माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट को पीडीएफ में कैसे बदलें (3 तरीके)

पहुंच रिपोर्ट को PDF फ़ाइलों के रूप में आसानी से सहेजें

इस पर लागू होता है:माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2010, 2013, 2016, 2019 और 365 (विंडोज)

आप Adobe Acrobat Pro का उपयोग किए बिना अपनी एक्सेस रिपोर्ट को आसानी से PDF (पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप) में बदल सकते हैं। पीडीएफ में कनवर्ट करने के लिए, आप रिबन में फ़ाइल टैब या बाहरी डेटा टैब का उपयोग करते हैं या आप त्वरित एक्सेस टूलबार को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

पहला विकल्प रिबन में फ़ाइल टैब (बैकस्टेज व्यू) का उपयोग करना है:

फ़ाइल टैब का उपयोग करके रिपोर्ट (या प्रपत्र) को PDF में बदलने के लिए:

1. नेविगेशन फलक में, उस रिपोर्ट (या प्रपत्र) पर क्लिक करें जिसे आप PDF में निर्यात करना चाहते हैं।
2. रिबन में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें।
3. सहेजें और प्रकाशित करें चुनें।
4. फ़ाइल प्रकारों के अंतर्गत, ऑब्जेक्ट को इस रूप में सहेजें चुनें।
5. डेटाबेस फ़ाइल प्रकारों के अंतर्गत, PDF या XPS चुनें।
6. इस रूप में सहेजें बटन पर क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। प्रकार के रूप में सहेजें पीडीएफ के रूप में दिखाई देना चाहिए।
7. संवाद बॉक्स में, गंतव्य स्थान चुनें जिसमें आप पीडीएफ को सहेजना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो एक नाम दर्ज करें। ऑप्टिमाइज़ फॉर के बगल में मानक (उच्च रिज़ॉल्यूशन प्रिंटिंग के लिए) या न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन के लिए) चुनें।
8. विकल्प पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि एक्सेसिबिलिटी के लिए दस्तावेज़ संरचना टैग की जाँच की गई है (यह स्क्रीन रीडर या अन्य सहायक तकनीक को फ़ाइल पढ़ने में मदद करता है) और फिर ओके पर क्लिक करें।
9. यदि आप तैयार पीडीएफ़ देखना चाहते हैं, तो प्रकाशन के बाद फ़ाइल खोलें की जाँच करें।
10. प्रकाशित करें पर क्लिक करें।
11. एक्सेस में, निर्यात चरण सहेजें चुनें यदि आप नियमित रूप से निर्यात दोहराना चाहते हैं (आपको एक नाम और विवरण दर्ज करना होगा)।
12. बंद करें क्लिक करें.

एक अन्य विकल्प रिबन में बाहरी डेटा टैब का उपयोग करना है:

बाहरी डेटा टैब का उपयोग करके रिपोर्ट (या फॉर्म) को पीडीएफ में बदलने के लिए:

1. नेविगेशन फलक में, उस रिपोर्ट (या प्रपत्र) पर क्लिक करें जिसे आप PDF में निर्यात करना चाहते हैं।
2. रिबन में बाहरी डेटा टैब पर क्लिक करें।
3. निर्यात समूह में पीडीएफ या एक्सपीएस बटन पर क्लिक करें (एक्सपीएस माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाई गई पीडीएफ का एक विकल्प है)। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। प्रकार के रूप में सहेजें पीडीएफ के रूप में दिखाई देना चाहिए।
4. संवाद बॉक्स में, गंतव्य स्थान चुनें जिसमें आप पीडीएफ को सहेजना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो एक नाम दर्ज करें। ऑप्टिमाइज़ फॉर के बगल में मानक (उच्च रिज़ॉल्यूशन प्रिंटिंग के लिए) या न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन के लिए) चुनें।
5. विकल्प पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि एक्सेसिबिलिटी के लिए दस्तावेज़ संरचना टैग की जाँच की गई है (यह स्क्रीन रीडर या अन्य सहायक तकनीक को फ़ाइल पढ़ने में मदद करता है) और फिर ओके पर क्लिक करें।
6. यदि आप तैयार पीडीएफ़ देखना चाहते हैं, तो प्रकाशन के बाद फ़ाइल खोलें की जाँच करें।
7. प्रकाशित करें पर क्लिक करें।
8. एक्सेस में, निर्यात चरण सहेजें चुनें यदि आप नियमित रूप से निर्यात दोहराना चाहते हैं (आपको एक नाम और विवरण दर्ज करना होगा)।
9. बंद करें क्लिक करें.

आप क्विक एक्सेस टूलबार को कस्टमाइज़ कर सकते हैं और पीडीएफ या एक्सपीएस बटन जोड़ सकते हैं ताकि इसे एक्सेस करना आसान हो। आप रिबन के नीचे क्विक एक्सेस टूलबार भी प्रदर्शित कर सकते हैं।

क्विक एक्सेस टूलबार में PDF या XPS बटन जोड़ने के लिए:

1. रिबन में फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर विकल्प क्लिक करें।
2. बाईं ओर क्विक एक्सेस टूलबार श्रेणी पर क्लिक करें।
3. से आदेश चुनें के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू से, सभी आदेश चुनें।
4. पीडीएफ या एक्सपीएस बटन पर क्लिक करें।
5. जोड़ें क्लिक करें।
6. ठीक क्लिक करें।
7. बंद करें क्लिक करें. PDF या XPS बटन क्विक एक्सेस टूलबार पर दिखाई देगा।

एक बार पीडीएफ बनाने के लिए क्विक एक्सेस टूलबार में पीडीएफ या एक्सपीएस बटन जोड़ने के बाद:

1. नेविगेशन फलक में, उस रिपोर्ट (या प्रपत्र) पर क्लिक करें जिसे आप PDF में निर्यात करना चाहते हैं।
2. पीडीएफ या एक्सपीएस बटन पर क्लिक करें जिसे आपने क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ा है। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है। प्रकार के रूप में सहेजें पीडीएफ के रूप में दिखाई देना चाहिए।
3. संवाद बॉक्स में, गंतव्य स्थान चुनें जिसमें आप पीडीएफ को सहेजना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो एक नाम दर्ज करें। ऑप्टिमाइज़ फॉर के बगल में मानक (उच्च रिज़ॉल्यूशन प्रिंटिंग के लिए) या न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन के लिए) चुनें।
4. विकल्प पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि एक्सेसिबिलिटी के लिए दस्तावेज़ संरचना टैग की जाँच की गई है (यह स्क्रीन रीडर या अन्य सहायक तकनीक को फ़ाइल को सही ढंग से पढ़ने में मदद करता है) और फिर ओके पर क्लिक करें।
5. यदि आप तैयार पीडीएफ़ देखना चाहते हैं तो प्रकाशन के बाद फ़ाइल खोलें देखें।
6. प्रकाशित करें पर क्लिक करें।
7. एक्सेस में, निर्यात चरण सहेजें चुनें यदि आप नियमित रूप से निर्यात दोहराना चाहते हैं (आपको एक नाम और विवरण दर्ज करना होगा)।
8. बंद करें क्लिक करें.

Adobe Acrobat Pro का उपयोग किए बिना एक्सेस में रिपोर्ट और फ़ॉर्म के लिए PDF फ़ाइलें जेनरेट करना आसान है। उन्हें देखने के लिए आपको बस मुफ्त एक्रोबेट रीडर की आवश्यकता है।