- लघु पाठ
- लंबा पाठ
- संख्या
- मुद्रा
- AutoNumber (यह डेटा प्रकार, डिफ़ॉल्ट रूप से, किसी भी नई तालिका में प्रारंभिक आईडी फ़ील्ड पर लागू होता है)
- तारीख/समय
- हां/नहीं
- लुकअप और संबंध
- रिच टेक्स्ट
- अनुलग्नक
- हाइपरलिंक
- OLE ऑब्जेक्ट
- गणना की गई
- लुकअप विज़ार्ड
अभी के लिए, यह कहना पर्याप्त है कि उपरोक्त AutoNumber फ़ील्ड एक ऐसा फ़ील्ड है जिसमें एक स्वचालित रूप से जेनरेट की गई संख्या होती है ताकि प्रत्येक रिकॉर्ड अद्वितीय हो, जिसमें एक अद्वितीय AutoNumber, या ID हो।
अभी के लिए, यह पता लगाने के बारे में चिंता न करें कि प्रत्येक फ़ील्ड प्रकार क्या है या यह अपने नाम के आधार पर क्या करता है - मैं जल्द ही प्रत्येक पर जाता हूं। जैसा कि आप देख सकते हैं, हालांकि, सूची में लगभग किसी भी प्रकार का डेटा शामिल है जिसकी आप कल्पना कर सकते हैं। और याद रखें, हर एक को व्यापक रूप से अनुकूलित किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप ऐसे क्षेत्र बन जाते हैं जो आपकी आवश्यकताओं को सटीक रूप से पूरा करते हैं।
आगामी बुलेटेड सूची उपलब्ध फ़ील्ड प्रकारों और उनके उपयोग के तरीके का परिचय देती है। आप इस बारे में भी कुछ जान पाएंगे कि आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उन्हें कैसे बदल सकते हैं:- संक्षिप्त लेख: टेक्स्ट के 255 वर्णों तक - अक्षर, संख्याएं, विराम चिह्न और उसके किसी भी संयोजन को संग्रहीत करता है।
- लंबा टेक्स्ट: यह 2010 और पिछले संस्करणों में मिले मेमो फ़ील्ड प्रकार को प्रतिस्थापित करता है। एक लंबे टेक्स्ट फ़ील्ड में 64,000 वर्णों तक की जानकारी होती है - यानी टेक्स्ट के लगभग 18 पृष्ठ। यह एक वास्तव में बड़ा है पाठ्य से भरा। यह सामान्य नोट्स, विस्तृत विवरण, और ऐसी किसी भी चीज़ के लिए बहुत अच्छा है जिसके लिए बहुत अधिक स्थान की आवश्यकता होती है।
टेक्स्ट फ़ील्ड में संख्याएं गणना करने के लिए संख्याएं नहीं हैं; वे एक क्षेत्र में एक साथ लटके हुए अंकों का एक समूह हैं। इस तथ्य से सावधान रहें जब आप अपने डेटाबेस में तालिकाओं को डिज़ाइन करते हैं - आप एक मान दर्ज नहीं करना चाहते हैं, कहते हैं, एक परिकलित फ़ील्ड में उपयोग करने का इरादा है या किसी रिपोर्ट से किसी अन्य प्रकार की जानकारी निकालने के लिए और वह मूल्य है पाठ के रूप में संग्रहीत, इसे एक संख्या के रूप में निष्क्रिय करना। अगर डेटा संख्यात्मक है, तो इसे इस तरह से स्टोर करें।
टेक्स्ट फ़ील्ड में एक सेटिंग होती है जिसके बारे में आपको जानने की आवश्यकता होती है:आकार। जब आप कोई टेक्स्ट फ़ील्ड बनाते हैं, तो एक्सेस जानना चाहता है कि फ़ील्ड में कितने वर्ण हैं। वह क्षेत्र है आकार। यदि आप प्रथम नाम नामक फ़ील्ड बनाते हैं और उसका आकार 6 बनाते हैं, यूसुफ मैदान में फिट बैठता है, लेकिन नहीं जेनिफर। यह प्रतिबंध एक समस्या हो सकती है। एक अच्छा सामान्य नियम यह है कि क्षेत्र को आपकी आवश्यकता से थोड़ा बड़ा बनाना है। जरूरत पड़ने पर बाद के किसी बिंदु पर क्षेत्र को और भी बड़ा बनाना आसान है, लेकिन इसे छोटा करना संभावित रूप से खतरनाक है।- संख्या: वास्तविक, निश्चित संख्या रखता है। आप संख्या क्षेत्रों के साथ प्रसिद्धि और भाग्य के लिए अपना रास्ता जोड़, घटा सकते हैं और गणना कर सकते हैं। लेकिन अगर आप डॉलर और सेंट (या पाउंड और पेंस) के साथ काम कर रहे हैं, तो इसके बजाय मुद्रा फ़ील्ड का उपयोग करें।
- मुद्रा: पैसे, कीमतों, इनवॉइस राशियों आदि को ट्रैक करता है। एक एक्सेस डेटाबेस में, हिरन यहीं रुक जाता है। उस मामले के लिए, लीरा, निशान और येन करें। अगर आप कुछ अन्य के मूड में हैं संख्या का प्रकार, संख्या फ़ील्ड देखें।
- दिनांक/समय: आप किस प्रारूप का उपयोग करते हैं, इसके आधार पर समय, दिनांक या दोनों के संयोजन को संग्रहीत करता है। जीवन के समय को ट्रैक करने के लिए दिनांक/समय फ़ील्ड का उपयोग करें। बहुत बहुमुखी, है ना?
- हां/नहीं: आपके द्वारा चुने गए प्रारूप के आधार पर हां/नहीं, सही/गलत, और चालू/बंद रखता है। जब आपको सरल हां या ना की आवश्यकता हो, तो यह उपयोग करने का क्षेत्र है।
- लुकअप और संबंध: यदि आप चाहते हैं कि एक तालिका में कोई फ़ील्ड वास्तव में किसी अन्य तालिका में किसी फ़ील्ड से सामग्री प्रदर्शित करे, तो इसे फ़ील्ड प्रकार के रूप में चुनें। जैसे ही यह फ़ील्ड प्रकार चुना जाता है, एक साधारण लुकअप विज़ार्ड खुल जाता है, जिसके माध्यम से आप अपनी तालिका में इस नए फ़ील्ड को देखने के लिए तालिका और फ़ील्ड का चयन करते हैं।
- रिच टेक्स्ट: किसी विशेष फ़ील्ड की सामग्री को बस इतना स्वरूपित करने की आवश्यकता है? इस फ़ील्ड प्रकार को चुनें, और फ़ील्ड में डेटा पर लागू स्वरूपण (होम टैब पर टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग टूल का उपयोग करके) यह होगा कि यह ऑनस्क्रीन और रिपोर्ट में कैसा दिखाई देता है।
- OLE ऑब्जेक्ट: आप किसी ऑब्जेक्ट को लिंक या एम्बेड करने के लिए OLE ऑब्जेक्ट डेटा प्रकार का उपयोग कर सकते हैं - जैसे कि एक्सेल वर्कशीट या वर्ड डॉक्यूमेंट - किसी एक्सेस टेबल से।
- अनुलग्नक: फ़ाइलों को संलग्न करने के लिए इस फ़ील्ड प्रकार का उपयोग करें - वर्ड दस्तावेज़, एक्सेल वर्कशीट, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन, या किसी अन्य प्रकार की फ़ाइल, जिसमें ग्राफ़िक्स (स्वयंसेवक, उत्पाद, या स्थान की एक तस्वीर, शायद?) - रिकॉर्ड में शामिल है।
- हाइपरलिंक: इस फ़ील्ड प्रकार के लिए धन्यवाद, एक्सेस उस विशेष लिंक भाषा को समझता है और संग्रहीत करता है जो इंटरनेट को इतना शक्तिशाली स्थान बनाती है। यदि आप अपनी कंपनी के नेटवर्क पर एक्सेस का उपयोग करते हैं या इंटरनेट का व्यापक रूप से उपयोग करते हैं, तो यह फ़ील्ड प्रकार आपके लिए है।
- गणना की गई: इस फ़ील्ड प्रकार का उपयोग तब करें जब आप उस फ़ील्ड को एक सूत्र के परिणाम से भरना चाहते हैं जो एक ही तालिका में एक या अधिक अन्य फ़ील्ड का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, आपके उत्पादों की सूची वाली तालिका में, अन्य फ़ील्ड में मूल्य और छूट शामिल हो सकते हैं। यदि आप एक फ़ील्ड भी चाहते हैं जो नई कीमत (कीमत, छूट कम) की गणना करता है, तो आप उसे एक परिकलित फ़ील्ड बना सकते हैं। जब आप इसे फ़ील्ड प्रकार के रूप में चुनते हैं, तो आप यह चुनने के लिए एक सबमेनू का उपयोग करते हैं कि किस प्रकार के डेटा में परिणाम होगा, और फिर एक एक्सप्रेशन बिल्डर डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, जिसके माध्यम से आप फॉर्मूला सेट करते हैं।
रोजमर्रा की तालिकाओं के लिए सामान्य फ़ील्ड
| नाम | टाइप करें | आकार | सामग्री |
| शीर्षक | संक्षिप्त पाठ | 4 | मि., मिस., मिसेज, एम.एम., सर, इत्यादि। |
| प्रथम नाम | संक्षिप्त पाठ | 15 | व्यक्ति का पहला नाम। |
| मध्य प्रारंभिक | संक्षिप्त पाठ | 4 | व्यक्ति का मध्य अक्षर; दो आद्याक्षर और विराम चिह्न की अनुमति देता है। |
| उपनाम | संक्षिप्त पाठ | 20 | व्यक्ति का उपनाम। |
| प्रत्यय | संक्षिप्त पाठ | 10 | जूनियर, सीनियर, II, पीएच.डी., इत्यादि। |
| नौकरी | संक्षिप्त पाठ | 25 | नौकरी का शीर्षक या पद। |
| कंपनी | संक्षिप्त पाठ | 25 | कंपनी का नाम। |
| पता 1, पता 2 | संक्षिप्त पाठ | 30 | पते के लिए दो फ़ील्ड शामिल करें क्योंकि आजकल कुछ कॉर्पोरेट स्थान बहुत जटिल हैं। |
| शहर | संक्षिप्त पाठ | 20 | शहर का नाम. |
| राज्य, प्रांत | संक्षिप्त पाठ | 4 | राज्य या प्रांत; आपके द्वारा संग्रहीत किए जा रहे डेटा के लिए नाम उचित रूप से लागू करें। |
| ज़िप कोड, पोस्टल कोड | संक्षिप्त पाठ | 10 | ज़िप या डाक कोड; ध्यान दें कि यह टेक्स्ट वर्णों के रूप में संग्रहीत है, संख्या के रूप में नहीं। |
| देश | संक्षिप्त पाठ | 15 | यदि आप किसी एक देश में काम करते हैं तो इसकी आवश्यकता नहीं है। |
| कार्यालय का फ़ोन | संक्षिप्त पाठ | 12 | वॉयस टेलीफोन नंबर; एक्सटेंशन के लिए आकार बढ़ाकर 17 कर दें। |
| फैक्स नंबर | संक्षिप्त पाठ | 12 | फ़ैक्स नंबर. |
| होम फ़ोन | संक्षिप्त पाठ | 12 | होम टेलीफ़ोन नंबर। |
| सेलुलर फ़ोन | संक्षिप्त पाठ | 12 | सेल फ़ोन (या आपके महानगरों के लिए "मोबाइल फ़ोन")। |
| ईमेल पता | संक्षिप्त पाठ | 30 | इंटरनेट ईमेल पता। यदि आप जिस व्यक्ति का रिकॉर्ड बना रहे हैं, उसके पास एक से अधिक ईमेल पते हैं, तो इसे एक ईमेल1 बनाएं और विकल्पों को क्रमांकित करें — ईमेल2, ईमेल3, इत्यादि। |
| वेबसाइट | हाइपरलिंक | वेब पृष्ठ का पता; एक्सेस स्वचालित रूप से फ़ील्ड आकार सेट करता है। | |
| SSN | संक्षिप्त पाठ | 11 | यू.एस. सामाजिक सुरक्षा नंबर, डैश सहित। |
| टिप्पणियां | लंबा पाठ | नोट्स के लिए एक फ़्रीफ़ॉर्म स्पेस; एक्सेस स्वचालित रूप से एक फ़ील्ड आकार चुनता है। |
प्रतिबंधित प्रतीक
| प्रतीक | नाम | |
| / | फॉरवर्ड स्लैश | |
| ? | प्रश्न चिह्न | |
| * | तारांकन | |
| - | डैश | |
| ; | अर्धविराम | |
| " | डबल कोट्स | |
| : | कोलन | |
| ' | एकल उद्धरण | |
| ! | विस्मयादिबोधक बिंदु | |
| $ | डॉलर का चिह्न | |
| # | पाउंड चिह्न | |
| % | प्रतिशत | |
| & | एम्परसेंड |
बेशक, एक अन्य फ़ील्ड प्रकार (टाइप कॉलम में सूचीबद्ध) न तो एक छोटा टेक्स्ट है और न ही लंबा टेक्स्ट फ़ील्ड है - आप हाइपरलिंक फ़ील्ड भी देखते हैं। इस डेटा प्रकार को टेक्स्ट भी माना जाता है, लेकिन हाइपरलिंक डेटा प्रकार URL को URL के रूप में संग्रहीत करता है - न कि केवल टेक्स्ट और विराम चिह्न की एक स्ट्रिंग के रूप में।
यदि यह सब पाठ बनाम संख्या सामग्री आपको भ्रमित कर रही है, तो याद रखें कि कंप्यूटर सोचते हैं कि संख्या के बीच कोई अंतर है (जिसका उपयोग आप गणना में करेंगे) और एक अंकों की स्ट्रिंग, जैसे अंक जो एक फ़ोन नंबर बनाते हैं। जब विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट फ़ील्ड की बात आती है, तो यह मायने रखता है कि फ़ील्ड में कितना टेक्स्ट संग्रहीत किया जाएगा, और यदि डेटाबेस में ठीक से काम करने के लिए उसे किसी विशेष स्वरूपण की आवश्यकता है।
