मान लीजिए कि आपके पास एक एक्सेस डेटाबेस है जिसमें आपके ग्राहकों के नाम और पते हैं। हर बार आप प्रत्येक ग्राहक को एक मानक पत्र भेजना चाहते हैं या भेजने की आवश्यकता हो सकती है जिसने ऐसी मेलिंग का विकल्प चुना है। हालाँकि, आप जानते हैं कि ये पत्र बहुत बेहतर दिखने वाले हैं, और बहुत अधिक प्रभावी ढंग से काम करने वाले हैं, यदि वे प्रत्येक विशेष प्राप्तकर्ता के लिए वैयक्तिकृत हों। इसका एक मूल उदाहरण पत्र के शीर्ष पर ग्राहक का नाम और पता प्रिंट करना और ग्रीटिंग लाइन में ग्राहक का शीर्षक और उपनाम शामिल करना है। बेशक, हम इससे बहुत आगे जा सकते हैं, और ग्राहकों के खाते और यहां तक ​​कि उनके पिछले आदेशों (यदि उपयुक्त हो) के बारे में जानकारी शामिल कर सकते हैं।
ऐसा करने के दो तरीके हैं। हम एक एक्सेस रिपोर्ट बना सकते हैं जो ठीक और अच्छी है। आखिर डाटा एक्सेस में स्टोर होता है तो क्यों न ऐसी रिपोर्ट के जरिए लेटर बनाया जाए? ऐसा करना निश्चित रूप से संभव है। हालांकि, एक्सेस टेबल या क्वेरी में संग्रहीत आपके ग्राहक डेटा को एमएस वर्ड वर्ड-प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में मर्ज करने में एक फायदा हो सकता है। एमएस वर्ड का उपयोग करके एक अच्छी तरह से प्रस्तुत मानक पत्र लिखना और लिखना निश्चित रूप से बहुत आसान है (एक एक्सेस रिपोर्ट में एक ही दस्तावेज़ बनाने की तुलना में)। यह कहा जा सकता है कि Word इस विशेष कार्य के लिए एक बेहतर टूल है।
मेल मर्ज वह प्रक्रिया जिसके द्वारा किसी तालिका के डेटा को वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में एकीकृत किया जाता है, उसे मेल मर्ज के रूप में जाना जाता है। . निम्नलिखित अभ्यास बताता है कि नीचे चित्र 1 में एक्सेस तालिका से जानकारी का उपयोग कैसे करें।

चित्र 1: एक्सेस टेबल का स्कीमा जिसका हम उपयोग करेंगे।

एक्सेस डेटा से कनेक्ट करना प्रक्रिया के इस पहले चरण में एमएस वर्ड को उस डेटाबेस से जोड़ना शामिल है जहां ग्राहक डेटा संग्रहीत किया जाता है। हम यहां रिक्त दस्तावेज़ पर काम करने जा रहे हैं, लेकिन आम तौर पर आप अपना मानक पत्र लिखकर शुरू करेंगे। इस अभ्यास का उद्देश्य यह दिखाना है कि कैसे एक वर्ड दस्तावेज़ एक एमएस एक्सेस टेबल या क्वेरी में डेटा तक पहुंच प्राप्त करता है (बजाय एक अच्छी तरह से प्रस्तुत किए गए वर्ड दस्तावेज़ को कैसे तैयार किया जाए)।

1. एमएस वर्ड खोलें।
2. चयन प्राप्तकर्ता आइकन क्लिक करें। यह मेलिंग रिबन के स्टार्ट मेल मर्ज समूह में स्थित है। आइकन पर क्लिक करने से एक ड्रॉप डाउन मेनू का पता चलता है।
3. ड्रॉप डाउन मेनू से मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें।
4. अपने एक्सेस डेटाबेस के स्थान पर ब्राउज़ करें (खुली हुई विंडो में) और इसके फ़ाइल नाम पर डबल क्लिक करें। यह चयन तालिका संवाद प्रपत्र खोलता है जिसमें आप अपने डेटाबेस से सभी तालिकाओं और प्रश्नों को देखते हैं।

   चित्र 2:तालिका चुनें संवाद प्रपत्र।

5. ग्राहक के नाम और पते वाली तालिका या क्वेरी के नाम पर डबल क्लिक करें। हम tblCustomer में रुचि रखते हैं। संवाद प्रपत्र तब बंद हो जाता है। अब आप यह चुनने के लिए तैयार हैं कि आपके दस्तावेज़ में किन क्षेत्रों का उपयोग करना है।

टेबल या क्वेरी फ़ील्ड एक्सेस करना अब हम एक्सेस डेटाबेस और उस तालिका से जुड़ गए हैं जिसमें ग्राहक डेटा संग्रहीत है। प्रक्रिया में अगला चरण उस तालिका से वास्तविक Word दस्तावेज़ में फ़ील्ड सम्मिलित करना है। हम पत्र के शीर्ष पर ग्राहक का पता दर्ज करने और ग्रीटिंग लाइन तैयार करने के लिए फ़ील्ड का उपयोग करने जा रहे हैं। यदि हम चाहें तो आगे भी जा सकते हैं और पत्र के मुख्य पाठ के साथ तालिका से डेटा सम्मिलित कर सकते हैं।

1. दस्तावेज़ पर उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ फ़ील्ड सम्मिलित की जानी है।
2. INSERT MERGE FIELD स्प्लिट बटन आइकन के निचले आधे हिस्से पर क्लिक करें। यह MAILINGS रिबन के WRITE और INSERT FIELDS समूह में स्थित है। फ़ील्ड की एक ड्रॉप डाउन सूची दिखाई देती है (नीचे चित्र 3 देखें)।

   चित्र 3: मेल मर्ज फ़ील्ड डालें ।

3. ग्राहकों का चयन करें शीर्षक सूची से क्षेत्र। एक शीर्षक फ़ील्ड प्लेस होल्डर अब दस्तावेज़ पर दिखाई देता है।
4. चरण 2 को दोहराएं, इस बार उपनाम क्षेत्र का चयन करें। सुनिश्चित करें कि आप दो स्थान धारकों के बीच एक जगह छोड़ दें।
5. एक नई लाइन पर जाएं और फिर चरण 2 को फिर से दोहराएं, इस बार पहले पता फ़ील्ड का चयन करें। प्रत्येक पता फ़ील्ड के लिए इस चरण को दोहराएं, प्रत्येक फ़ील्ड एक अलग पंक्ति पर।
6. ग्रीटिंग लाइन में प्रवेश करने के लिए एड्रेस फील्ड के नीचे दो लाइन नीचे जाएं। एक ग्रीटिंग टाइप करें जैसे "प्रिय", एक जगह छोड़ें, और फिर एक शीर्षक . डालें फ़ील्ड, उसके बाद दूसरा स्थान, और फिर उपनाम फ़ील्ड

आपका दस्तावेज़ अब इस तरह दिखना चाहिए:

चित्र 4: मेल मर्ज फ़ील्ड प्लेसहोल्डर।

एक्सेस डेटा मर्ज करना एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ में मेल मर्ज फ़ील्ड जोड़ लेते हैं, तो आप मेल मर्ज चलाने के लिए लगभग तैयार हो जाते हैं। हालांकि, ऐसा करने से पहले, यह पूर्वावलोकन करना एक अच्छा विचार है कि डेटा मर्ज होने के बाद दस्तावेज़ कैसा दिखने वाला है। मेलिंग रिबन पर पूर्वावलोकन परिणाम आइकन पर क्लिक करके ऐसा करें। डेटाबेस से प्रत्येक रिकॉर्ड को फिर एक अलग दस्तावेज़ में मिला दिया जाता है। आप पूर्वावलोकन परिणाम समूह में नेविगेशन बटन का उपयोग करके इनमें से प्रत्येक "दस्तावेज़ रिकॉर्ड" को स्क्रॉल कर सकते हैं। पूर्वावलोकन करने पर हमारा दस्तावेज़ कैसा दिखता है:

चित्र 5 (ऊपर): मर्ज किए गए डेटा के पहले रिकॉर्ड का पूर्वावलोकन करें।

चित्र 6: समाप्त करें और मर्ज करें।

अब हम मेल मर्ज चला सकते हैं। इसे FINISH AND MERGE बटन पर क्लिक करके करें (ऊपर चित्र 6 देखें)। फिर आपको दस्तावेज़ों को प्रिंट करने या व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को संपादित करने का विकल्प दिया जाता है। उत्तरार्द्ध करने से मर्ज किए गए दस्तावेज़ों वाले Word का एक नया उदाहरण खुल जाता है। फिर आप कोई भी समायोजन करने के लिए स्वतंत्र हैं जो आपको उपयुक्त लगे, और तैयार होने पर प्रिंट आउट लें।