FunDS2 के रूप में सेट करें
4. बनाएं क्लिक करें
5. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और विकल्प क्लिक करें
6. बाएं सूची में, वर्तमान डेटाबेस क्लिक करें
7. सही सूची में, ओवरलैपिंग विंडोज़ पर क्लिक करें
8. ठीक क्लिक करें
9. संदेश बॉक्स पढ़ें और ठीक क्लिक करें
10. डिफ़ॉल्ट तालिका पर, संपादन मोड में डालने के लिए आईडी पर डबल-क्लिक करें, F2 दबाएं और होम दबाएं, SoldItem टाइप करें (SoldItemID प्राप्त करने के लिए) और एंटर दबाएं
11. रिबन के दृश्य अनुभाग में, दृश्य (या डिज़ाइन दृश्य) पर क्लिक करें
12. नाम को बिके हुए आइटम के रूप में सेट करें और ठीक क्लिक करें
13. निम्न क्षेत्रों के साथ तालिका को पूरा करें (केवल संकेतित भागों को बदलें):
    फ़ील्ड का नाम डेटा प्रकार फ़ील्ड आकार प्रारूप कैप्शन SoldItemID बिक गया आइटम आईडी रसीद नंबर नंबर रसीद # आइटम नंबर नंबर आइटम # निर्माता 40 श्रेणी 25 उपश्रेणी 25 उप-श्रेणी आइटम का नाम 100 आइटम का नाम आइटम का आकार 20 आकार खरीद मूल्य संख्या दुगना निश्चित खरीद मूल्य
14. टेबल बंद करें
15. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
16. नई तालिका बनाने के लिए, रिबन पर, बनाएं क्लिक करें और तालिका अनुभाग में, तालिका डिज़ाइन पर क्लिक करें
17. टाइप करें रसीद संख्या और Tab दबाएं
18. रसीद संख्या पर राइट-क्लिक करें और प्राथमिक कुंजी पर क्लिक करें
19. इस प्रकार फ़ील्ड बनाएं:
    फ़ील्ड का नाम डेटा प्रकार फ़ील्ड आकार प्रारूप कैप्शन रसीद संख्या संख्या लंबी पूर्णांक रसीद # कर्मचारी संख्या संख्या लंबी पूर्णांक कर्मचारी # खरीदारी की तारीख / समय लंबी तारीख खरीदारी की तारीख खरीदारी की तारीख / समय लंबी खरीदारी का समय बिक्री कुल संख्या दोगुनी निश्चित बिक्री कुल राशि निविदा संख्या दोगुनी निश्चित राशि निविदा
20. टेबल बंद करें
21. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
22. टेबल का नाम शॉपिंग सेशन के रूप में सेट करें और ठीक क्लिक करें
23. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और नया क्लिक करें
24. रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस क्लिक करें
25. फ़ाइल का नाम कंप्यूटर प्रशिक्षण केंद्र के रूप में सेट करें
26. बनाएं क्लिक करें
27. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और विकल्प क्लिक करें
28. बाएं सूची में, वर्तमान डेटाबेस क्लिक करें
29. सही सूची में, ओवरलैपिंग विंडोज़ पर क्लिक करें
30. ठीक क्लिक करें
31. संदेश बॉक्स पढ़ें और ठीक क्लिक करें

Microsoft Access डेटाबेस आयात करना

Microsoft Access डेटाबेस में आयात करने के लिए सबसे सरल प्रकार का डेटा एक अन्य MS Access डेटाबेस है। Microsoft Access डेटाबेस आयात करने के लिए:

• यदि नेविगेशन फलक में कम से कम एक तालिका है, तो तालिका पर राइट-क्लिक करें। माउस को इम्पोर्ट पर रखें, और एक्सेस डेटाबेस पर क्लिक करें

• रिबन के आयात और लिंक अनुभाग में, एक्सेस बटन पर क्लिक करें

डायलॉग बॉक्स में, यदि आप डेटाबेस के नाम सहित पथ को जानते हैं, तो उसे टाइप करें। यदि नहीं, तो स्रोत डेटाबेस का चयन करने के लिए ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें। डेटाबेस निर्दिष्ट करने के बाद, ठीक क्लिक करें। आयात वस्तु संवाद बॉक्स प्रदर्शित होगा। वस्तुओं को श्रेणियों द्वारा व्यवस्थित किया जाता है। वांछित वस्तुओं का चयन करें। वस्तुओं के अलावा, आप संबंध और अन्य नेविगेशन फलक विकल्पों जैसे पहलुओं को आयात या अनदेखा कर सकते हैं। निर्णय लेने के लिए, विकल्प बटन पर क्लिक करें और वांछित विकल्प चुनें:

एक बार जब आप तैयार हो जाएं, तो ओके पर क्लिक करें। यदि डेटाबेस में ऑब्जेक्ट मान्य थे (और उन्हें होना चाहिए), तो आपको कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।

व्यावहारिक शिक्षा:Microsoft Access डेटाबेस आयात करना

1. रिबन पर, बाहरी डेटा क्लिक करें
2. रिबन के आयात और लिंक अनुभाग में, एक्सेस बटन पर क्लिक करें
3. संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
4. इन पाठों से जुड़े संसाधनों में से, सीटीसी चुनें और ओपन पर क्लिक करें
5. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
6. टेबल्स प्रॉपर्टी पेज में, सभी का चयन करें पर क्लिक करें

   

7. फ़ॉर्म टैब पर क्लिक करें और सभी का चयन करें पर क्लिक करें
8. ठीक क्लिक करें
9. जब ऑब्जेक्ट आयात किए गए हों, तो डायलॉग बॉक्स पर, बंद करें क्लिक करें

Microsoft Access डेटाबेस निर्यात करना

Microsoft Access डेटाबेस के रिकॉर्ड को निर्यात करने के कई तरीके हैं। एक तरीका यह है कि औपचारिक रूप से किसी तालिका को निर्यात किया जाए।

किसी वस्तु को निर्यात करने के लिए:

• नेविगेशन फलक में, रिकॉर्ड वाली तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को निर्यात पर रखें, और एक्सेस पर क्लिक करें
• नेविगेशन फलक में, उस तालिका को चुनने के लिए क्लिक करें जिसमें रिकॉर्ड हैं। रिबन के एक्सपोर्ट सेक्शन में, एक्सेस बटन पर क्लिक करें

विज़ार्ड के पहले पृष्ठ में, यदि आप इसके नाम सहित डेटाबेस का पथ जानते हैं, तो इसे टाइप करें या लक्ष्य डेटाबेस का चयन करने के लिए ब्राउज़ करें बटन पर क्लिक करें। डेटाबेस निर्दिष्ट करने के बाद, ठीक क्लिक करें। यह निर्यात संवाद बॉक्स प्रदर्शित करेगा। यह आपको उस ऑब्जेक्ट का नाम निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है जो रिकॉर्ड प्राप्त करेगा या जो ऑब्जेक्ट बनाया जाएगा। आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या निर्यात किया जाएगा:केवल तालिका की संरचना या संरचना और रिकॉर्ड दोनों:

उपरोक्त तकनीक आपको एक समय में एक वस्तु, या एक वस्तु को निर्यात करने की अनुमति देती है। यदि आप संपूर्ण डेटाबेस को निर्यात करना चाहते हैं, तो रिबन पर, फ़ाइल पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें क्लिक करें:

यह विंडो आपको नए डेटाबेस के प्रारूप के प्रकार का चयन करने की अनुमति देती है। विंडो आठ विकल्प प्रदान करती है जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। किसी विकल्प का उपयोग करने के लिए, या तो उस पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें या उस पर डबल-क्लिक करें।

यदि आप डेटाबेस को वर्तमान एक्सेस 2007-2016 प्रारूप में सहेजना चाहते हैं, तो एक्सेस डेटाबेस चुनें। इससे सेव अस डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। नए डेटाबेस का नाम और स्थान निर्दिष्ट करें, और सहेजें पर क्लिक करें।

यदि आप Microsoft Access 97-2000 डेटाबेस बनाना चाहते हैं, तो Access 2000 डेटाबेस पर क्लिक करें। यह .mdb . के साथ एक फ़ाइल बनाएगा विस्तार। ये माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 97 और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस 2000 के साथ संगत डेटाबेस हैं। डेटाबेस के उन संस्करणों में कुछ भी बुरा या गलत नहीं है और वे आज भी मूल्यवान हैं। वे टेबल पर कुछ विशेषताओं जैसे भाव, अटैचमेंट आदि का समर्थन नहीं करते हैं:

एमडीबी डेटाबेस संस्करणों में, अभिव्यक्तियों को तालिकाओं पर नहीं बनाया जा सकता है, लेकिन उन्हें अन्य प्रकार की वस्तुओं पर बनाया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और स्प्रैडशीट्स

वर्कशीट आयात करना

Microsoft Access डेटाबेस में स्प्रेडशीट आयात करने के कई तरीके हैं। स्प्रेडशीट किसी भी एप्लिकेशन से आ सकती है, जिसमें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, गूगल शीट्स, सीएसवी, आदि शामिल हैं।

यदि आप Microsoft Excel कार्यपत्रक या Google पत्रक आयात करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको पहले इसे तैयार करना चाहिए। एक तरीका यह सुनिश्चित करना है कि पूरी स्प्रेडशीट एक ही टेबल के रूप में व्यवस्थित है। इस मामले में, स्प्रैडशीट के शीर्ष भाग में वे श्रेणियां होनी चाहिए जिनका उपयोग/कॉलम हेडर के रूप में माना जा सकता है। कोई भी गैर-संगठित पाठ (पाठ जिसे तालिका से संबंधित नहीं माना जाता है) को शीर्षलेखों के ऊपर प्रदर्शित नहीं करना चाहिए। मान तब प्रत्येक शीर्षलेख के अंतर्गत प्रदर्शित हो सकते हैं। यहां एक उदाहरण दिया गया है:

कोई भी गैर-संगठित पाठ (पाठ जिसे तालिका से संबंधित नहीं माना जाता है) रिकॉर्ड के नीचे प्रदर्शित नहीं होना चाहिए।

दस्तावेज़ तैयार होने के बाद, इसे आयात करने के लिए:

• यदि नेविगेशन फलक में कम से कम एक तालिका है, तो नेविगेशन फलक में एक तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को आयात पर रखें और एक्सेल पर क्लिक करें
• रिबन के आयात और लिंक अनुभाग में, एक्सेल बटन पर क्लिक करें

संवाद बॉक्स में, स्प्रैडशीट का पथ और नाम निर्दिष्ट करें और ठीक क्लिक करें. यह एक जादूगर शुरू करेगा। पहले पृष्ठ में, उस स्प्रेडशीट का नाम चुनें जिसमें डेटा है।

व्यावहारिक शिक्षा:Microsoft Excel स्प्रेडशीट आयात करना

1. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और खोलें क्लिक करें
2. फ़ाइलों की सूची में, FunDS2 क्लिक करें
3. रिबन पर, बाहरी डेटा क्लिक करें
4. आयात और लिंक अनुभाग में, एक्सेल बटन पर क्लिक करें
5. ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
6. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों में से, फन डिपार्टमेंट स्टोर चुनें और ओपन पर क्लिक करें

   

7. ठीक क्लिक करें

   

8. विज़ार्ड के पहले पृष्ठ में, सुनिश्चित करें कि पत्रक1 चयनित है और अगला क्लिक करें। एक संदेश बॉक्स प्रदर्शित हो सकता है। इसे पढ़ें और ओके पर क्लिक करें

   

9. विज़ार्ड के दूसरे पृष्ठ में, सुनिश्चित करें कि पहली पंक्ति में कॉलम शीर्षक शामिल हैं और अगला क्लिक करें
10. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, जैसे ही आइटम नंबर कॉलम का चयन किया जाता है, डेटा प्रकार कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और लॉन्ग इंटीजर चुनें

    

11. DateInStore या इसके अंतर्गत किसी भी सेल पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि इसका डेटा प्रकार समय के साथ दिनांक है
12. UnitPrice पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि इसका डेटा प्रकार डबल पर सेट है
13. अगला क्लिक करें
14. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और ItemNumber चुनें

    

15. अगला क्लिक करें
16. आयात को तालिका नाम से StoreItems . में बदलें

    

17. समाप्त क्लिक करें
18. संवाद बॉक्स पर, बंद करें क्लिक करें
19. नेविगेशन फलक में, StoreItems तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
20. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार प्रारूप कैप्शन आइटम नंबर आइटम # डेटइनस्टोर स्टोर में तारीख निर्माता 40 श्रेणी 25 उपश्रेणी 25 उप-श्रेणी आइटम का नाम 100 आइटम का नाम आइटम का आकार 20 आकार यूनिटप्राइस डबल फिक्स्ड इकाई मूल्य
21. टेबल बंद करें
22. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
23. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा जो दर्शाता है कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें

नामांकित स्प्रैडशीट आयात करना

यदि स्प्रेडशीट में संगठित और गैर-संगठित अनुभागों या समूहों का मिश्रण है, तो आपको रिकॉर्ड के आवश्यक समूहों के लिए नाम बनाने चाहिए।

व्यावहारिक शिक्षा:Microsoft Excel स्प्रेडशीट आयात करना

1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रारंभ करें
2. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों से, फन डिपार्टमेंट स्टोर कार्यपुस्तिका खोलें
3. नीचे की तरफ, शीट2 पर क्लिक करें
4. कर्मचारी # क्लिक करें और EmpolyeeNumber टाइप करें
5. प्रथम नाम को प्रथम नाम से बदलें
6. प्रथम नाम को अंतिम नाम से बदलें
7. कर्मचारी संख्या से अंतिम बिक्री सहयोगी तक कक्षों का चयन करें

   

8. रिबन पर, सूत्र क्लिक करें
9. परिभाषित नाम अनुभाग में, नाम परिभाषित करें क्लिक करें
10. सुझाए गए नाम को कर्मचारियों से बदलें

    

11. ठीक क्लिक करें
12. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बंद करें
13. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, सहेजें क्लिक करें और Microsoft Access पर वापस लौटें
14. रिबन पर, यदि आवश्यक हो तो बाहरी डेटा पर क्लिक करें।
    आयात और लिंक अनुभाग में, एक्सेल बटन पर क्लिक करें
15. ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
16. फन डिपार्टमेंट स्टोर स्प्रेडशीट का चयन करें जिसे आपने ऊपर बदल दिया है और ओपन पर क्लिक करें
17. बाहरी डेटा प्राप्त करें संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
18. विज़ार्ड के पहले पृष्ठ में, नामांकित रेंज दिखाएँ रेडियो बटन पर क्लिक करें

    

19. सुनिश्चित करें कि कर्मचारी चुने गए हैं और अगला क्लिक करें
20. विज़ार्ड के दूसरे पृष्ठ पर, पहली पंक्ति में कॉलम शीर्षक शामिल हैं पर क्लिक करें और अगला क्लिक करें
21. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, कर्मचारी संख्या कॉलम चयनित होने पर, डेटा प्रकार कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और लंबा पूर्णांक चुनें

    

22. अगला क्लिक करें
23. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और कर्मचारी संख्या चुनें

    

24. अगला क्लिक करें

    

25. तालिका के नाम को कर्मचारियों के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
26. संवाद बॉक्स पर, बंद करें क्लिक करें
27. नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
28. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम डेटा प्रकार फ़ील्ड आकार अभिव्यक्ति कैप्शन कर्मचारी संख्या संख्या कर्मचारी # प्रथम नाम 20 पहला नाम अंतिम नाम 20 उपनाम कर्मचारी का नाम [प्रथम नाम] और " " और [अंतिम नाम] कर्मचारी का नाम शीर्षक 100
29. टेबल बंद करें
30. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
31. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें

स्प्रैडशीट से कॉपी करना

स्प्रैडशीट को मैन्युअल रूप से आयात करने के बजाय, आप स्प्रैडशीट में मानों का चयन कर सकते हैं, उन्हें कॉपी कर सकते हैं और उन्हें Microsoft Access में तालिका में पेस्ट कर सकते हैं।

प्रैक्टिकल लर्निंग:स्प्रैडशीट से कॉपी करना

1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल शुरू करें और फाइलों की सूची में फन डिपार्टमेंट स्टोर पर क्लिक करें
2. पत्रक3 क्लिक करें
3. सेल B5 क्लिक करें
4. शिफ्ट को दबाकर रखें
5. सेल G64 क्लिक करें
6. रिलीज़ शिफ्ट
7. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के रिबन पर, होम क्लिक करें
8. क्लिपबोर्ड अनुभाग में, कॉपी पर क्लिक करें
9. Microsoft Access में, नेविगेशन फलक में, शॉपिंग सत्र तालिका पर डबल-क्लिक करें
10. कॉलम हेडर और रो हेडर के चौराहे पर स्थित बटन पर राइट-क्लिक करें
11. चिपकाएं क्लिक करें
12. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस संदेश बॉक्स पढ़ें और हां क्लिक करें
13. पत्रक3 में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर लौटें
14. सेल I5 क्लिक करें
15. शिफ्ट को दबाकर रखें
16. सेल P165 क्लिक करें
17. रिलीज़ शिफ्ट
18. रिबन पर, होम क्लिक करें और कॉपी पर क्लिक करें
19. Microsoft Access पर वापस लौटें और नेविगेशन फलक में SoldItems तालिका पर डबल-क्लिक करें
20. टेबल पर, रसीद # क्लिक करें
21. शिफ्ट को दबाकर रखें
22. इकाई मूल्य पर क्लिक करें
23. रिलीज़ शिफ्ट
24. चिपकाने के लिए Ctrl + V दबाएं
25. संदेश बॉक्स पढ़ें और हां क्लिक करें
26. दोनों टेबल बंद करें
27. नेविगेशन फलक में, किसी भी तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को आयात पर रखें, और एक्सेस डेटाबेस पर क्लिक करें
28. ब्राउज़ करें क्लिक करें
29. पिछले पाठों से FunDS1 डेटाबेस का पता लगाएँ और उसका चयन करें (अन्यथा, इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों से, FunDS2 का चयन करें) और ओपन पर क्लिक करें
30. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
31. वस्तु आयात करें संवाद बॉक्स पर, प्रपत्र क्लिक करें
32. सभी का चयन करें क्लिक करें
33. ठीक क्लिक करें
34. जब प्रपत्र आयात किए गए हों, तो संवाद बॉक्स पर, बंद करें क्लिक करें

Microsoft Excel स्प्रेडशीट में निर्यात करना

Microsoft Access से स्प्रेडशीट में डेटा स्थानांतरित करने के लिए प्रतिलिपि बनाना और चिपकाना शामिल है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में शुरू करने के लिए, आप डेटाशीट व्यू में एक टेबल खोल सकते हैं और फिर एक, कुछ या सभी रिकॉर्ड्स का चयन कर सकते हैं। रिकॉर्ड्स का चयन करने के बाद, आप उन्हें कॉपी कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोल सकते हैं, उस सेल पर क्लिक कर सकते हैं जो ऊपरी-बाएँ मान को होस्ट करेगा और पेस्ट कर सकता है।

एक अन्य तकनीक में निर्यात शामिल है, और आप इसे पहले टेबल को खोले बिना कर सकते हैं:

• तालिका निर्यात करने से पहले, नेविगेशन फलक में, तालिका पर क्लिक करें। फिर, रिबन पर, बाहरी डेटा पर क्लिक करें। निर्यात अनुभाग में, एक्सेल बटन पर क्लिक करें
• नेविगेशन फलक में, वांछित तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को निर्यात पर रखें, और एक्सेल पर क्लिक करें

यह निर्यात - एक्सेल स्प्रेडशीट डायलॉग बॉक्स को उस पथ के साथ खोलेगा जहाँ फ़ाइल सहेजी जाएगी। डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर मेरे दस्तावेज़ हैं:

व्यावहारिक शिक्षा:स्प्रेडशीट के रूप में डेटा निर्यात करना

1. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और खोलें क्लिक करें
2. फ़ाइलों की सूची में, कंप्यूटर प्रशिक्षण केंद्र पर क्लिक करें
3. नेविगेशन फलक में, कोर्स शेड्यूल तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को निर्यात पर रखें, और एक्सेल पर क्लिक करें
4. ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें और (मेरे) दस्तावेज़ फ़ोल्डर चुनें
5. ठीक क्लिक करें
6. संवाद बॉक्स पर, बंद करें क्लिक करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और टेक्स्ट फाइल्स

टेक्स्ट फ़ाइल आयात करना

आप टेक्स्ट फ़ाइल से डेटा का उपयोग करके एक टेबल बना सकते हैं। यदि आप नोटपैड में (पाठ) फ़ाइल बना रहे हैं, तो फ़ील्ड का परिसीमन आमतौर पर फ़ील्ड की सामग्री बनाने के बाद टैब दबाकर किया जाता है। Microsoft Access में टेक्स्ट फ़ाइल आयात करने के लिए:

• रिबन के आयात अनुभाग में, टेक्स्ट फ़ाइल बटन क्लिक करें
• यदि आपने पहले एक तालिका बनाई थी जो नेविगेशन फलक में मान प्राप्त करेगी, तो उस तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को आयात पर रखें, और लघु पाठ फ़ाइल पर क्लिक करें

प्रैक्टिकल लर्निंग:टेक्स्ट डॉक्यूमेंट इंपोर्ट करना

1. नया डेटाबेस प्रारंभ करने के लिए, रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और नया क्लिक करें
2. रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस क्लिक करें
3. नाम को मोनसन यूनिवर्सिटी1 पर सेट करें
4. बनाएं क्लिक करें
5. रिबन पर, फ़ाइल क्लिक करें और विकल्प क्लिक करें
6. बाएं सूची में, वर्तमान डेटाबेस क्लिक करें
7. सही सूची में, ओवरलैपिंग विंडोज़ पर क्लिक करें
8. ठीक क्लिक करें
9. रिबन पर, बाहरी डेटा पर क्लिक करें और, आयात और लिंक अनुभाग में, टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें
10. बाहरी डेटा प्राप्त करें - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
11. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों का पता लगाएँ और Departments.txt फ़ाइल चुनें
12. खोलें क्लिक करें
13. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
14. आयात पाठ विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, स्वीकार करें कि पाठ सीमित हो और अगला क्लिक करें
15. दूसरे पृष्ठ में, स्वीकार करें कि सीमांकक Tab पर सेट हो।
    पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं चेक बॉक्स पर क्लिक करें

    

16. अगला क्लिक करें
17. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, अगला क्लिक करें
18. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और डिपार्टमेंट कोड चुनें
19. अगला क्लिक करें
20. तालिका का नाम विभागों के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
21. जब रिकॉर्ड आयात कर लिए गए हैं, तो बंद करें क्लिक करें
22. नेविगेशन फलक में, विभाग तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
23. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार डिपार्टमेंट कोड 5 विभाग का नाम 100
24. टेबल बंद करें
25. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
26. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें
27. रिबन पर, बाहरी डेटा पर क्लिक करें और, आयात और लिंक अनुभाग में, टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें
28. बाहरी डेटा प्राप्त करें - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
29. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों से, Employees.txt फ़ाइल चुनें, और खोलें क्लिक करें
30. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
31. आयात पाठ विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, स्वीकार करें कि पाठ सीमित हो और अगला क्लिक करें
32. दूसरे पृष्ठ में, स्वीकार करें कि सीमांकक टैब पर सेट है और पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं पर क्लिक करें

    

33. अगला क्लिक करें
34. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, जैसे कर्मचारी संख्या चयनित है, डेटा प्रकार कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और संक्षिप्त पाठ चुनें
35. अगला क्लिक करें
36. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और कर्मचारी संख्या चुनें
37. अगला क्लिक करें
38. तालिका के नाम को कर्मचारियों के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
39. जब रिकॉर्ड आयात कर लिए गए हैं, तो बंद करें क्लिक करें
40. नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
41. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार कैप्शन कर्मचारी संख्या 10 प्रथम नाम 25 पहला नाम मध्य नाम 25 अंतिम नाम 25 उपनाम डिपार्टमेंट कोड 5 शीर्षक 100
42. टेबल बंद करें
43. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
44. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें
45. रिबन पर, बाहरी डेटा पर क्लिक करें और, आयात और लिंक अनुभाग में, टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें
46. बाहरी डेटा प्राप्त करें - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
47. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों से, Majors.txt फ़ाइल चुनें, और खोलें क्लिक करें
48. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
49. आयात पाठ विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, स्वीकार करें कि पाठ सीमित हो और अगला क्लिक करें
50. दूसरे पृष्ठ में, स्वीकार करें कि सीमांकक टैब पर सेट है और पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं पर क्लिक करें

    

51. अगला क्लिक करें
52. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, डीन क्लिक करें
53. डेटा प्रकार कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और संक्षिप्त टेक्स्ट चुनें
54. अगला क्लिक करें
55. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और मेजरआईडी चुनें
56. अगला क्लिक करें
57. तालिका का नाम मेजर के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
58. जब रिकॉर्ड आयात कर लिए गए हैं, तो बंद करें क्लिक करें
59. नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
60. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार मेजरआईडी मेजर 100 डीन 10
61. टेबल बंद करें
62. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
63. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें
64. रिबन पर, बाहरी डेटा पर क्लिक करें और, आयात और लिंक अनुभाग में, टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें
65. बाहरी डेटा प्राप्त करें - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
66. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों में से, Minors.txt फ़ाइल चुनें, और खोलें क्लिक करें
67. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
68. आयात पाठ विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, स्वीकार करें कि पाठ सीमित हो और अगला क्लिक करें
69. दूसरे पृष्ठ में, स्वीकार करें कि सीमांकक टैब पर सेट हो और पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हों
पर क्लिक करें
70. अगला क्लिक करें
71. विज़ार्ड के तीसरे पृष्ठ में, अगला क्लिक करें
72. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और माइनोरिड चुनें
73. अगला क्लिक करें
74. टेबल के नाम को नाबालिगों के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
75. जब रिकॉर्ड आयात कर लिए गए हैं, तो बंद करें क्लिक करें
76. नेविगेशन फलक में, कर्मचारी तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
77. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार मिनरिड माइनर 100
78. टेबल बंद करें
79. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
80. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें
81. नेविगेशन फलक में, तालिका 1 पर राइट-क्लिक करें, माउस को आयात पर रखें, और टेक्स्ट फ़ाइल पर क्लिक करें
82. बाहरी डेटा प्राप्त करें - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स में, ब्राउज़ करें बटन क्लिक करें
83. इन पाठों के साथ आने वाले संसाधनों का पता लगाएँ और Student.txt फ़ाइल चुनें
84. खोलें क्लिक करें
85. संवाद बॉक्स पर, ठीक क्लिक करें
86. आयात पाठ विज़ार्ड के पहले पृष्ठ पर, स्वीकार करें कि पाठ सीमित हो और अगला क्लिक करें

    

87. दूसरे पृष्ठ में, स्वीकार करें कि सीमांकक कोमा या टैब पर सेट किया जाए और अगला क्लिक करें
88. विज़ार्ड के दूसरे पृष्ठ में, पहली पंक्ति में फ़ील्ड नाम शामिल हैं पर क्लिक करें

    

89. अगला क्लिक करें
90. जैसे ही छात्र संख्या का चयन किया जाता है, डेटा प्रकार कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और लघु पाठ का चयन करें

    

91. अगला क्लिक करें
92. कॉम्बो बॉक्स के तीर पर क्लिक करें और छात्र संख्या चुनें

    

93. अगला क्लिक करें
94. तालिका का नाम विद्यार्थी के रूप में स्वीकार करें और समाप्त क्लिक करें
95. जब रिकॉर्ड आयात कर लिए गए हैं, तो बंद करें क्लिक करें
96. नेविगेशन फलक में, छात्र तालिका पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य क्लिक करें
97. फ़ील्ड की निम्नलिखित विशेषताओं को बदलें:
    फ़ील्ड का नाम फ़ील्ड आकार कैप्शन छात्र संख्या 12 विद्यार्थी # प्रथम नाम 25 प्रथम नाम मध्यनाम 25 अंतिम नाम 25 उपनाम डेटऑफबर्थ लिंग 20 पता 120 शहर 40 राज्य 50 ज़िप कोड 20 ज़िप कोड
98. टेबल बंद करें
99. यह पूछे जाने पर कि क्या आप सहेजना चाहते हैं, हाँ क्लिक करें
100. आपको एक संदेश बॉक्स भी प्राप्त होगा कि कुछ डेटा खो सकता है। इसे पढ़ें और हां पर क्लिक करें

टेक्स्ट फ़ाइल निर्यात करना

किसी तालिका को टेक्स्ट के रूप में सहेजने के लिए:

• नेविगेशन फलक में, उस तालिका पर क्लिक करें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। रिबन के एक्सपोर्ट सेक्शन में टेक्स्ट फाइल बटन पर क्लिक करें
• नेविगेशन फलक में, डेटा रखने वाली तालिका पर राइट-क्लिक करें, माउस को निर्यात पर रखें, और लघु पाठ फ़ाइल पर क्लिक करें

यह .txt एक्सटेंशन का उपयोग करके फ़ाइल के नाम के साथ निर्यात - टेक्स्ट फ़ाइल संवाद बॉक्स खोलेगा। बस विज़ार्ड का अनुसरण करें:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. यहां एक उदाहरण दिया गया है:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to StatesStatistics2
4. Click Create
5. Close the default table without saving it
6. On the Ribbon, click External Data
7. In the Import &Link section, click the XML File button
8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
10. Click Open
11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

    

12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
16. Close the table
17. When asked whether you want to save, click Yes
18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
19. In the Navigation Pane, double-click the States table

    

20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
22. Close the table
23. When asked whether you want to save, click Yes
24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

• In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
• If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

1. On the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to States Statistics
4. Click Create
5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
7. Locate the resources that accompany these lessons
8. Select the states.htm document and click Open
9. Click OK
10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

    

11. Click Next

    

12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

    

14. Click Next

    

15. Set the name of the table as States
16. Click Finish
17. You receive a confirmation message. Click Close
18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
20. Close the table
21. When asked whether you want to save, click Yes
22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

• If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
• If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
• If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

• Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
• Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

1. Start Microsoft Word
2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
3. Press Ctrl + A to select everything
4. Press Ctrl + C to copy
5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
9. In the Export section, click Word Merge
10. Click the second radio button:
    
    
11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)
    
    
13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button
    
    
    
    Click Next:Starting Document
14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients
    
    
15. Click Next:Write Your Letter
    
    
16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
18. In the Text section, click Date &Time
19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)
    
    
20. Click OK
21. Press Enter
22. Click the right side of Dear
23. In the Mail Merge window, click More Items
24. In the Fields list, click FirstName
    
    
25. Click Insert
26. Click Close
27. Press the Space bar
28. In the Mail Merge window, click More Items...
29. In the Fields name, double-click LastName
30. Click Close
31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters
    
    
32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
36. Close Microsoft Word
37. When asked whether you want to save, click Save
38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
39. Click Save
40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

• If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

• If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
   Notice the objects in the Navigation Pane
   
   
2. On the Ribbon, click Database Tools
3. In the Move Data section, click Access Database
   
   
4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
6. Click Split.
   When the splitting is over, a dialog box appears
   
   
7. Read it and click OK
8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

   

9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

   

10. Close Microsoft Access