यदि आपका व्यवसाय इन्वेंट्री को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहा है, तो आप Microsoft Access जैसे अधिक शक्तिशाली डेटाबेस प्रोग्राम पर जाने के लिए तैयार हो सकते हैं। इन्वेंटरी डेटाबेस कई कारणों से महत्वपूर्ण हैं, जिसमें उनके आपूर्तिकर्ताओं के साथ-साथ आपके द्वारा स्टॉक किए गए उत्पादों का विवरण और मात्रा संग्रहीत करना शामिल है। एक सुव्यवस्थित डेटाबेस के साथ, आप इन्वेंट्री प्रबंधन के समय, लागत और प्रयास को कम कर सकते हैं।
एक्सेस का उपयोग करके इन्वेंट्री डेटाबेस बनाने में आपकी सहायता के लिए नीचे पांच सरल चरण दिए गए हैं।
चरण 1. अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं पर विचार करें।
इस बारे में सोचें कि आपके डेटाबेस को आपके व्यवसाय की इन्वेंट्री के लिए क्या उपयोगी होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप क्या सामान ले जाते हैं? क्या ऐसे मतभेद हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है? टर्नओवर समय क्या हैं? यह इस प्रकार की जानकारी है जिसे आपके डेटाबेस में शामिल किया जाना चाहिए।
साथ ही, यह पता लगाएं कि आपके सॉफ़्टवेयर आर्किटेक्चर के भीतर डेटाबेस को कैसे कार्यान्वित किया जाएगा। दूसरे शब्दों में, एक्सेस आपके अन्य कार्यक्रमों के साथ कैसे इंटरैक्ट करेगा? आपका आईटी कर्मचारी इसमें आपकी मदद करने में सक्षम होना चाहिए।
चरण 2. अपने कंप्यूटर पर एक्सेस स्थापित करें।
तय करें कि आपका डेटाबेस कहाँ संग्रहीत किया जाएगा - आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर पर, आंतरिक सर्वर पर या किसी तीसरे पक्ष द्वारा। फिर इसे डाउनलोड और इंस्टॉल किया जा सकता है। Microsoft Access Office 365 का हिस्सा है। आप मूल या प्रीमियम संस्करण खरीद सकते हैं और प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह क्रमशः $8.25 या $12.50 का भुगतान कर सकते हैं। प्रीमियम संस्करण अतिरिक्त सेवाओं के साथ आता है, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज, शेयरपॉइंट और टीम।
चरण 3. अपना डेटाबेस बनाएं।
एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, आप अपना इन्वेंट्री डेटाबेस बनाना शुरू कर सकते हैं। यदि आपने पहले माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग किया है, तो एक्सेस सहज और परिचित महसूस करेगी। हालांकि, एक उच्च गुणवत्ता वाला डेटाबेस बनाना जो त्रुटियों से मुक्त हो, पहली बार में करना मुश्किल हो सकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका इन्वेंट्री डेटाबेस अच्छी तरह से बनाया गया है, डेटाबेस डेवलपमेंट कंपनी के साथ काम करने पर विचार करें। इस तरह, आपको मन की शांति मिलेगी कि आपका डेटाबेस सटीक है।
चरण 4. अपने डेटाबेस को बेहतर बनाएं.
एक बार जब आप अपने क्षेत्रों में - ऑर्डर की गई इकाइयाँ, प्राप्त इकाइयाँ, उत्पाद की जानकारी, आदि - आप अपने नोट्स के अनुसार डेटाबेस को ठीक कर सकते हैं। क्षेत्रों के बीच संबंध स्थापित करना सुनिश्चित करें। पता करें कि डेटाबेस का उपयोग करते समय आपने कौन से मूल्य लौटाए होंगे और उन्हें संग्रहीत करने का तरीका क्या होगा। साथ ही, कई क्षेत्रों में डुप्लिकेट डेटा रखने से बचें।
चरण 5. जानकारी दर्ज करें।
जब आपका डेटाबेस ठीक से सेट हो जाता है, तो आप इसे जानकारी से भरना शुरू कर सकते हैं। जब आप डेटा को हाथ से इनपुट कर सकते हैं, तो एक आसान विकल्प अपनी पिछली स्प्रेडशीट को आयात करना है। यदि आप एक्सेल का उपयोग कर रहे थे, तो आप "एक्सेल" पर क्लिक कर सकते हैं और इस तरह अपनी स्प्रेडशीट आयात कर सकते हैं। चूंकि दोनों प्रोग्राम माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित किए गए हैं, इसलिए एक से दूसरे में आयात करते समय उन्हें आमतौर पर संरक्षित किया जाता है।
यह एक्सेस पर इन्वेंट्री डेटाबेस बनाने का एक संक्षिप्त विवरण है, लेकिन यदि आपके पास और प्रश्न हैं, तो आज ही आर्कवेयर से संपर्क करें। हमें आपके इन्वेंट्री डेटाबेस को बनाने, प्रबंधित करने और संग्रहीत करने के सभी चरणों में मदद करने में खुशी होगी।
