Microsoft Access क्या है और आप इसका उपयोग किस लिए करते हैं?

आपको हर सुविधा और उपकरण का उपयोग करने और एक्सेस लिफाफे के किनारों को धक्का देने की आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, आप एक्सेस की पेशकश की जाने वाली हर चीज का बहुत कम उपयोग कर सकते हैं और अभी भी डेटा को संग्रहीत करने और एक्सेस करने के लिए अपनी आवश्यकताओं के लिए काफी महत्वपूर्ण समाधान बना सकते हैं - सभी क्योंकि एक्सेस वास्तव में "यह सब कर सकता है" - आपको डेटाबेस को जल्दी से सेट करने में सक्षम बनाता है, उस डेटाबेस में रिकॉर्ड बनाएं, और फिर उस डेटा को कई उपयोगी तरीकों से उपयोग करें। बाद में, कौन जानता है? आप एक्सेस गुरु बन सकते हैं।

एलेक्सा के साथ बड़े डेटाबेस बनाना

एक्सेस बड़े डेटाबेस को अच्छी तरह से हैंडल करने के कुछ कारण हैं:

• आमतौर पर, एक बड़े डेटाबेस में बड़ी डेटा-प्रविष्टि की आवश्यकता होती है। एक्सेस न केवल फ़ॉर्म प्रदान करता है बल्कि ऐसी सुविधाएँ भी प्रदान करता है जो एक त्वरित फ़ॉर्म बना सकती हैं जिसके माध्यम से कोई व्यक्ति उन सभी रिकॉर्डों को दर्ज कर सकता है। यह डेटा प्रविष्टि को आसान और तेज़ बना सकता है और त्रुटि के मार्जिन को काफी कम कर सकता है।
• जब आपके पास ढेर सारे और ढेर सारे रिकॉर्ड होते हैं, तो आपके पास त्रुटियों के आने के भी ढेर सारे अवसर होते हैं। इसमें डुप्लिकेट रिकॉर्ड, गलत वर्तनी वाले रिकॉर्ड और गुम जानकारी वाले रिकॉर्ड शामिल हैं - और यह केवल सलामी बल्लेबाजों के लिए है। तो आपको उन त्रुटियों का पता लगाने और उन्हें ठीक करने के लिए एक्सेस जैसे एप्लिकेशन की आवश्यकता है।
• बड़े डेटाबेस का मतलब सटीक, व्यावहारिक रिपोर्टिंग के लिए बड़ी ज़रूरतें हैं। एक्सेस में शक्तिशाली रिपोर्टिंग टूल होते हैं जिनका उपयोग आप प्रिंटेड और ऑनस्क्रीन रिपोर्ट बनाने के लिए कर सकते हैं - और उनमें आपके डेटा के कम या अधिक टुकड़े शामिल हो सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो एक से अधिक टेबल से तैयार किया जा सकता है। आप अपनी रिपोर्ट को अपने दर्शकों के लिए तैयार कर सकते हैं, रिपोर्ट के पन्नों पर जो दिखाया गया है उससे लेकर रंगों और फोंट का इस्तेमाल किया जा सकता है।
• जब आप कुछ खोजना चाहते हैं तो बड़े डेटाबेस को पार करना मुश्किल होता है। एक्सेस आपके स्वयं के विशेष टूल (जिसे क्वेरी . के रूप में जाना जाता है) को सॉर्ट करने, खोजने और बनाने के लिए कई टूल प्रदान करता है ) मायावी एकल रिकॉर्ड या रिकॉर्ड के समूह को खोजने के लिए जिसकी आपको आवश्यकता है।
• एक्सेस डेटा आयात और पुनर्चक्रण को आसान बनाकर समय बचाता है। आपने अन्य स्रोतों से डेटा आयात करने के लिए कुछ उपकरणों का उपयोग किया होगा - जैसे एक्सेल वर्कशीट (यदि आपने एक्सेल में शुरू किया है और डेटा-स्टोरेज डिवाइस के रूप में इसकी उपयोगिता को अधिकतम किया है) और वर्ड टेबल। एक्सेस आपको अपने सभी डेटा को फिर से दर्ज करने से बचाता है और आपको कई डेटा स्रोतों को एक समान रखने की अनुमति देता है।

एकाधिक तालिकाओं के साथ डेटाबेस बनाना

बड़ा संगठन डेटाबेस

• एक टेबल में ग्राहक का डेटा होता है — नाम, पते, फोन नंबर और ईमेल पते।
• दूसरी तालिका में ग्राहकों के ऑर्डर होते हैं, जिसमें ऑर्डर देने वाले ग्राहक का नाम, बिक्री को संभालने वाले विक्रेता, शिपिंग जानकारी और ऑर्डर की तारीख शामिल होती है।
• तीसरी तालिका में कंपनी द्वारा बेचे जाने वाले उत्पादों की जानकारी होती है, जिसमें उत्पाद संख्या, आपूर्तिकर्ता के नाम, मूल्य और स्टॉक में मौजूद वस्तुओं की संख्या शामिल होती है।
• चौथी तालिका में आपूर्तिकर्ता डेटा होता है - उन कंपनियों के बारे में जिनसे मुख्य संगठन ग्राहकों को फिर से बेचने के लिए उत्पादों की अपनी सूची प्राप्त करता है। तालिका में कंपनी के नाम, उनके संपर्क व्यक्ति और उन तक पहुंचने के लिए पता, ईमेल और फोन नंबर की जानकारी शामिल है।
• पांचवीं तालिका में कर्मचारियों का डेटा होता है - जिस तारीख से उन्हें उनकी संपर्क जानकारी से लेकर उनकी नौकरी के शीर्षक तक - और उनके बारे में नोट्स भी होते हैं, संदर्भ के लिए उनके रिज्यूमे का सारांश।

क्योंकि आपको प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए प्रत्येक फ़ील्ड भरने की ज़रूरत नहीं है - डेटाबेस में किसी भी तालिका में - यदि आपके पास फ़ोन नंबर नहीं है या आपको कोई ईमेल पता नहीं है, उदाहरण के लिए, उन फ़ील्ड को खाली छोड़ना ठीक है जब तक आपको वह जानकारी नहीं मिल जाती।

योजना बनाने में विफल? विफल होने की योजना

• आपको कितनी टेबल की आवश्यकता होगी
• कौन सा डेटा किस तालिका में जाएगा
• अपनी आवश्यक रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए आप तालिकाओं का एक साथ उपयोग कैसे करेंगे

पूरी तरह से योजना के हिस्से के रूप में, कागज पर अपने नियोजित डेटाबेस को स्केच करें, प्रत्येक तालिका के लिए बक्से के साथ एक प्रकार का फ़्लोचार्ट बनाएं और प्रत्येक में आपके पास मौजूद फ़ील्ड की सूची। यह दिखाने के लिए तीर बनाएं कि वे कैसे संबंधित हो सकते हैं - यह एक साधारण परिवार के पेड़ को चित्रित करने जैसा है - और आप एक सुनियोजित, उपयोगी डेटाबेस के लिए अपने रास्ते पर हैं।

1. कागज पर या किसी शब्द-संसाधन दस्तावेज़ में, जो भी अधिक हो आराम से, निम्न टाइप करें:

• आपके डेटाबेस के लिए एक संभावित नाम
• उस डेटाबेस से दैनिक या नियमित आधार पर आपके द्वारा प्राप्त की जाने वाली जानकारी के टुकड़ों की सूची

2. अब, उस जानकारी के आधार पर, उन वास्तविक विवरणों की एक नई सूची बनाएं जिन्हें आप स्टोर कर सकते हैं:

अपने ग्राहकों, उत्पादों, विचारों, मामलों, पुस्तकों, कला के कार्यों, छात्रों के बारे में आपके द्वारा सोची जा सकने वाली हर जानकारी की सूची बनाएं - आपका डेटाबेस जो भी संबंधित हो। ओवरबोर्ड जाने से डरो मत - आप सूची में कुछ वस्तुओं को हमेशा छोड़ सकते हैं यदि वे आपके डेटाबेस में प्रत्येक आइटम के बारे में वास्तव में जानने के लिए आवश्यक चीजें नहीं हैं (या संभवतः पता लगा सकते हैं)।

3. फ़ील्ड की सूची लें — यही वह सभी जानकारी हैं — और उन्हें तार्किक समूहों में विभाजित करना शुरू करें।

कैसे? फ़ील्ड के बारे में सोचें और वे एक साथ कैसे काम करते हैं:

• उदाहरण के लिए, यदि डेटाबेस पुस्तकों के पुस्तकालय का ट्रैक रखता है, तो शायद शीर्षक, प्रकाशन तिथि, प्रकाशक, ISBN (I) अंतरराष्ट्रीय एस तंदूर बी ओके एन umber, जो प्रत्येक पुस्तक के लिए अद्वितीय है), मूल्य और पृष्ठ संख्या को एक समूह में संग्रहीत किया जा सकता है, जबकि लेखक की जानकारी, समीक्षाएं, और उसी लेखक द्वारा अन्य शीर्षकों की सूची या उसी विषय पर पुस्तकों को दूसरे समूह में संग्रहीत किया जा सकता है। ये समूह अलग-अलग टेबल बन जाते हैं, जिससे किताबों का आपका रिलेशनल डेटाबेस बन जाता है।
• पता लगाएं कि प्रत्येक रिकॉर्ड के बारे में क्या अद्वितीय है। जैसा कि पिछले बिंदु में कहा गया है, आपको एक ऐसे क्षेत्र की आवश्यकता है जो प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए अद्वितीय हो। यद्यपि एक्सेस आपके लिए एक अद्वितीय मूल्य बना सकता है यदि आपके डेटाबेस में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए कोई अद्वितीय डेटा मौजूद नहीं है, तो अक्सर ऐसा फ़ील्ड पहले से ही होना या ऐसा फ़ील्ड स्वयं बनाना सबसे अच्छा होता है। ग्राहक संख्या, छात्र संख्या, सामाजिक सुरक्षा संख्या, पुस्तक ISBN, कैटलॉग संख्या, क्रमांक - कुछ भी जो किन्हीं दो अभिलेखों के लिए समान नहीं है, वह करेगा।

फ़ील्ड की एक बड़ी सूची और उन फ़ील्ड्स के कुछ अस्थायी समूह तैयार होने के साथ, और प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए कौन-सा फ़ील्ड अद्वितीय है, इस विचार के साथ, आप यह पता लगाना शुरू कर सकते हैं कि कैसे उपयोग करें डेटा।

4. उन तरीकों की सूची बनाएं जिनसे आप डेटा का उपयोग कर सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:

• रिपोर्ट जो आप बनाना चाहते हैं, जिसमें प्रत्येक रिपोर्ट के लिए कौन से फ़ील्ड शामिल किए जाने चाहिए, इसकी सूची शामिल है
• अन्य तरीकों से आप डेटा का उपयोग कर सकते हैं — मेलिंग के लिए लेबल, उत्पाद लेबल, कैटलॉग डेटा, मूल्य सूची, संपर्क सूचियां, आदि

5. उन सभी स्थानों की सूची बनाएं जहां आपका डेटा वर्तमान में रहता है। यह आपकी जेब में कागज की पर्चियों पर, किसी बॉक्स में कार्ड पर, किसी अन्य प्रोग्राम (जैसे एक्सेल) में, या शायद मार्केटिंग उद्देश्यों के लिए डेटा बेचने वाली कंपनी के माध्यम से हो सकता है।

उपयोगकर्ता प्रपत्रों के साथ डेटाबेस तक पहुंचें

• यदि आप स्वयं डेटा प्रविष्टि कर रहे हैं, तो शायद आप एक स्प्रेडशीट जैसे वातावरण में काम करने में सहज हैं (जिसे एक्सेस में डेटाशीट दृश्य के रूप में जाना जाता है) ), जहां टेबल एक बड़ा ग्रिड है। आप इसे पंक्ति दर पंक्ति भरते हैं, और प्रत्येक पंक्ति एक रिकॉर्ड है।

आंकड़ा डेटाशीट दृश्य में प्रगति पर स्वयंसेवकों की एक तालिका दिखाता है। आप तय करते हैं:क्या इसका उपयोग करना आसान है, या आप प्रत्येक रिकॉर्ड दर्ज करते समय एक पंक्ति में नीचे जाने और गलत सामग्री को गलत कॉलम में दर्ज करना भूल जाते हैं? जैसा कि आप देख सकते हैं, विंडो में शो की तुलना में अधिक फ़ील्ड हैं, इसलिए आप इस दृश्य का उपयोग करने के लिए बाईं और दाईं ओर बहुत अधिक स्क्रॉल कर रहे होंगे।

• आप एक फ़ॉर्म का उपयोग करना चाह सकते हैं (निम्न चित्र में दिखाया गया है) इसके बजाय। प्रपत्र डेटा प्रविष्टि, संपादन, और आपके डेटाबेस को एक बार में एक रिकॉर्ड देखने के लिए एक विशेष इंटरफ़ेस है, यदि:
• डेटा प्रविष्टि को कोई और संभालेगा
• डेटा की पंक्ति के बाद एक बड़ी ग्रिड में टाइप करना दिमाग को सुन्न करने वाला लगता है

दिमाग सुन्न करने वाला प्रभाव (और त्रुटि के लिए अंतर्निहित बढ़ा हुआ मार्जिन) विशेष रूप से तब होता है जब आपके पास डेटाबेस में बहुत सारे फ़ील्ड होते हैं, और उपयोगकर्ता, यदि डेटाशीट दृश्य में काम कर रहे हैं, तो फ़ील्ड के माध्यम से क्षैतिज रूप से आगे बढ़ना पड़ता है। दिखाया गया एक फॉर्म फ़ील्ड को अधिक सुखद प्रारूप में रखता है, जिससे फ़ील्ड में डेटा दर्ज करना और सभी फ़ील्ड को एक साथ देखना आसान हो जाता है (या केवल वे जिन्हें आप डेटा दर्ज करना चाहते हैं)।

यदि आपका डेटाबेस इतना बड़ा है कि आपको डेटा प्रविष्टि करने में मदद की आवश्यकता है, या यदि यह समय के साथ बढ़ने वाला है, तो चल रही डेटा-एंट्री प्रक्रिया की संभावना है, एक्सेस आपके लिए उपकरण है। तथ्य यह है कि यह डेटा प्रविष्टि/संपादन के सरल रूपों की पेशकश करता है, यह आपकी पसंद का डेटाबेस एप्लिकेशन बनाने के लिए पर्याप्त कारण है।

डेटाबेस जिन्हें विशेष रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है

यदि आप एक एक्सेल उपयोगकर्ता हैं, तो आपकी रिपोर्टिंग क्षमताएं आसान या सरल से बहुत दूर हैं, और वे बड़े डेटाबेस के साथ उपयोग के लिए डिज़ाइन नहीं की गई हैं - वे स्प्रैडशीट और छोटी, एक-तालिका सूचियों के लिए हैं। इसके अलावा, आपको इन रिपोर्टों को प्राप्त करने के लिए एक्सेल के टूल में बहुत गहराई से जाना होगा। दूसरी ओर, एक्सेस एक डेटाबेस एप्लिकेशन है, इसलिए रिपोर्टिंग एक प्रमुख, अपफ्रंट फीचर है।

एक उदाहरण? एक्सेल में, एक रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए जो आपके डेटा को आपकी सूची में एक या अधिक फ़ील्ड द्वारा समूहित करती है, आपको डेटा को सॉर्ट करने के लिए फ़ील्ड का उपयोग करके पहले वर्कशीट में पंक्तियों को सॉर्ट करना होगा, और फिर आप जो बना सकते हैं उसे बना सकते हैं उप-योग रिपोर्ट . के रूप में जाना जाता है . इसे बनाने के लिए, आप एक डायलॉग बॉक्स का उपयोग करते हैं जो आपसे उन गणनाओं के बारे में पूछता है जिन्हें आप करना चाहते हैं, परिणाम कहां रखें, और क्या आप एक से अधिक फ़ील्ड पर सॉर्ट और/या सबटोटल आधारित कर रहे हैं। परिणामी रिपोर्ट को प्रिंट करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है, और रिपोर्ट के प्रिंट होने के तरीके को नियंत्रित करने के लिए आपको अपने स्प्रैडशीट पेजिनेशन (स्प्रेडशीट के एक विशेष दृश्य के माध्यम से) के साथ टिंकर करना होगा।

एक्सेस में? बस रिपोर्ट विज़ार्ड को सक्रिय करें, और आप अपने डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं, इसे समूहबद्ध करने का तरीका चुन सकते हैं, रिपोर्ट में शामिल करने के लिए डेटा के कौन से टुकड़े तय कर सकते हैं, और एक सरल, सुव्यवस्थित प्रक्रिया में एक दृश्य लेआउट और रंग योजना चुन सकते हैं। आप कुछ भी किए बिना, रिपोर्ट छपाई के लिए तैयार है। एक्सेस रिपोर्टिंग के लिए बनाया गया है - आखिरकार, यह एक डेटाबेस एप्लिकेशन है - और रिपोर्ट सबसे अधिक में से एक हैं (यदि नहीं द सबसे) महत्वपूर्ण तरीके जिनका आप उपयोग करेंगे और अपने डेटा को साझा करेंगे।

चूंकि रिपोर्ट एक्सेस का इतना महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, इसलिए आप उन्हें न केवल न्यूनतम उपद्रव के साथ बना सकते हैं, बल्कि अपने सबसे महत्वपूर्ण डेटा के शक्तिशाली दस्तावेज बनाने के लिए उन्हें अनुकूलित भी कर सकते हैं:

• एक त्वरित, सरल रिपोर्ट बनाएं जो आपकी तालिका में जो कुछ भी है उसे एक साफ-सुथरे, आसानी से पढ़े जाने वाले प्रारूप में बाहर निकाल दें।

• एक अनुकूलित रिपोर्ट बनाएं जिसे आप रिपोर्ट विज़ार्ड की सहायता से चरण-दर-चरण डिज़ाइन करते हैं। चित्र में दिखाई गई रिपोर्ट में स्वयंसेवकों को उनके अंतिम नामों से क्रमबद्ध किया गया है। ये विकल्प कुछ ही क्लिक में आसानी से काम करने लगे।

• आप वास्तव में अपनी आस्तीन ऊपर कर सकते हैं और एक नई रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं, या किसी मौजूदा के साथ खेल सकते हैं, सभी प्रकार की घंटियाँ और सीटी जोड़ सकते हैं। निम्न आंकड़ा यह दिखाता है कि यह डिज़ाइन दृश्य में हो रहा है। ध्यान दें कि रिपोर्ट का शीर्षक (स्थिति के आधार पर स्वयंसेवकों की सूची) चुना गया है:इसके चारों ओर एक बॉक्स है और बॉक्स के कोनों और किनारों पर छोटे हैंडल हैं, जिसका अर्थ है कि आप शीर्षक को पुन:स्वरूपित कर सकते हैं, फ़ॉन्ट, आकार या रंग बदल सकते हैं। टेक्स्ट, या यहां तक ​​कि अगर नए शीर्षक की आवश्यकता हो तो शब्दों को संपादित भी कर सकते हैं।

इसलिए, आप किसी भी या सभी डेटाबेस तालिकाओं और उन तालिकाओं के किसी भी फ़ील्ड का उपयोग करके एक्सेस में किसी भी प्रकार की कस्टम रिपोर्ट बना सकते हैं, और आप फ़ील्ड को समूहबद्ध कर सकते हैं और उन्हें अपने इच्छित क्रम में रख सकते हैं:

• रिपोर्ट विज़ार्ड के साथ, आप अपनी रिपोर्ट के लिए कई प्रीसेट लेआउट में से चुन सकते हैं, और आप इसे पंक्ति दर पंक्ति, कॉलम दर कॉलम अनुकूलित कर सकते हैं।
• रिपोर्ट बनाने के बाद आप आसानी से फ़ील्ड जोड़ और हटा सकते हैं, यदि आप रिपोर्ट में शामिल किए जाने के बारे में अपना विचार बदलना चाहते हैं। यदि आप अपनी रिपोर्ट के हर पहलू पर अपनी व्यक्तिगत मुहर लगाना चाहते हैं, तो आप निम्न कार्य करने के लिए डिज़ाइन व्यू का उपयोग कर सकते हैं:
• शीर्षक, निर्देशात्मक या वर्णनात्मक टेक्स्ट बॉक्स और ग्राफ़िक्स जोड़ें।
• किसी भी जानकारी को शामिल करने के लिए जिसे आप रिपोर्ट के सभी पृष्ठों पर दिखाना चाहते हैं, अनुकूलित शीर्षलेख और पादलेख सेट करें।