इसलिए, जो लोग जीवित रहने के लिए डेटाबेस विकसित करते हैं, वे औसत उपयोगकर्ता के लिए, "पावर उपयोगकर्ता" और सॉफ्टवेयर निर्माता के लिए भी एक आवश्यक संसाधन हैं। एक्सेस विशेषज्ञों की लंबी सूची से एकत्रित कुछ बेहतरीन सलाह का संकलन यहां दिया गया है। यह जानते हुए कि वे नए उपयोगकर्ताओं के लिए सुझाव दे रहे थे, उन्होंने आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप सलाह दी और यह सुनिश्चित करने में सहायता के लिए कि आप वास्तव में आत्मविश्वास और प्रभावी ढंग से एक्सेस का उपयोग कर सकते हैं। जब तक आप समाप्त कर लेंगे, तब तक आपने अपने प्रयासों को सही मात्रा में योजना और आयोजन कर दिया होगा - और आपके पास अपने विकास और एक्सेस के साथ बनाए गए डेटाबेस के उपयोग के साथ आगे बढ़ने के लिए ठोस योजनाएं होंगी।
तो, ये रही ऋषि की सलाह - दस त्वरित बाइट में।
सब कुछ ऐसे दस्तावेज करें जैसे एक दिन FBI आपसे पूछताछ करेगी
अपने डेटाबेस का दस्तावेजीकरण करने में लगने वाले समय पर कंजूसी न करें। क्यों? क्योंकि आपको बाद में खुशी होगी कि आपने नहीं . किया कंजूसी आपके पास आपकी सभी योजनाएं, आपकी सामान्य जानकारी और आपके सभी विचार होंगे - जिन पर आपने काम किया और जो ड्राइंग बोर्ड पर बने रहे - अगली बार जब आपको डेटाबेस बनाने की आवश्यकता हो तो तैयार रहें। आपके पास यह देखने के लिए भी होगा कि आपके वर्तमान डेटाबेस में कब या क्या कुछ गलत हो जाता है। आपने गलती से कोई सहेजी गई क्वेरी हटा दी है? कोई बात नहीं। अपने दस्तावेज़ देखें। भूल गए कि आपकी टेबल कैसे संबंधित थीं? दस्तावेज़ीकरण की जाँच करें और संबंधों का पुनर्निर्माण करें। किसी को यह समझाने की आवश्यकता है कि आपने कुछ क्यों या कैसे सेट किया? अपने नोट्स का संदर्भ लें और उन्हें अपने पूर्वविचार और सावधानीपूर्वक विचार के साथ देखें।
तो, इस शानदार दस्तावेज़ में क्या शामिल होना चाहिए? खैर, सब कुछ। लेकिन आपको आरंभ करने के लिए यहां एक सूची दी गई है:
- डेटाबेस के बारे में सामान्य जानकारी:
- फ़ाइल/डेटा स्थान (विशिष्ट नेटवर्क पथ या इंटरनेट URL के साथ)
- स्पष्टीकरण कि डेटाबेस क्या करता है
- यह कैसे काम करता है इसकी जानकारी
- टेबल लेआउट:
- फ़ील्ड नाम, आकार, सामग्री और नमूना सामग्री शामिल करें।
- यदि कुछ डेटा गूढ़ या अस्थायी स्रोतों से आता है (जैसे, क्रेडिट कार्ड डेटा जिसे आप मासिक रूप से ऑनलाइन डाउनलोड करते हैं), उस तथ्य को दस्तावेज़ीकरण में नोट करें।
- रिपोर्ट का सारांश:
- रिपोर्ट के नाम
- रिपोर्ट में दी गई जानकारी की व्याख्या
यदि आपको रिपोर्ट बनाने से पहले कुछ प्रश्नों को चलाने की आवश्यकता है, तो प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करें। (बेहतर अभी तक, काम को स्वचालित करने में आपकी मदद करने के लिए एक दोस्ताना बेवकूफ प्राप्त करें।)
- प्रश्न और तर्क: प्रत्येक क्वेरी के लिए, विस्तृत विवरण प्रदान करें कि क्वेरी कैसे काम करती है, विशेष रूप से यदि इसमें एक्सेस के बाहर कई टेबल या डेटा स्रोत शामिल हैं (जैसे SQL टेबल या अन्य बड़े समय की सूचना-भंडारण क्षेत्र)।
- “क्यों?” प्रश्न का उत्तर दें: जब आप अपने डेटाबेस का दस्तावेज़ीकरण करते हैं, तो क्यों . पर ध्यान केंद्रित करें आपका डिज़ाइन उसके काम करने के तरीके से काम करता है। प्रश्न उन विशेष तालिकाओं का उपयोग क्यों करते हैं? माना, अगर आप कॉर्पोरेट वातावरण में काम करते हैं, तो हो सकता है कि आपको पता . न हो सिस्टम जिस तरह से काम करता है वह क्यों काम करता है, लेकिन यह पूछने में कभी दर्द नहीं होता है।
- आपदा-वसूली विवरण:
- बैकअप प्रक्रिया और शेड्यूल
- बैकअप कहां स्थित हैं (आप हैं बैकअप बना रहे हैं, है ना?) और बैकअप की गई फ़ाइल को कैसे पुनर्स्थापित करें
- अगर डेटाबेस काम करना बंद कर दे तो क्या करें
यदि आपका डेटाबेस एक महत्वपूर्ण संगठनात्मक कार्य चलाता है - जैसे लेखांकन, सूची, संपर्क प्रबंधन, या आदेश प्रविष्टि - सुनिश्चित करें कि संगठन को चालू रखने के लिए एक मैन्युअल प्रक्रिया मौजूद है यदि डेटाबेस खराब है - और प्रक्रिया को दस्तावेज करना याद रखें! अगर आपको इनमें से किसी भी आइटम के लिए मदद चाहिए, तो किसी से पूछें! चाहे आप अपने सूचना प्रौद्योगिकी विभाग से किसी को उधार लें या कंप्यूटर गीक किराए पर लें, आपको जो सहायता चाहिए वह प्राप्त करें। अपने दस्तावेज़ीकरण को बीमा की तरह व्यवहार करें - इसके बिना कोई भी संगठन नहीं चलना चाहिए।
हर 6 से 12 महीनों में, अपने दस्तावेज़ों की समीक्षा करके देखें कि अपडेट की ज़रूरत है या नहीं। दस्तावेज़ीकरण तभी उपयोगी होता है जब वह अद्यतित हो और यदि आपके अलावा कोई अन्य व्यक्ति इसे समझ सके। इसी तरह, सुनिश्चित करें कि आप (या कार्यालय में आपके समकक्ष) जानते हैं कि दस्तावेज़ कहाँ स्थित है। यदि आपके पास एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण है, तो उसका बैकअप लें और एक प्रिंटआउट संभाल कर रखें - कुछ ऐसा जो आपको खुशी होगी यदि आपने या कोई अन्य व्यक्ति एप्लिकेशन पार्ट्स सुविधा का उपयोग करके अपने डेटाबेस भागों को रीसायकल करने का प्रयास करता है।
अपने एक्सेस डेटाबेस फ़ील्ड को यथासंभव छोटा रखें
जैसे ही आप टेबल बनाते हैं, अपने टेक्स्ट फ़ील्ड को आपके द्वारा रखे गए डेटा के लिए उपयुक्त आकार बनाएं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेस 255 वर्णों को रखने के लिए टेक्स्ट (लघु पाठ के रूप में जाना जाता है) फ़ील्ड सेट करता है - एक बहुत ही उदार सेटिंग, खासकर यदि फ़ील्ड में दो-अक्षर वाले राज्य संक्षेप हैं।
एक सौ या अधिक अतिरिक्त रिक्त स्थान - जो अधिकांश टेक्स्ट फ़ील्ड में अप्रयुक्त हो जाते हैं - ऐसा लगता है कि नींद खोने के लिए कुछ भी नहीं है, लेकिन उस स्थान को 100,000 ग्राहक पते वाली तालिका में गुणा करें, और आप बहुत सारे मेगाबाइट स्टोरेज के साथ समाप्त होते हैं अंतरिक्ष जो कुछ भी नहीं रखने में बहुत व्यस्त हैं।
डिज़ाइन दृश्य में सामान्य टैब पर फ़ील्ड आकार सेटिंग के साथ फ़ील्ड आकार समायोजित करें।
एक्सेस डेटाबेस में वास्तविक संख्याओं के लिए संख्या फ़ील्ड का उपयोग करें
गणनाओं में प्रयुक्त संख्याओं के लिए संख्या फ़ील्ड का उपयोग करें, संख्या होने का दिखावा करने वाले पाठ के लिए नहीं। सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन पोस्टल कोड 47999 और संख्या 47,999 के बीच एक बड़ा अंतर समझते हैं। एप्लिकेशन एक पोस्टल कोड को वर्णों की एक श्रृंखला के रूप में देखता है जो सभी अंकों के होते हैं, लेकिन संख्या को एक वास्तविक संख्या के रूप में माना जाता है जिसका उपयोग आप गणित और अन्य सभी प्रकार की मज़ेदार संख्यात्मक सामग्री के लिए कर सकते हैं। दूसरा कारण ज़िप कोड नंबर फ़ील्ड नहीं है? यदि आप यू.एस. में हैं और आपका ज़िप कोड शून्य से शुरू होता है, तो एप्लिकेशन अग्रणी शून्य को काट देता है और फ़ील्ड में केवल गैर-शून्य अंकों को संग्रहीत करता है - 01234 1234 हो जाता है। अच्छा नहीं!संख्याओं के साथ एक नए क्षेत्र के लिए प्रकार चुनते समय, अपने आप से एक सरल प्रश्न पूछें:क्या आप कभी गणना करने जा रहे हैं या उस क्षेत्र के साथ गणित से संबंधित कुछ भी कर रहे हैं?
- यदि आप फ़ील्ड के साथ गणना करेंगे, तो संख्या . का उपयोग करें टाइप करें।
- यदि आप फ़ील्ड के साथ गणना नहीं करेंगे, तो फ़ील्ड को लघु पाठ . के रूप में संग्रहीत करें ।
अपना एक्सेस डेटा सत्यापित करें
सत्यापन खराब डेटा को आपकी टेबल के करीब आने से रोकने में मदद कर सकते हैं। सत्यापन करना आसान है, सेट अप करने के लिए त्वरित, और हमेशा सतर्क (यहां तक कि जब आप इतने थके हुए हैं तो आप सीधे नहीं देख सकते हैं)। यदि आप अपने डेटाबेस की अखंडता की रक्षा के लिए सत्यापन का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपको वास्तव में शुरू करना चाहिए।चीजों को सरल रखने के लिए एक्सेस में समझने योग्य नामों का उपयोग करें
तालिका बनाते समय या डेटाबेस बनाते समय, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली डेटाबेस फ़ाइल, फ़ील्ड और तालिका नामों के बारे में सोचें:- क्या आपको याद होगा कि अब से तीन महीने बाद इन नामों का क्या मतलब है? अब से छह महीने?
- क्या नाम इतने सहज हैं कि कोई अन्य व्यक्ति तालिका को देख सकता है और यह पता लगा सकता है कि यह क्या करता है, जब तक आप बड़ी और बेहतर चीजों की ओर बढ़ जाते हैं?
पहुंच फ़ील्ड मानों को बहुत सावधानी से हटाएं
जब भी आप किसी तालिका से फ़ील्ड मान हटा रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि आप सही रिकॉर्ड में मानों को समाप्त कर रहे हैं - फिर से जांचें, और फिर केवल तभी जब आप सुनिश्चित हों, मूल को हटा दें। फिर भी, आप अभी भी एक त्वरित Ctrl+Z कर सकते हैं और आपत्तिजनक आइटम को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं बशर्ते आप गलती को पकड़ने के ठीक बाद पूर्ववत करें।सभी चेकिंग और डबल-चेकिंग क्यों? क्योंकि जब आप फ़ील्ड मान हटाते हैं और तालिका में कुछ और करते हैं, तो एक्सेस पूरी तरह से आपके पुराने मूल्य को भूल जाता है। यह चला गया है, जैसे कि यह कभी अस्तित्व में नहीं था। यदि आप किसी तालिका से कोई रिकॉर्ड हटाते हैं, तो रिकॉर्ड वास्तव में चला गया है - क्योंकि पूरे रिकॉर्ड के लिए कोई पूर्ववत उपलब्ध नहीं है। यदि वह रिकॉर्ड महत्वपूर्ण हो गया है और रिकॉर्ड के चले जाने पर आपके पास वर्तमान बैकअप फ़ाइल नहीं है, तो आप भाग्य से बाहर हैं। क्षमा करें!
बैकअप, बैकअप, अपने एक्सेस डेटाबेस का बैकअप लें
क्या मैंने इतना स्पष्ट कर दिया? हमेशा अपने काम का बैकअप रखें! आपके डेटा के वर्तमान बैकअप के लिए कोई विकल्प नहीं है - खासकर यदि डेटा आपके व्यक्तिगत या व्यावसायिक जीवन के लिए महत्वपूर्ण है। प्रभावी रणनीतियों में अक्सर किसी अन्य स्थान पर बैकअप प्रतियां बनाए रखना शामिल होता है, यदि कोई आपदा आपके कार्यालय को नष्ट कर देती है, चाहे वह किसी भिन्न कार्यालय में हो या क्लाउड में।
यदि आप सोच रहे हैं कि आपको पहले कभी बैकअप की आवश्यकता नहीं है तो परेशान क्यों हों, बाढ़ के बारे में सोचें। न्यूज़कास्टर्स के बारे में सोचें जो कह रहे हैं कि वर्तमान में पानी के नीचे का क्षेत्र पहले कभी नहीं भरा है। लोगों के जीवन को सड़क पर तैरते हुए देखें। चाहे आप तूफान के अनुपात की वास्तविक आपदा का सामना कर रहे हों, आग, या आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव मरने का फैसला कर रही हो (और ऐसा होता है - भले ही यह आपके साथ पहले कभी नहीं हुआ हो), यदि आपके पास है तो आप बहुत खुश होंगे आपके डेटाबेस का बैकअप।
एक्सेस में कार्रवाई करने से पहले सोचें, सोचें और फिर से सोचें
आप बढ़ई का नारा जानते हैं, "दो बार मापें, एक बार काटें"? जब आपके डेटाबेस की बात आती है तो सोचने के लिए भी यही कहा जा सकता है। बस कुछ के बारे में मत सोचो, एक त्वरित निष्कर्ष पर आओ, और फिर गोता लगाएँ। रुको, इसे फिर से सोचो, और फिर शायद इसके बारे में तीसरी बार सोचें। फिर निष्कर्ष निकालें और उस पर कार्य करना शुरू करें। एक्सेस की सारी शक्ति के साथ, आपके डेटाबेस में हजारों-हजारों रिकॉर्ड्स को स्टोर करने की क्षमता के साथ, डेटा हानि या "अपूर्ववत" कार्रवाई के मामले में संभावित प्रभाव के कारण एक अपेक्षाकृत सरल गलती काफी महंगी हो सकती है। ग़लती में।एक्सेस में काम करते समय व्यवस्थित रहें और व्यवस्थित रहें
हालाँकि संगठित होने और इसे सरल रखने के सुझाव अटपटे लग सकते हैं, सलाह के ये दो टुकड़े वास्तव में सहयोगी हैं। चीजों को सरल रखना अक्सर इस तथ्य के बाद बहुत सारे संगठन की आवश्यकता से बचने का एक तरीका हो सकता है। जबकि आप शायद यह सुनकर थक गए हैं कि आपके माता-पिता आपको याद दिलाते हैं कि "सब कुछ के लिए एक जगह है, और इसके स्थान पर सब कुछ है" (या यदि वे कम काव्यात्मक थे, "अपना कमरा साफ करें!!! ”), वे सही थे।
यदि आप अपने डेटाबेस को व्यवस्थित रखते हैं, तो आप अपना समय और दुःख बचाएंगे। एक सुनियोजित, सुव्यवस्थित तालिका को क्वेरी करना, रिपोर्ट करना और प्रपत्र में शामिल करना आसान होगा। यह बिजली की तरह क्रमित और फ़िल्टर भी करेगा।
हां, आप बहुत संगठित हो सकते हैं। वास्तव में, अति-आयोजन पूरी तरह से बहुत आसान है। एक और जुनून पैदा करके व्यवस्थित करने की अपनी इच्छा को शांत करें:जितना संभव हो कुछ कदमों के साथ काम करना। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर्स की संख्या सीमित करें - फ़ोल्डर्स के अधिकतम पाँच स्तर किसी के लिए भी पर्याप्त से अधिक हैं। यदि आप पाँच स्तरों से बहुत आगे जाते हैं, तो आपका संगठन आपकी उत्पादकता में वृद्धि करना शुरू कर देता है (और किसी को भी उत्पादकता हानि पसंद नहीं है, कम से कम उन सभी लोगों में से जो कॉर्पोरेट फील-गुड पोस्टर के लिए मूर्खतापूर्ण छोटे नारों के साथ आते हैं)।
