बहुत सारे व्यवसाय अपने डेटा को प्रबंधित करने के लिए Microsoft Excel का उपयोग करते हैं, लेकिन वे नहीं जानते कि डेटाबेस में अपग्रेड न करने से वे क्या खो रहे हैं! स्प्रैडशीट डेटाबेस के समान दिख सकते हैं, लेकिन एक स्प्रेडशीट लगभग उतनी शक्तिशाली नहीं होती जितनी एक। साथ ही, स्प्रेडशीट के अंदर और बाहर जानकारी प्राप्त करना अक्सर थकाऊ और बोझिल होता है। बहुत सारी मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता होती है, और इससे त्रुटियों का खतरा बढ़ जाता है।
यदि आप Microsoft Excel से Microsoft Access में अपग्रेड करना चाहते हैं, तो आप एक बढ़िया विकल्प बना रहे हैं जो आपके व्यवसाय को अधिक सुरक्षित और कुशल बनाने की अनुमति देगा। नीचे हम आपके एक्सेस डेटाबेस से सबसे बड़ा रिटर्न देखने के तरीके के बारे में कुछ सुझाव साझा करते हैं।
एमएस एक्सेस उपयोगकर्ता के अनुकूल है। आप प्रोग्रामिंग भाषा सीखने के बिना इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
Microsoft Access आपकी Office सदस्यता के साथ उपलब्ध है, और इसका उपयोग करने के लिए आपको प्रोग्रामिंग भाषा सीखने की आवश्यकता नहीं है। एक्सेस को एक गैर-तकनीकी डेटाबेस एप्लिकेशन माना जाता है जो औसत व्यक्ति के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल है। वास्तव में, आप इसका उपयोग कोडिंग में पृष्ठभूमि की आवश्यकता के बिना ऐप्स बनाने के लिए कर सकते हैं।
हम आपको डेटाबेस और स्प्रेडशीट के बीच अंतर से परिचित कराने के लिए एक्सेस में गोता लगाने और सुविधाओं का परीक्षण करने की सलाह देते हैं। लेकिन, नई प्रोग्रामिंग भाषा सीखने में समय बर्बाद न करें। Microsoft Access के बुनियादी कार्यों का उपयोग करने के लिए यह आवश्यक नहीं है।
केवल उन्हीं तालिकाओं का उपयोग करें जिनकी आपके एप्लिकेशन को आवश्यकता है।
आपके आवेदन में आवश्यक तालिकाओं की कोई "सही" संख्या नहीं है। उचित मात्रा में उपयोग करें - न अधिक, न कम। शुरुआती डेटाबेस उपयोगकर्ताओं में बहुत कम तालिकाओं का उपयोग करने की प्रवृत्ति होती है और अंत में एक ही स्थान पर बहुत अधिक जानकारी को रटने की कोशिश करते हैं। दूसरी ओर, कुछ उपयोगकर्ता दर्जनों डेटाबेस बनाते हैं, जब उन्हें वास्तव में केवल कुछ की आवश्यकता होती है।
दोहराए जाने वाले और अनावश्यक डेटा से बचें।
एक और चीज जिससे आप बचना चाहते हैं, वह है एक ही टेबल में डेटा को दोहराना। रिलेशनल डेटाबेस डिज़ाइन डेटा को एक अलग तालिका में तोड़कर दोहराता है। इसलिए, यदि आप अपने आप को आइटम 1, आइटम 2, आइटम 3 . जैसे फ़ील्ड नामों को क्रमांकित करते हुए पाते हैं , आदि, डेटा स्टोर करने के लिए एक अलग तालिका बनाएं।
अनावश्यक डेटा के मामले में भी ऐसा ही है - इससे बचें! अनावश्यक डेटा आपके डेटाबेस में होने की आवश्यकता नहीं है, और यह वास्तव में आपके डेटा को दूषित कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ग्राहक का नाम दो तालिकाओं में संग्रहीत है और केवल एक तालिका को अपडेट करते हैं, तो डेटा अब विश्वसनीय नहीं है।
भ्रम से बचने के लिए नामकरण परंपरा का उपयोग करें।
जब आप अपने डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स के लिए नामकरण परंपरा चुनते हैं, तो आपको भ्रम से बचने के लिए इसके साथ रहना चाहिए। इस तरह, सभी डेटाबेस तालिकाओं, स्तंभों, बाधाओं और अन्य वस्तुओं को एक सुसंगत और विश्वसनीय तरीके से नामित किया जाएगा। अच्छी खबर यह है कि आप अपनी इच्छानुसार कोई भी नामकरण परंपरा चुन सकते हैं (कारण के भीतर) - कुंजी सुसंगत होना है।
नल का उपयोग केवल तभी करें जब आपको आवश्यकता हो।
नल अक्सर अति प्रयोग किया जाता है। नल का उपयोग करने का सही उद्देश्य तब होता है जब सूचना का क्षेत्र वास्तव में अज्ञात होता है। यह उस फ़ील्ड से अलग है जिसे खाली छोड़ने की आवश्यकता है। उदाहरण के तौर पर, किसी टेबल पर एड्रेस 1 और एड्रेस 2 लाइन को भरते समय एड्रेस 2 लाइन को आमतौर पर खाली छोड़ दिया जाता है। लेकिन, "रिक्त" एक ज्ञात मान है, इसलिए आपको शून्य डालने की आवश्यकता नहीं है।
किसी Microsoft Access परामर्श विशेषज्ञ से परामर्श करें।
अंत में, सुनिश्चित करें कि आपके पास परामर्श करने के लिए एक Microsoft प्रौद्योगिकी विशेषज्ञ है। जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है और बदलता है, आपके डेटाबेस की भी आवश्यकता हो सकती है। यह महत्वपूर्ण है कि आपका डेटाबेस हमेशा आपके लिए काम कर रहा है और आपको सुरक्षित, सुसंगत डेटा प्रदान कर रहा है। डेटाबेस विशेषज्ञों की एक टीम के साथ साझेदारी करके, आप अपने डेटाबेस से अधिकतम मूल्य प्राप्त कर सकते हैं।
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