यदि आप पहले से ही जानते हैं कि कैसे खोलना, सहेजना और प्रिंट करना है, तो कहें, वर्ड, आप शायद बिना किसी कठिनाई के एक्सेस में वही काम करने के लिए तैयार हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप पूरी तरह से एक्सेस-रेडी हैं, यहां उन बुनियादी प्रक्रियाओं पर एक नज़र है जो आपको एक ठोस आधार दे सकती हैं जिस पर निर्माण करना है।एक्सेस कैसे खोलें
पहुंच कई तरीकों में से किसी एक में खुलती है। तो, एक बहुत व्यापक मेनू वाले रेस्तरां की तरह, कुछ लोगों को सभी विकल्प पसंद आएंगे, और अन्य कहेंगे, "मैं तय नहीं कर सकता! चुनने के लिए अभी बहुत सारे विकल्प हैं!"
अब, आप उन स्थितियों में भाग लेंगे जिनमें से एक तरीका सबसे अच्छा विकल्प है - हाथ नीचे, और वह एक रास्ता होगा। लेकिन क्या होगा अगर आपने इसके बारे में कभी नहीं सुना है? आप मेरा फ़ोन नंबर खोजने की कोशिश कर रहे होंगे (मैं असूचीबद्ध हूँ - हा!) ताकि आप मुझे अपने दिमाग का एक टुकड़ा दे सकें। तो आपको सभी से परिचित कराने के लिए आपकी पसंद (ताकि आप किसी भी स्थिति के लिए तैयार रहें), यहां वे सभी तरीके हैं जिनसे आप एक्सेस खोल सकते हैं:
- विंडोज 8.1 उपयोगकर्ता एप्लिकेशन शुरू करने के लिए कई तरीकों में से किसी का भी उपयोग कर सकते हैं - स्टार्ट आइकन प्रदर्शित करने के लिए स्क्रीन के निचले बाएं कोने पर क्लिक करें, कीबोर्ड पर विंडोज की दबाएं, या यदि आपके पास टचस्क्रीन है, तो स्टार्ट बटन पर टैप करें। . एक बार स्टार्ट स्क्रीन दिखाई देने पर, एक्सेस एप्लिकेशन टाइल पर टैप करें।
यदि आपने हाल ही में एक्सेस का उपयोग किया है, तो आप इसे स्टार्ट मेनू के बाईं ओर सूची में देखेंगे। बस स्टार्ट → माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2019 चुनें और एक्सेस ओपन हो जाए।
- अपने डेस्कटॉप पर या किसी फ़ोल्डर में (जैसा दिखाया गया है) किसी भी मौजूदा एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें। पहुँच अपने आप खुल जाती है।
किसी एक्सेस डेटाबेस फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें, और एक्सेस सीधे खुल जाता है। अच्छी खबर:एक्सेस 2019 एक्सेस के पिछले संस्करणों के साथ आपके द्वारा बनाई गई डेटाबेस फाइलें खोलेगा, और उन डेटाबेस फाइलों के भीतर जो भी सुविधाएँ कार्यरत हैं, उनका समर्थन करना चाहिए। आपकी सभी तालिकाएं ठीक से खुलनी चाहिए, और रिपोर्ट, प्रपत्र और प्रश्न भी ठीक काम करने चाहिए।
- यदि किसी मददगार व्यक्ति ने त्वरित लॉन्च टूलबार (टास्कबार पर) में एक्सेस जोड़ा है, तो आप एक्सेस 2019 आइकन पर क्लिक कर सकते हैं (यह किसी पुस्तक के कवर पर ए जैसा दिखता है), और वहां आप जाते हैं। पहुंच आपके लिए वहीं खुल जाती है।
एक्सेस में शुरुआती बिंदु कैसे चुनें
तो, एक्सेस खुला है, और (यह मानते हुए कि आपने इसे स्टार्ट मेनू से या टास्कबार के त्वरित लॉन्च हिस्से से खोला है) आप एक्सेस इंटरफ़ेस को देख रहे हैं। आप उन विशेषताओं को देख सकते हैं जिनके उद्देश्य आप से दूर हैं या जिन्हें आप अभी तक उपयोग करना नहीं जानते हैं।
अपने डेटाबेस के साथ आरंभ करने के लिए एक्सेस द्वारा प्रदान किए जाने वाले तरीकों को देखें, चाहे वह मौजूदा डेटाबेस हो जिसे काम करने की आवश्यकता हो या कोई नया जिसकी आपने योजना बनाई हो और जाने के लिए तैयार हो।
मौजूदा डेटाबेस खोलना
खैर, यह आसान है। यदि कोई डेटाबेस पहले से मौजूद है, तो आप फ़ाइल टैब (कार्यस्थान के ऊपरी बाईं ओर) पर क्लिक करके और दिखाई देने वाले आदेशों की सूची से ओपन चुनकर इसे खोल सकते हैं। जैसा कि यहां दिखाया गया है, एक पैनल खुलता है, जो आपके द्वारा खोली जा सकने वाली फाइलों के प्रकार (बस लंबे लाल फ़ाइल पैनल के दाईं ओर) और आपके द्वारा हाल ही में उपयोग किए गए डेटाबेस को प्रदर्शित करता है। हाल के शब्द पर क्लिक करें सूची में निकट बाईं ओर और फिर हाल की सूची में डेटाबेस पर क्लिक करें, और यह विंडो के सबसे बाईं ओर अपनी वर्तमान तालिकाओं, प्रश्नों, रिपोर्टों और प्रपत्रों को सूचीबद्ध करते हुए खुलता है।
दायीं ओर हाल की सूची से अपना हाल ही में उपयोग किया गया डेटाबेस चुनें।
जब डेटाबेस खुलता है, तो आप इसके विभिन्न भागों को केवल उस बाएं पैनल में डबल-क्लिक करके खोल और देख सकते हैं; आप जो कुछ भी खोलते हैं वह खिड़की के मुख्य, मध्य भाग में दिखाई देता है। निम्नलिखित आंकड़ा एक उदाहरण दिखाता है:एक तालिका, संपादन के लिए तैयार है।
एक मौजूदा तालिका, और अधिक रिकॉर्ड के लिए तैयार है।
तालिका खोलने के बाद, आप रिकॉर्ड दर्ज करना या संपादित करना शुरू कर सकते हैं। यदि आप किसी मौजूदा प्रश्न के साथ छेड़छाड़ करना चाहते हैं, तो आप उन्हें भी, कार्यक्षेत्र के बाईं ओर सूची में क्लिक करके खोल सकते हैं।
बिल्कुल नए डेटाबेस को प्रारंभ करना
तो, आपके पास खोलने के लिए डेटाबेस नहीं है, एह? खैर, इसे आपको रोकने न दें। एक नया शुरू करने के लिए, आपको केवल ओपन एक्सेस करना है।एक डेटाबेस फ़ाइल में आपके सभी डेटाबेस घटक होते हैं। डेटा से जुड़ी हर चीज़ डेटाबेस का हिस्सा है, जिसमें शामिल हैं:
- वे सभी टेबल जिनमें आपका डेटा होता है
- प्रश्न जो डेटा को खोजने और उसका उपयोग करने में आपकी सहायता करते हैं
- रिपोर्ट जो दर्शाती है कि आपका डेटा क्या है और इसका क्या अर्थ है
- वे फ़ॉर्म जो लोगों को डेटा देखने, दर्ज करने और संपादित करने की अनुमति देते हैं
नए समूह में रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस बटन पर क्लिक करें।
इसके बाद, अपने डेटाबेस को एक नाम दें (निम्न चित्र में दिखाई देने वाला डायलॉग बॉक्स देखें), और क्रिएट बटन पर क्लिक करें।
अपने डेटाबेस को कुछ ऐसा नाम दें जो सामान्य DatabaseX.accdb की जगह ले। कैप्शन में एक्स एक संख्या का प्रतिनिधित्व करता है; एक्सेस डिफ़ॉल्ट नामों के लिए लगातार संख्याएँ निर्दिष्ट करता है। यह आंकड़ा फ़ाइल नाम में 1 जोड़ा गया दिखाता है।
यदि यह एक्सेस की एक नई स्थापना में आपका पूर्ण पहला डेटाबेस है, तो इस पैनल में पेश किया गया फ़ाइल नाम डेटाबेस1 होगा। ध्यान दें कि आपको यहां फ़ाइल एक्सटेंशन टाइप करने की आवश्यकता नहीं है; एक्सेस आपके लिए सही जोड़ देगा।डायलॉग बॉक्स में वह छोटा पीला फोल्डर क्या है जहां आपने अपने नए डेटाबेस का नाम रखा है? यह आपको एक फ़ोल्डर चुनने की अनुमति देता है (विंडोज 8/8.1 में डिफ़ॉल्ट दस्तावेज़ फ़ोल्डर के अलावा) जिसमें आप अपने डेटाबेस को सहेज सकते हैं। अपने डेटाबेस के लिए एक नाम टाइप करने के बाद फ़ोल्डर आइकन पर क्लिक करें, और फिर एक स्थान चुनने के लिए परिणामी फ़ाइल नया डेटाबेस संवाद बॉक्स का उपयोग करें - दस्तावेज़ों के भीतर एक मौजूदा सबफ़ोल्डर, डेस्कटॉप, एक नेटवर्क ड्राइव (यदि आप नेटवर्क पर हैं, तो कहें आपका कार्यालय), या आपका Office 365 OneDrive। किसी भी विंडोज एप्लिकेशन का उपयोग करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए डायलॉग बॉक्स बहुत परिचित लगता है, इसलिए यह आपके लिए नया क्षेत्र नहीं होगा।
इस बिंदु पर, आपका नया डेटाबेस खुला होने के साथ, आप अपनी पहली तालिका में रिकॉर्ड दर्ज करना शुरू कर सकते हैं या अपने फ़ील्ड का नामकरण और उन्हें सेट करना शुरू कर सकते हैं। फ़ील्ड नाम सबसे ऊपरी पंक्ति में जाते हैं (आईडी फ़ील्ड पहले से ही नई तालिका में डिफ़ॉल्ट रूप से बनाई गई है), और लेबल जोड़ने के लिए क्लिक करें सक्रिय सेल के साथ कॉलम के ऊपर है। यदि आप अपनी तालिका को अभी सहेजना चुनते हैं (तालिका 1 टैब पर राइट-क्लिक करें और सहेजें चुनें), तो आप अपनी तालिका को तालिका 1 से अधिक उपयोगी नाम दे सकते हैं।टेम्पलेट से शुरू करना
एक्सेस टेम्पलेट्स प्रदान करता है (तैयार की गई फाइलें जो डेटाबेस कुकी कटर की तरह काम करती हैं) आपके नए डेटाबेस की जरूरतों के लिए। आपको उसी नए पैनल में टेम्पलेट आइकन का एक सेट मिलेगा जहां हमने अभी एक खाली डेस्कटॉप डेटाबेस चुना है। जैसा दिखाया गया है, आप ऑनलाइन टेम्प्लेट खोज बॉक्स के अंतर्गत किसी भी शब्द पर क्लिक करके एक टेम्प्लेट श्रेणी चुन सकते हैं, और उस श्रेणी में टेम्प्लेट के लिए ऑनलाइन खोज कर सकते हैं।
अपनी चुनी हुई श्रेणी के लिए डेटाबेस टेम्प्लेट देखें।
एक बार जब ऑनलाइन खोज पूरी हो जाती है (यह मानते हुए कि आप उस समय ऑनलाइन हैं), बड़े बटनों की एक श्रृंखला, प्रत्येक टेम्पलेट के लिए एक जो आपकी खोज से मेल खाता है, प्रकट होता है। ध्यान दें कि श्रेणियों की एक बड़ी सूची — का उपयोग करने के लिए यदि आप किसी अन्य श्रेणी के टेम्पलेट के लिए फिर से खोज करना चाहते हैं — दाईं ओर दिखाई देती है।
