हमारी युक्तियों की श्रृंखला को जारी रखते हुए - Microsoft Access के साथ तरकीबें और दिशानिर्देश इस महीने के लिए कुछ अतिरिक्त आइटम साझा करते हैं। चल रहे लेख एक एक्सेस डेटाबेस के भीतर तालिकाओं पर ध्यान केंद्रित करना जारी रखेंगे।
ड्रॉप डाउन सूचियों के लिए तालिकाओं का उपयोग करना?
एक्सेस डेटाबेस के भीतर टेबल का उपयोग सभी डेटाबेस सूचनाओं को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। डेटाबेस के भीतर सभी डेटा के लिए यह मौलिक उद्देश्य है। लेकिन डेटाबेस के अन्य घटकों को स्टोर करने के और क्या कारण होंगे?
अधिकांश डेटाबेस में, प्रपत्रों में ड्रॉप डाउन सूचियों के विकल्प होते हैं। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक तालिका संयुक्त राज्य के भीतर एक राज्य जैसे क्षेत्र को संग्रहीत करेगी। एक अन्य उदाहरण एक विशिष्ट उत्पाद होगा जिसे एक कंपनी बेच रही है या निर्माण कर रही है या दूसरा उदाहरण कर्मचारियों को स्टोर करने के लिए एक टेबल होगा, आदि। एक मूल्य सूची नामक एक फॉर्म में एक विकल्प है, लेकिन विकल्पों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए, एक अलग तालिका सूची में निहित विशिष्ट वस्तुओं को संग्रहीत करने के लिए उपयोग किया जाना चाहिए।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक रिकॉर्ड का उचित मूल्य है, विकल्पों की तालिका मूल्य का प्राथमिक स्रोत होना चाहिए। आप नहीं चाहेंगे कि अंतिम उपयोगकर्ता फ्लाई पर मूल्यों को "मेक अप" करे क्योंकि इससे किसी भी कारण से असंगत मान दर्ज हो सकते हैं।
नीचे दी गई कर्मचारी तालिका में निम्नलिखित डिज़ाइन हो सकते हैं।
जैसा कि उल्लेख किया गया है, प्रत्येक कर्मचारी की स्थिति को "सक्रिय" पर सेट करना समझ में आता है क्योंकि ये वे कर्मचारी हैं जिन्हें ड्रॉप-डाउन सूची में शामिल किया जाएगा। उन्हें न हटाकर, वे भविष्य में उपयोग के लिए अभी भी उपलब्ध हैं।
टिप - वास्तविक ड्रॉपडाउन सूची तालिका को उचित तरीके से नाम देना सहायक हो सकता है। उदाहरण के लिए, “TblDrp……” से शुरू होने वाली ड्रॉप डाउन सूचियों के लिए सभी तालिकाओं का नामकरण, उन सभी को एक साथ डेटाबेस विंडो में संग्रहीत करेगा जैसा कि नीचे दिए गए आंकड़े में बताया गया है:
तालिका स्तर पर डेटाबेस में डेटा दर्ज करते समय डेटा का सत्यापन
टेबल में सटीक डेटा को मजबूर करने वाली ड्रॉप डाउन टेबल के साथ, टेबल के भीतर ही एक और तरीका एक सत्यापन नियम स्थापित कर रहा है। यह तालिका के डिज़ाइन में फ़ील्ड गुणों के अंदर ही किया जाता है।
उदाहरण के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि भविष्य में एक सटीक शिपिंग तिथि दर्ज की गई है, आप निम्न कार्य करके इसे नियंत्रित करने के लिए सत्यापन नियम का उपयोग कर सकते हैं।
सत्यापन नियम:[शिपडडेट]>=दिनांक ()
सत्यापन टेक्स्ट:शिपिंग तिथि वर्तमान तिथि या भविष्य की तिथि होनी चाहिए।
नीचे दिया गया चित्र देखें
जब सत्यापन नियम "टूटा हुआ" होता है, तो निम्न संदेश प्रकट होता है। नीचे चित्र देखें।
एक्सेस टेबल का उपयोग करते समय ये केवल कुछ समय बचाने वाली युक्तियां हैं। यदि आपको Microsoft Access के साथ आरंभ करने का तरीका जानने में समस्या हो रही है, तो किसी भी डेटाबेस की आवश्यकता के लिए आज ही Arkware से संपर्क करें।
