अधिकांश नए संगठन या प्रोजेक्ट अपने कार्यप्रवाह को कागज पर प्रबंधित करने से लेकर स्प्रैडशीट पर अपने डेटा को ट्रैक करने की ओर तेज़ी से बढ़ते हैं। अगला तार्किक कदम एक रिलेशनल डेटाबेस को लागू करना है जो आपके सभी डेटा को ठीक से जोड़ता है और अंततः आपके निवेश डॉलर के लिए कई लाभ प्रदान करता है।
डेटाबेस मेरे व्यवसाय के लिए क्या कर सकता है?
- संगठन: एक डेटाबेस आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को संरचना प्रदान करने में मदद कर सकता है।
- डेटा सत्यापन: डेटाबेस डेटा प्रविष्टि के लिए प्रारूपण नियमों की अनुमति देता है (अर्थात फ़ील्ड की आवश्यकता हो सकती है, फ़ोन नंबर या ज़िप कोड की तरह सख्त स्वरूपण हो, या वर्णों की अधिकतम संख्या हो)।
- दक्षता: डेटाबेस अनावश्यक डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता को समाप्त कर देते हैं जो स्प्रैडशीट के लिए विशिष्ट है।
- डेटा सुरक्षा: डेटाबेस में स्प्रैडशीट की तुलना में सिस्टम में उपयोगकर्ता पहुंच और देखने योग्य डेटा तक पहुंच पर प्रतिबंध के रूप में अधिक उपयोगकर्ता सुरक्षा होती है।
- रिपोर्टिंग: काफी सरलता से, रिपोर्टिंग एक डेटाबेस से कहीं अधिक मजबूत होती है जहां किसी एकल ग्राहक या डेटासेट के लिए रिकॉर्ड की श्रेणी को शीघ्रता से जेनरेट किया जा सकता है।
- खोज: रिपोर्टिंग की तरह ही, एक डेटाबेस के साथ कई मानदंडों के आधार पर खोज करना आसान होता है और उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट रिकॉर्डों में शीघ्रता से सुधार करने की अनुमति देता है।
- डेटा साझा करना: कई डेटाबेस उपयोगकर्ता एक ही समय में एक ही फ़ाइल और डेटा तक पहुँच सकते हैं। इसलिए, कोई फ़ाइल दोहराव नहीं है, व्यक्तिगत उपयोगकर्ता संपादन और स्प्रैडशीट के साथ सामान्य स्वरूपण विरोध है।
- अधिक क्षमता: डेटाबेस बहुत बड़ी मात्रा में डेटा को समायोजित करते हैं। इसकी तुलना में, स्प्रैडशीट बहुत अधिक सीमित हैं।
- ऐतिहासिक डेटा: पुराने डेटा को डेटाबेस में संग्रहीत किया जा सकता है या रिपोर्टिंग के लिए आसानी से पहुँचा जा सकता है। सभी ऐतिहासिक डेटा को सक्रिय रखने से वर्कशीट की सीमा बहुत बड़ी और अव्यावहारिक हो जाएगी।
अन्य डेटाबेस पर MS Access क्यों चुनें?
- लोकप्रियता: एमएस एक्सेस सबसे लोकप्रिय डेस्कटॉप डेटाबेस है और कई एमएस ऑफिस पैकेजों में मानक आता है।
- सस्ती: एमएस एक्सेस सॉफ्टवेयर बहुत सस्ता है (विकास के समय को शामिल नहीं करता)।
- स्व-शुरुआत: एक नौसिखिया उपयोगकर्ता उपयोगी परिणाम प्राप्त कर सकता है।
एमएस एक्सेस की कुछ सीमाएं क्या हैं?
- सहायता की कमी: यह सामान्य है कि एमएस एक्सेस के शुरुआती विकास के प्रयास एक टीम के सदस्य द्वारा शुरू किए जाते हैं जिसके पास पहले से ही पूर्णकालिक जिम्मेदारी होती है। जब ये टीम के सदस्य अब उपलब्ध नहीं हैं या कंपनी छोड़ चुके हैं तो अक्सर डेटाबेस का समर्थन जारी रखने के अनुभव के साथ कोई नहीं बचा है। इसके अलावा, कई अनुभवी सलाहकार वर्तमान में सेवानिवृत्ति का चयन कर रहे हैं या अधिक आधुनिक डेटाबेस समाधानों पर चले गए हैं; लीगेसी MS Access डेटाबेस के लिए एक शून्य छोड़ रहा है जिसे समर्थन की आवश्यकता है।
- भ्रष्टाचार: MS Access डेटाबेस फ़ाइल के दूषित या क्षतिग्रस्त होने के कई कारण हो सकते हैं। हार्डवेयर विफलताओं और सॉफ़्टवेयर समस्याओं दोनों को दोष देना है। इन मुद्दों से पर्याप्त सुरक्षा के बिना, ये डेटाबेस बहुत अविश्वसनीय हो सकते हैं।
- मापनीयता: जबकि एमएस एक्सेस में एकाधिक उपयोगकर्ताओं की अनुमति है, डेटाबेस जल्दी से अधिक बोझ हो जाता है। इसके अतिरिक्त, अन्य डेटाबेस की तुलना में, MS Access में समर्थित डेटा की अधिकतम मात्रा के लिए कम सीमा है।
- डेवलपर अनुभव की कमी: कई स्वयं करते हैं, गैर-प्रोग्रामर डेवलपर्स विकास के दौरान जल्दी से अपने सिर पर चढ़ जाते हैं। इसके अलावा, प्रारंभिक डिजाइन निर्णय सड़क के नीचे डेटाबेस की उपयोगिता और विस्तार क्षमता को भारी रूप से प्रभावित कर सकते हैं।
- उन्नयन: वर्तमान डेटा को अपडेट किए गए सॉफ़्टवेयर में माइग्रेट करते समय, संस्करण असंगति जैसी कई चुनौतियों का अक्सर सामना करना पड़ता है।
- फ़ाइल सर्वर: एमएस एक्सेस एक फाइल सर्वर एप्लीकेशन है (क्लाइंट सर्वर एप्लीकेशन नहीं)। इसका मतलब है कि पूरा डेटाबेस और सॉफ्टवेयर प्रत्येक उपयोगकर्ता के कंप्यूटर की मेमोरी में रहता है। यह अक्षम है और इससे त्रुटियां और संभावित भ्रष्टाचार हो सकता है।
- जटिलता की भविष्यवाणी की गई है: यदि यह उम्मीद की जाती है कि इस डेटाबेस का उपयोग मिशन के लिए महत्वपूर्ण हो जाएगा या मूल रूप से नियोजित की तुलना में बहुत अधिक आवश्यकता को पूरा करेगा, तो वैकल्पिक डेटाबेस की तलाश करने की सिफारिश की जाती है जैसे कि SQL सर्वर का उपयोग करके डिज़ाइन किया गया।
- अनुपालन: कुछ नियम (जैसे कि Sarbanes-Oxley Act - SOX, HIPAA और PCI - भुगतान कार्ड उद्योग की आवश्यकताएं) जो कई कंपनियों पर लागू होते हैं, एक उच्च-स्तरीय, पूरी तरह से ऑडिट करने योग्य डेटाबेस के उपयोग की गारंटी देते हैं।
किसी संगठन की डेटाबेस आवश्यकताएँ आमतौर पर अप्रत्याशित होती हैं और समय के साथ बदलती रहती हैं। स्वस्थ डेटाबेस बनाए जाते हैं और अंततः एक व्यवसाय के जीवन में बढ़ते और संशोधित होते हैं। जब इन चुनौतियों का सामना करना पड़ता है, तो एमएस एक्सेस डेटाबेस अक्सर "जैसा है" का उपयोग करना जारी रखते हैं और आम तौर पर अच्छी तरह से सेवा करते हैं। हालांकि, जब कोई आपात स्थिति आती है, तो विश्वसनीय, अनुभवी समर्थन मिलना मुश्किल हो सकता है। इसलिए, विकास के अगले चरणों के लिए जल्दी योजना बनाने और मदद करने के लिए एक अनुभवी टीम रखने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है। चाहे एक छोटा डेटाबेस सुधार हो या भविष्य के लिए एक पूर्ण योजना की आवश्यकता हो, Arkware आपका मार्गदर्शक बनने के लिए तैयार है! 
