Microsoft Access एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो आपको डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने देता है। इसका उपयोग करना अपेक्षाकृत आसान है और अन्य Microsoft उत्पादों के समान दिखने और महसूस करने के लिए है। यह इसे शुरुआती लोगों या उन लोगों के लिए उपयुक्त विकल्प बनाता है जिनके पास कंप्यूटर का बहुत अधिक अनुभव नहीं है। ऐसी कई चीज़ें हैं जिनके लिए आप Access का उपयोग कर सकते हैं, और उनमें से एक है अपने कर्मचारियों को प्रबंधित करना। आप उपलब्ध टेम्प्लेट में से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं या अपना स्वयं का बना सकते हैं।
एचआर डाटाबेस क्या है?
एक एचआर डेटाबेस का उपयोग पेशेवरों द्वारा अपने कर्मचारियों से संबंधित जानकारी को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, जैसे प्रशिक्षण विवरण या मानक काम के घंटे। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी डेटाबेस सुरक्षित हों क्योंकि उनमें संवेदनशील जानकारी होती है। सोचने के लिए इतने सारे कानूनी विचारों के साथ, अपने कर्मचारियों के बारे में केवल वही जानकारी एकत्र करना सबसे अच्छा है जिसकी आपको आवश्यकता है।
यहां जानकारी के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें आप एचआर डेटाबेस में शामिल कर सकते हैं:
- छुट्टियां और अनुपस्थिति
- कार्यक्रम या मानक काम के घंटे
- समय पत्रक और खर्चे
- व्यक्तिगत विवरण (यानी, जन्म तिथि, नौकरी का शीर्षक)
- वेतन जानकारी
- योग्यता आयोजित
- प्रशिक्षण विवरण
कर्मचारी डेटाबेस के लिए विचार
नियोक्ता के रूप में, आपकी जिम्मेदारी है कि आप अपने कर्मचारियों की जानकारी को सुरक्षित और सुरक्षित रखें। यदि आप उचित दिशा-निर्देशों का पालन नहीं करते हैं, तो मूल्यवान जानकारी अनधिकृत पार्टियों के सामने आ सकती है। आपको दंड का सामना करना पड़ सकता है, और आप निश्चित रूप से अपने कर्मचारियों और ग्राहकों में विश्वास खो देंगे।
कर्मचारी डेटाबेस बनाते और उसका रखरखाव करते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना चाहिए:
- नैतिक रूप से डेटा संग्रहीत करना। आपके कर्मचारियों की जानकारी सुरक्षित रूप से रखी जानी चाहिए और केवल प्रासंगिक लोगों के साथ साझा की जानी चाहिए। सुनिश्चित करें कि आप डेटा संरक्षण अधिनियम 1998 और सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम जैसे कानूनों का अनुपालन कर रहे हैं। कर्मचारियों को यह भी पता होना चाहिए कि उनके डेटा का उपयोग कैसे किया जा रहा है।
- सुरक्षा। आपका एचआर डेटाबेस कितना सुरक्षित है? यदि आपका डेटा क्लाउड पर संग्रहीत है, तो आप जानना चाहेंगे कि किस प्रकार के सुरक्षा उपाय मौजूद हैं। हम आपके डेटाबेस को एन्क्रिप्ट करने, सभी सॉफ़्टवेयर को अद्यतित रखने और व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं को सीमित करने की भी अनुशंसा करते हैं।
- उपयोगिता। एचआर डेटाबेस की मुख्य विशेषताएं कर्मचारी रिकॉर्ड, ट्रैक अवकाश, रिकॉर्ड अनुपस्थिति आदि का प्रबंधन करना है। जब तक आपका डेटाबेस ठीक से बनाया गया था, तब तक इसका उपयोग करना आसान होना चाहिए। यदि ऐसा नहीं है, तो एक सहज और सरल कर्मचारी डेटाबेस बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए Arkware से संपर्क करें।
- माइग्रेशन. यह संभव है कि एक दिन, आपको एक नए डेटाबेस सिस्टम में माइग्रेट करने की आवश्यकता हो। आप Microsoft Access को MySQL, SQLServer, Azure, Oracle और अन्य में माइग्रेट कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आप सब कुछ हाथ से इनपुट नहीं करना चाहते हैं।
- भंडारण आकार। अंत में, जानें कि कितनी भंडारण क्षमता की आवश्यकता होने की संभावना है। आगे सोचकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका डेटाबेस सर्वर स्थान से बाहर न हो। अधिकांश डेटाबेस प्रोग्रामों में बड़ी क्षमताएं होती हैं, लेकिन यह अभी भी जांच के लायक है।
एचआर डेटाबेस का निर्माण और रखरखाव एक व्यवसाय के मालिक होने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। अपने व्यवसाय या संगठन के लिए कस्टम डेटाबेस बनाने के बारे में अधिक जानने के लिए, आज ही आर्कवेयर के डेटाबेस विशेषज्ञों से संपर्क करें।
