यह केवल आपके कोठरी और दराज नहीं हैं जिन्हें वसंत की सफाई की आवश्यकता होती है - आपका डेटाबेस भी करता है! अपने डेटाबेस को साफ करना और व्यवस्थित करना आपकी टू-डू सूची में सबसे रोमांचक बात नहीं हो सकती है, लेकिन यह एक ऐसा है जिसके लिए आप बाद में खुद को धन्यवाद देंगे। इस कार्य को पूरा करके, आप अपने डेटा के स्वास्थ्य में सुधार कर सकते हैं, लागत कम कर सकते हैं और अपने मार्केटिंग अभियानों के ROI में सुधार कर सकते हैं।
वसंत में आपके संगठन के डेटाबेस की सफाई करते समय निम्नलिखित चरणों का पालन किया जाना चाहिए।
अपने डेटाबेस का बैकअप लें
इससे पहले कि आप अपने डेटाबेस में किसी भी प्रकार की सफाई करें, पहले अपनी फाइलों का बैकअप लें। आपको अपने डेटा का नियमित रूप से बैकअप लेना चाहिए, लेकिन यह कदम विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप अपने सिस्टम में बड़े बदलाव करना शुरू करते हैं।
डुप्लिकेट रिकॉर्ड की पहचान करें
खोज चलाकर अपने डेटाबेस में किसी भी डुप्लीकेट की पहचान करें। डुप्लिकेट अक्सर अपरिहार्य होते हैं, लेकिन समस्या पैदा करने से पहले उन्हें पकड़ना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, आप एक ही संपर्क को दो बार ईमेल नहीं करना चाहते हैं या उन लोगों पर अपना मार्केटिंग डॉलर बर्बाद नहीं करना चाहते हैं जो आपके उत्पादों में रुचि नहीं रखते हैं।
मुख्य जानकारी अपडेट करें
आखिरी बार आपने अपना डेटा कब अपडेट किया था? यह संभव है कि आपको ईमेल पते या खरीद इतिहास जैसी नई या अद्यतन जानकारी मांगने की आवश्यकता हो। आपके डेटाबेस को महत्वपूर्ण विवरणों के शीर्ष पर रखना चाहिए। इससे रिपोर्टिंग आसान और अधिक सटीक हो जाएगी।
निष्क्रिय संपर्कों को हटाएं
आपके ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणाली में जानकारी के संदर्भ में, अब निष्क्रिय संपर्कों को हटाने का एक अच्छा समय है। यह देखने के लिए कि कौन आपके ब्रांड से जुड़ रहा है और कौन नहीं, यह देखने के लिए गतिविधि तिथि के अनुसार अपने संपर्कों को फ़िल्टर करें। जो लोग आपके ब्रांड के साथ इंटरैक्ट नहीं कर रहे हैं, उनके लिए आप उन्हें अपने डेटाबेस से हटा सकते हैं या उन्हें एक नए अभियान के साथ फिर से जोड़ने का प्रयास कर सकते हैं।
स्रोत पर जाएं
यदि आपको बहुत सारी पुरानी जानकारी, डुप्लिकेट रिकॉर्ड और अन्य त्रुटियां मिलती हैं, तो स्रोत की पहचान करें। यह संभव है कि आपके संगठन के भीतर कोई गहरा मुद्दा चल रहा हो, जिसे संबोधित करने की आवश्यकता हो, जैसे कि स्वचालित आयात या स्वयंसेवी डेटा प्रविष्टि कर्मचारी।
अपने स्टाफ को प्रशिक्षण देने पर विचार करें
अपने डेटाबेस में डेटा की गुणवत्ता में सुधार करने के लिए अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने का अब एक अच्छा समय है। COVID-19 महामारी के कारण अधिक लोग दूर से काम कर रहे हैं, इसलिए आप कर्मचारियों को वीडियो देखने, ऑनलाइन प्रशिक्षण पाठ्यक्रम में भाग लेने आदि के लिए कह सकते हैं। यह आपके डेटा की गुणवत्ता में सुधार करने, त्रुटियों को कम करने और कर्मचारी टर्नओवर को सीमित करने में मदद करेगा।
नई प्रक्रियाओं के लिए प्रतिबद्ध
आप अपने डेटाबेस क्लीनअप में जो पाते हैं उसके आधार पर, यह नई प्रक्रियाओं को लागू करने का समय हो सकता है। उदाहरण के लिए, कुछ कार्यों को स्वचालित करना सहायक होता है, लेकिन कुछ कार्य ऐसे होते हैं जिनमें निर्णय लेने के लिए मानव की आवश्यकता होती है। आप एक डेटाबेस सलाहकार से भी मदद लेना चाह सकते हैं जो आपके डेटाबेस के लिए डिज़ाइन और दस्तावेज़ प्रक्रियाओं में मदद कर सकता है।
वसंत ऋतु में अपने डेटाबेस की सफाई करके, आप अव्यवस्था को कम करने, दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों को सरल बनाने और डेटा रिपोर्टिंग की सटीकता में सुधार करने में बहुत बड़ा बदलाव ला सकते हैं। अपने संगठन के लिए एक नए या बेहतर डेटाबेस पर चर्चा करने के लिए, आज ही आर्कवेयर से संपर्क करें।
