आप एक-से-अनेक संबंध से संबंधित डेटा प्रदान करने के लिए प्रपत्र में एक सबफ़ॉर्म जोड़ सकते हैं। यह आपको कई संबंधित रिकॉर्ड को एक रिकॉर्ड में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है।
एक सबफॉर्म एक रूप है जो किसी अन्य रूप के अंदर नेस्टेड है। इसमें आमतौर पर वह डेटा होता है जो उस रिकॉर्ड के लिए प्रासंगिक होता है जो वर्तमान में मुख्य रूप में खुला होता है।
उदाहरण के लिए, आपके पास एक ऐसा फॉर्म हो सकता है जो एक ऑर्डर प्रदर्शित करता है, और एक सबफॉर्म जो ऑर्डर के भीतर प्रत्येक आइटम को प्रदर्शित करता है।
या, आपके पास एक ऐसा फॉर्म हो सकता है जो एक बैंड प्रदर्शित करता है, एक सबफॉर्म के साथ जो बैंड द्वारा जारी किए गए प्रत्येक एल्बम को प्रदर्शित करता है।
यहाँ एक और उदाहरण है। हम एक फ़ॉर्म में एक सबफ़ॉर्म जोड़ेंगे जिसमें देशों के बारे में जानकारी होगी। सबफ़ॉर्म प्रत्येक देश के शहरों को प्रदर्शित करेगा।
-
फ़ॉर्म खोलें
बाएँ नेविगेशन फलक में, प्रपत्र पर राइट-क्लिक करें और डिज़ाइन दृश्य . चुनें प्रासंगिक मेनू से।
-
कंट्रोल टूलबार का विस्तार करें
नियंत्रण का पता लगाएँ डिज़ाइन . पर समूह रिबन में टैब।
उपलब्ध प्रपत्र नियंत्रणों की सूची को विस्तृत करने के लिए छोटे डाउन-एरो पर क्लिक करें।
-
सबफॉर्म विकल्प चुनें
सबफॉर्म/सबरिपोर्ट पर क्लिक करें इसे चुनने के लिए आइकन।
फिर फ़ॉर्म में उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ आप चाहते हैं कि सबफ़ॉर्म प्रदर्शित हो।
यह सबफ़ॉर्म विज़ार्ड लॉन्च करता है।
आप यह देखने के लिए प्रत्येक आइकन पर होवर कर सकते हैं कि यह किस नियंत्रण का प्रतिनिधित्व करता है।
-
सबफॉर्म के लिए उपयोग करने के लिए डेटा स्रोत चुनें
आपके पास अपने सबफ़ॉर्म को किसी टेबल या क्वेरी या मौजूदा फॉर्म पर आधारित करने का विकल्प है।
इस उदाहरण में, हम मौजूदा टेबल और क्वेरी का उपयोग करें . चुनेंगे ।
विकल्प चुनने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
-
फ़ील्ड चुनें
अगर आपने मौजूदा टेबल और क्वेरी का इस्तेमाल करें . चुना है , अब आपको सबफ़ॉर्म में उपयोग करने के लिए फ़ील्ड चुनने के लिए कहा जाएगा।
ड्रॉप-डाउन सूची से तालिका या क्वेरी चुनें।
बाएँ फलक पर, प्रत्येक फ़ील्ड का चयन करें जिसकी आपको सबफ़ॉर्म पर आवश्यकता है, फिर थोड़ा क्लिक करें > इसे दाएँ फलक में ले जाने के लिए बटन।
आप एक से अधिक टेबल या क्वेरी से फ़ील्ड्स का चयन कर सकते हैं। जब आप पहली तालिका का काम पूरा कर लें तो बस ड्रॉप-डाउन से दूसरी तालिका/क्वेरी चुनें।
एक बार हो जाने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
आप किसी फ़ील्ड को दूसरे फलक पर ले जाने के लिए उस पर डबल-क्लिक भी कर सकते हैं।
आप >> . का भी उपयोग कर सकते हैं सभी क्षेत्रों को पार करने के लिए बटन।
-
लिंकिंग फ़ील्ड चुनें
एक ऐसा क्षेत्र होना चाहिए जो मुख्य फॉर्म और उसके सबफॉर्म को जोड़ता हो। यह आम तौर पर एक आईडी फ़ील्ड या समान है।
यदि आपने पहले तालिकाओं के लिए संबंध स्थापित किया है, तो संबंध की प्राथमिक कुंजी और विदेशी कुंजी के आधार पर एक्सेस अनुमान लगाएगा कि किस फ़ील्ड का उपयोग करना है।
विज़ार्ड के इस हिस्से में, एक्सेस आपको अपनी खुद की फ़ील्ड चुनने या प्रदान की गई सूची में से किसी अन्य को चुनने का अवसर देता है।
इस उदाहरण के लिए हम इसे उस क्षेत्र में छोड़ देते हैं जिसका एक्सेस अनुमान लगाता है।
फ़ील्ड चुनने के बाद, अगला> . पर क्लिक करें ।
तकनीकी रूप से, जरूरत नहीं है जोड़ने का क्षेत्र बनना है। आप कोई नहीं चुन सकते हैं ।
हालांकि, आप शायद एक सबफॉर्म प्रदर्शित करने वाले डेटा के साथ समाप्त हो जाएंगे जिसका वर्तमान रिकॉर्ड से कोई लेना देना नहीं है। सभी रिकॉर्ड समान डेटा के साथ समान सबफ़ॉर्म प्रदर्शित करेंगे।
-
सबफॉर्म को नाम दें
सबफ़ॉर्म के लिए एक नाम दर्ज करें।
समाप्त करें Click क्लिक करें ।
-
डिज़ाइन व्यू में सबफ़ॉर्म
सबफ़ॉर्म अब फ़ॉर्म में जोड़ दिया गया है, उस स्थान पर जहाँ आपने चरण 3 पर क्लिक किया था।
डिज़ाइन व्यू में यह एक बड़े एम्बेडेड फॉर्म के रूप में दिखाई देता है।
-
आवश्यक होने पर संशोधित करें
आपको फ़ॉर्मेटिंग में कुछ मामूली समायोजन करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपको लेबल की स्थिति, रंग, फ़ॉन्ट वजन आदि को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
आवश्यकतानुसार संशोधित करने के लिए लेआउट दृश्य पर स्विच करें और डिज़ाइन दृश्य पर वापस जाएं।
-
समाप्त सबफ़ॉर्म
अब प्रपत्र दृश्य पर स्विच करके देखें कि यह उपयोगकर्ता को कैसे प्रदर्शित होता है।
मुख्य रूप प्रकट होता है, इसके भीतर सबफ़ॉर्म एम्बेडेड होता है। सबफ़ॉर्म एक नियमित तालिका या क्वेरी परिणामों की तरह, डेटाशीट दृश्य में प्रदर्शित होता है।
जैसे ही आप मुख्य रूप में रिकॉर्ड में नेविगेट करते हैं, सबफ़ॉर्म में डेटा अपडेट होता है।
डेटाशीट व्यू में सबफ़ॉर्म को कभी-कभी सबडेटाशीट के रूप में संदर्भित किया जाता है।
डेटाशीट व्यू एकमात्र ऐसा दृश्य नहीं है जिसमें सबफॉर्म प्रदर्शित किया जा सकता है। आप डिफ़ॉल्ट दृश्य को सिंगल फॉर्म, कंटीन्यूअस फॉर्म या स्प्लिट व्यू में बदलने के लिए प्रॉपर्टी शीट का उपयोग कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, डिफ़ॉल्ट दृश्य देखें संपत्ति।
-
सबफॉर्म सहेजा जा रहा है
जब आप प्रपत्र सहेजते हैं, तो सबफ़ॉर्म एक अलग प्रपत्र के रूप में सहेजा जाता है।
-
सबफॉर्म को स्टैंडअलोन फॉर्म के रूप में देखना
सबफ़ॉर्म नेविगेशन फलक में वैसे ही प्रकट होता है जैसे कोई अन्य रूप करता है — आखिरकार, यह केवल एक और रूप है।
जब आप इसे खोलते हैं, तो यह संभवत:डेटाशीट व्यू में खुल जाएगा (यह मानते हुए कि आपने सबफॉर्म के लिए चुना है)।
आप हमेशा इसके डिफ़ॉल्ट दृश्य (प्रॉपर्टी शीट के माध्यम से) को बदल सकते हैं, हालांकि, ध्यान रखें कि यह सबफॉर्म को दूसरे फॉर्म में प्रदर्शित करने के तरीके को भी प्रभावित करेगा।
जब एक सबफ़ॉर्म के रूप में प्रदर्शित किया जाता है (दूसरे रूप में), तो यह केवल वही डेटा प्रदर्शित करता है जो इसके मूल रूप के वर्तमान रिकॉर्ड के लिए प्रासंगिक है। हालांकि, जब एक स्टैंडअलोन फॉर्म के रूप में खोला जाता है, तो यह सभी डेटा प्रदर्शित करता है।
