Power BI के साथ Microsoft Access का उपयोग करना

हमारे पास हाल ही में एक क्लाइंट था जो Power BI में अपने QuickBooks डेटा को देखना चाहता था, लेकिन पहले वाला डेटा प्राप्त करने के लिए बाद वाले के साथ कनेक्ट नहीं हो सका, इसलिए हमने इसे साफ़ करने के लिए एक्सेस का उपयोग करके Quickbooks से डेटा निर्यात करने का सहारा लिया और अंत में इसे अपलोड किया। PowerBI.com पर ताकि अन्य कर्मचारी विश्लेषण देख सकें।

क्विकबुक डेटा का विश्लेषण करना

हालांकि PowerBI.com QuickBooks डेटा को सीधे पढ़ सकता है, (https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online देखें), हमारे क्लाइंट को ऐसी रिपोर्ट्स की जरूरत थी जो शामिल नहीं थीं। हमारे द्वारा प्रदान किया गया समाधान एक एक्सेस डेटाबेस था जिसने उन्हें CSV को निर्यात की गई QB रिपोर्ट का उपयोग करके QuickBooks से अपने डेटा को आसानी से आयात करने की अनुमति दी, फिर एक्सेस ने डेटा को साफ किया और आवश्यक परिणाम प्राप्त करने के लिए इसे स्थानीय तालिकाओं के साथ मिला दिया। हमने एक्सेस में कोड जोड़ा है जो सीएसवी फ़ाइल से डेटा अपलोड करेगा और रिपोर्टिंग के लिए PowerBI.com से जुड़ी हुई एक्सेस टेबल में सेव करेगा।

एक बार डेटाबेस को आवश्यक डेटा के साथ स्थापित करने के बाद, हमने उपयोगकर्ता को Power BI डेस्कटॉप एप्लिकेशन प्रदान किया और आवश्यक विज़ुअल और एक्सेस टेबल से आने वाले डेटा स्रोत के साथ एक डैशबोर्ड बनाया। इस मामले में क्लाइंट 32 बिट एक्सेस का उपयोग कर रहा था, इसलिए हमने पावर बीआई डेस्कटॉप का 32 बिट संस्करण स्थापित किया और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस इंजन 2010 पुनर्वितरण योग्य स्थापित किया।

ग्राहकों की आवश्यकताओं में से एक यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी घंटों को ट्रैक करना था कि वे अपने लक्ष्यों तक पहुंचे, प्रत्येक के पास साप्ताहिक लक्ष्य थे लेकिन वे एक चयनित तिथि सीमा पर लक्ष्य प्रतिशत भी देखना चाहते थे, उदाहरण के लिए यदि लक्ष्य एक कर्मचारी के लिए प्रति सप्ताह 32 था और विश्लेषण की गई तिथियां दो सप्ताह थीं, लक्ष्य 64 होना चाहिए।

चरण 1:एक तिथि तालिका जोड़ें

सबसे पहले, हमें एक तिथि तालिका की आवश्यकता थी जिसमें प्राप्त आंकड़ों के आधार पर वर्ष के प्रत्येक दिन शामिल हों। मॉडलिंग टैब पर न्यू टेबल बटन का उपयोग करके हम एक डैक्स एक्सप्रेशन का उपयोग करने में सक्षम थे जो एक ऐसी तिथि तालिका तैयार करेगा जो गतिविधि तालिका में सबसे पुरानी से नवीनतम तिथि तक होगी। PowerBI में हमने निम्न सूत्र का उपयोग किया:

अपनी रिपोर्ट में, Power BI विंडो के शीर्ष पर मॉडलिंग टैब में, नई तालिका चुनें।

आपको तालिका का पहला कॉलम बनाना होगा जो कि तारीख होगी। तालिका को अपने तालिका नाम से बदलें और फिर अपनी इच्छित तिथि सीमा निर्धारित करने के लिए कैलेंडर फ़ंक्शन का उपयोग करें। नीचे दिए गए हमारे उदाहरण में हम तालिका में तिथियों का उपयोग कर रहे हैं tblTimeActivities और गतिविधि दिनांक दिनांक फ़ील्ड का नाम है। हम आरंभ तिथि के रूप में न्यूनतम तिथि और अंतिम तिथि के रूप में अधिकतम तिथि का चयन कर रहे हैं। जैसे-जैसे हम tblTimeActivities में अधिक डेटा आयात करते हैं, इस पद्धति का उपयोग करके दिनांक तालिका में तिथियां बढ़ती जाएंगी।

वैकल्पिक रूप से, आप निम्न स्क्रिप्ट का उपयोग करके अपनी शुरुआत और समाप्ति तिथि को हार्ड कोड कर सकते हैं:

एक बार आपके पास दिनांक कॉलम हो जाने के बाद अब आप अन्य आवश्यक दिनांक संबंधित कॉलम जोड़ सकते हैं।

यहां उदाहरण में हम तारीख का वर्ष निकाल रहे हैं। अन्य विकल्प हैं:

माह =माह((tblDates[Date]))

सप्ताह =WEEKNUM(tblDates[Date])

सप्ताह की शुरुआत =tblDates[Date] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Date])

माहनाम =FORMAT (tblDates[Date], “mmm”)

अगला कदम एक परिकलित कॉलम जोड़ना था जो प्रत्येक तिथि के लिए एक दिन की गणना प्रदान करेगा:

गणना किए गए दिन =DATEDIFF(tblDates[Date],TODAY(),DAY)

अब हमें कुछ उपाय बनाने होंगे जो स्लाइसर पर चयनित तिथि सीमा के आधार पर कुल लक्ष्य की गणना करेंगे।

1. दिनांक सीमा में सप्ताहों की संख्या प्राप्त करें:
   सप्ताह की गणना =((MAX(tblDates[CalculatedDays])-MIN(tblDates[CalculatedDays]))+1)/7

2. लक्ष्य की गणना करें:
   BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

इस परियोजना का अंतिम चरण तब Office 365 में वेब-आधारित Power BI का उपयोग करके प्रबंधन के साथ रिपोर्ट साझा करना था। इसे हल करने के लिए, हमने केवल वेब पर रिपोर्ट प्रकाशित की और फिर निर्दिष्ट उपयोगकर्ताओं के साथ रिपोर्ट साझा की। अब क्योंकि डेटा क्लाउड आधारित नहीं है, हम गेटवे कनेक्शन बनाए बिना शेड्यूल रिफ्रेश बनाने में असमर्थ हैं। इस मामले में क्योंकि उन्होंने मुख्य उपयोगकर्ता के लिए पहले से ही एक दैनिक 3 चरण की प्रक्रिया स्थापित कर दी थी, यह केवल चरण 4 जोड़ने की बात थी:

1. क्विकबुक से CSV फ़ाइल निर्यात करें।
2. एक्सेस के लिए डेटा आयात करें।
3. Power BI डेस्कटॉप को रीफ्रेश करें और रिपोर्ट की समीक्षा करें।
4. Power BI वेब पर प्रकाशित करें।

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अंतिम रिपोर्ट