अपने एक्सेस डेवलपमेंट प्रोजेक्ट के दौरान, यह महत्वपूर्ण है कि आप मिशन-क्रिटिकल एक्सेस एप्लिकेशन की पहचान करें। ये एक्सेस डेटाबेस हैं जो आपके प्रोजेक्ट और आपके व्यवसाय की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। यदि ये एप्लिकेशन ठीक से काम नहीं कर रहे हैं और आपको पता नहीं है कि समस्या को कैसे ठीक किया जाए, तो यह आपके व्यवसाय में गंभीर उत्पादकता समस्याएँ पैदा कर सकता है।
ऐसा होने से रोकने के लिए, हमने समस्या के निवारण और इसे ठीक करने के लिए कुछ सरल कदम उठाए हैं।
मिशन-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन की पहचान करने के चरण
आप पहली बार में एक मिशन-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन की पहचान कैसे करते हैं और यह आपके बाकी एक्सेस एप्लिकेशन से अलग क्या है? आपके मिशन-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन क्या हैं, यह जानने के लिए इन बुनियादी चरणों का पालन करें।
- अपने नेटवर्क पर सभी एक्सेस फ़ाइलों की एक सूची बनाएं जो ACCDB के साथ समाप्त होती है। एक्सेस फ़ाइलों के लिए यह डिफ़ॉल्ट फ़ाइल प्रकार है।
- यह देखने के लिए कि आप इनमें से कौन सी एक्सेस फ़ाइल नियमित रूप से उपयोग कर रहे हैं और जिन्हें लंबे समय से एक्सेस नहीं किया गया है, सूची को अंतिम संशोधित तिथि के अनुसार क्रमित करें। डेटा फ़ाइलों (बीई में समाप्त होने वाली) को प्रोग्रामिंग फ़ाइलों की तुलना में हाल ही में एक्सेस किए जाने की संभावना है।
- एक बार जब आपके पास एक संगठित सूची हो जाए, तो इसे प्रत्येक विभाग में ले जाएं और उनसे अधिक जानकारी के लिए पूछें कि डेटाबेस क्या हैं और लेखक और मालिक कौन हैं। उन्हें यह स्पष्ट करने के लिए कहें कि उन्हें क्या लगता है कि कौन मिशन-महत्वपूर्ण है और कौन सा नहीं।
यदि आप ये कदम उठाते हैं, तो आप उन सभी मिशन-महत्वपूर्ण अनुप्रयोगों की पहचान कर सकते हैं जो आपके प्रोजेक्ट के दौरान विकसित किए जा रहे हैं। अब, कुछ निश्चित प्रथाएं हैं जिनका आपको पालन करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ये एप्लिकेशन उसी तरह चल रहे हैं जैसे उन्हें चलना चाहिए।
मिशन-महत्वपूर्ण अनुप्रयोगों के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
- प्रत्येक डेटाबेस को एक फ्रंट एंड और एक बैक एंड में विभाजित करें - एप्लिकेशन के लिए कोड वाला फ्रंट एंड प्रत्येक उपयोगकर्ता के पीसी पर स्थानीय रूप से संग्रहीत होता है। अपरिष्कृत डेटा के साथ बैक एंड को आपके नेटवर्क पर संग्रहीत किया जाना चाहिए और हर रात बैकअप लिया जाना चाहिए।
- हर एक डेटाबेस के लिए एक डेटाबेस आरेख बनाएं, अगर आपके पास पहले से नहीं है।
- VBA और मैक्रो कोड को अच्छी तरह से प्रलेखित करें।
- सिस्टम में सभी परिवर्तनों का दस्तावेजीकरण करें और उन्हें दिनांक और संस्करण के अनुसार क्रमबद्ध करें। इस जानकारी को एक टेबल में रखें।
- स्टार्टअप फॉर्म में संस्करण और जारी करने की तारीख जोड़ें।
इन बुनियादी प्रक्रियाओं के साथ-साथ, आपको डेटाबेस के मालिक और लेखक से भी बात करनी होगी और कुछ अहम सवाल पूछने होंगे:
- डेटाबेस मिशन-महत्वपूर्ण क्यों है?
- मौजूदा एंटरप्राइज़ सिस्टम पर्याप्त क्यों नहीं हैं?
- क्या अभी सिस्टम को प्रभावित करने वाले बग या गति संबंधी समस्याएं हैं? क्या सिस्टम के बढ़ने के साथ-साथ ऐसी ही समस्याएं होने की संभावना है? ध्यान रखें कि एक्सेस की आकार सीमा 2GB है और जैसे-जैसे आप इसके करीब आते जाते हैं, एप्लिकेशन धीमे होते जाते हैं।
निरंतर रखरखाव करें
अपने मिशन-महत्वपूर्ण अनुप्रयोगों को ठीक से प्रबंधित करने का अर्थ है बग से बचने के लिए निरंतर रखरखाव करना। आदर्श रूप से, आपको हर 3 या 6 महीने में अपने बैक एंड पर एक नियमित कॉम्पैक्ट और मरम्मत करनी चाहिए। जब भी आप डेटाबेस के साथ कोई समस्या देखते हैं, चाहे वह कितनी भी छोटी क्यों न हो, आपको रखरखाव भी करना चाहिए।
कर्मचारियों का समर्थन करें
एक्सेस एक शक्तिशाली उपकरण है जब इसका उपयोग अपनी पूरी क्षमता से किया जाता है। आपके कर्मचारी एक्सेस के साथ अनिश्चित काल तक काम करेंगे, इसलिए मिशन-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन का उपयोग करना और भविष्य में उन्हें विकसित करना सीखते समय उनका समर्थन करें।
यदि आप गलत होने पर मिशन-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन की पहचान करते हैं या कोई प्रमुख डेवलपर व्यवसाय छोड़ देता है, तो पहले ही बहुत देर हो चुकी होती है। आपके व्यवसाय को नुकसान होता है और उत्पादकता बुरी तरह प्रभावित होती है। लेकिन अगर आपकी आईटी टीम उत्पादक है और वे मिशन-महत्वपूर्ण एक्सेस एप्लिकेशन की पहचान और प्रबंधन के लिए विभागों में काम करते हैं, तो आपका व्यवसाय आने वाले वर्षों तक एक्सेस के लाभों को प्राप्त करना जारी रख सकता है।
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