यदि आपको अनुमान लगाना हो, तो आपको क्या लगता है कि आप प्रत्येक सप्ताह बैठकों में कितना समय व्यतीत करते हैं? इस लेख के अनुसार, मध्य प्रबंधन अपने समय का औसतन 35% बैठकों में खर्च करता है, जबकि ऊपरी प्रबंधन बैठकों में 50% तक खर्च करता है। सबसे बुरा तब होता है जब आप यह सारा समय चर्चाओं में बिताते हैं और वे अप्रभावी साबित होते हैं। बैठकें यहाँ रहने के लिए हैं, लेकिन इस समय को और अधिक उत्पादक बनाने के तरीके हैं।
यहां आर्कवेयर में, हम ग्राहकों और एक दूसरे के साथ बैठकों में काफी समय बिताते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि हम सर्वोत्तम डेटाबेस समाधान प्रदान करें और एक साथ मिलना उन तरीकों में से एक है जिससे हम इसे प्राप्त करते हैं। यहां वे रणनीतियां दी गई हैं जिनका उपयोग हम अपनी बैठकों को सबसे अधिक उत्पादक बनाए रखने के लिए करते हैं।
<बी>1. जानिए कब मीटिंग की मेजबानी करनी है
मीटिंग बुलाने से पहले, हम सुनिश्चित करते हैं कि यह किसी चुनौती को हल करने या किसी चिंता को दूर करने का सबसे अच्छा तरीका है। अगर कोई ईमेल या मेमो सभी को एक ही पेज पर मिलेगा, तो हम इसके बजाय इसे भेज देंगे। हम चाहते हैं कि हमारी बैठकें सभी के समय का मूल्यवान उपयोग हों।
<बी>2. सही समय पर मीटिंग शेड्यूल करें
हम ऐसे समय में मीटिंग शेड्यूल करते हैं जब लोगों के विचलित होने की संभावना कम होती है। शुक्रवार दोपहर - निश्चित रूप से बैठक आयोजित करने का अच्छा समय नहीं है। शोध से पता चलता है कि दोपहर के भोजन के दौरान जब लोग भूखे और विचलित होते हैं तो बैठकें भी कम उत्पादक होती हैं, इसलिए हम इन समयों से भी बचते हैं। मीटिंग करने का सबसे अच्छा समय मंगलवार, बुधवार और गुरुवार को सुबह 9-11 बजे या दोपहर 2-4 बजे के बीच है।
<बी>3. सही लोगों को आमंत्रित करें
सभी को ज़्यादा से ज़्यादा मीटिंग में होने की ज़रूरत नहीं है। केवल उन कर्मचारियों को आमंत्रित करें जो चर्चा से लाभान्वित होंगे, जैसे कि जिनके पास योगदान करने के लिए कुछ है या बातचीत के विषय से प्रभावित होंगे। बाकी सभी लोग इस समय का उपयोग ग्राहकों के साथ काम करने और अन्य कार्यों को पूरा करने के लिए कर सकते हैं।
<बी>4. एजेंडा बनाएं
बैठक से पहले, एक एजेंडा और समयरेखा बनाएं। इसे मीटिंग में आने वाले लोगों के साथ साझा करें ताकि वे जान सकें कि क्या करना है। एजेंडा होने से सभी को साथ चलने और विषय पर बने रहने की अनुमति मिलती है। यदि विषय एकतरफा हो जाता है, तो इसमें कूदने और बातचीत को वापस लाने से न डरें।
<बी>5. एक आरामदायक स्थान चुनें
हमने देखा है कि एक आरामदायक स्थान लोगों को मीटिंग में ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। आरामदायक बैठने के साथ एक उज्ज्वल, अच्छी तरह से रोशनी वाली जगह चुनें ताकि अगले आधे घंटे तक लोगों को असुविधा न हो। मीटिंग के दौरान सभी को देखने के लिए व्हाइटबोर्ड या प्रोजेक्टर स्क्रीन रखना भी एक अच्छा विचार है।
<बी>6. मीटिंग्स को छोटा रखें
एक लंबी बैठक की तुलना में कई छोटी बैठकें करना बेहतर है। एक ही सीट पर ज्यादा देर बैठने से लोग बोर और विचलित हो जाते हैं। इसके अलावा, यह उस समय में कटौती करता है जब वे अन्य कार्य कर सकते थे। हो सके तो मीटिंग को लगभग 30 मिनट तक रखें।
<बी>7. व्याख्यान देने से बचें
याद रखें कि आप एक बैठक कर रहे हैं, व्याख्यान नहीं। इसलिए, अपने दर्शकों को व्याख्यान देने और बोर करने से बचें। एक बैठक सभी के लिए बात करने, विचारों का आदान-प्रदान करने, अपनी चिंताओं को आवाज देने और बहुत कुछ करने का समय है। सभी को योगदान देने के लिए समय दें, इसलिए यह चुनना महत्वपूर्ण है कि आप किसे सावधानी से आमंत्रित कर रहे हैं।
यदि आपके व्यवसाय को बैठकों की आवश्यकता है, तो उन्हें आपके और आपके कर्मचारियों के लिए अधिक उत्पादक बनाने के तरीके हैं। ऊपर दी गई रणनीतियों का पालन करके, आप इस समय को कार्यालय में सभी के लिए मूल्यवान बना सकते हैं!
