एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आप मानव संसाधन की जानकारी को एक सुरक्षित, सुरक्षित और स्थिर स्थान पर संग्रहीत करना चाहेंगे। मानव संसाधन जानकारी संवेदनशील है क्योंकि इसमें कार्यस्थल की शिकायतें, अनुशासनात्मक समस्याएं, दवा परीक्षण, श्रमिकों के मुआवजे की घटनाएं, कर्मचारी चिकित्सा मुद्दे और बहुत कुछ शामिल हैं। इस संवेदनशील डेटा को डिजिटल रूप में स्टोर करने का सबसे अच्छा तरीका है।
आइए एक नज़र डालते हैं कि एचआर डेटाबेस क्या है और आपके व्यवसाय के लिए एक होने के क्या लाभ हैं।
एचआर डेटाबेस क्या है?
एचआर डेटाबेस कर्मचारी जानकारी के लिए एक केंद्रीय केंद्र है। मानव संसाधन विभाग इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग निम्न प्रकार के डेटा को ट्रैक करने के लिए करते हैं:
- कर्मचारी विवरण
- अवकाश विवरण
- अनुपस्थिति दर
- वर्क रोटा शेड्यूल
- मानक कार्य घंटे
- अंदर और बाहर आने का समय
- कर्मचारी टाइमशीट
- व्यावसायिक खर्च
चूंकि यह जानकारी संवेदनशील है, इसलिए विचार करने के लिए कई कानूनी विचार हैं। आपको पता होना चाहिए कि इस डेटा को HIPAA और GDPR के तहत कैसे स्टोर किया जाता है, साथ ही यह भी पता होना चाहिए कि आप इसे कितने समय तक रख सकते हैं। यह मौजूदा कर्मचारियों, पूर्व स्टाफ सदस्यों और नौकरी आवेदकों दोनों पर लागू होता है।
मानव संसाधन डेटाबेस आपके व्यवसाय की सहायता कैसे कर सकता है?
एक बार जब आप अपने व्यवसाय के लिए एचआर डेटाबेस स्थापित कर लेते हैं, तो आप पीछे मुड़कर नहीं देखेंगे! ये डेटाबेस आपकी मानव संसाधन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करते हैं और डेटा को सुरक्षित वातावरण में संग्रहीत करते हैं। इस तरह, आप अपने कर्मचारियों को दिखा सकते हैं कि आप उनकी गोपनीयता को गंभीरता से लेते हैं।
आपके व्यवसाय के लिए एक एचआर डेटाबेस होने से कुछ लाभों की अपेक्षा की जा सकती है:
- दक्षता। एचआर डेटाबेस बनाए रखना आपकी टीम की उत्पादकता को सुव्यवस्थित करता है। डेटा-संचालित निर्णय लेने के लिए उन्हें आवश्यक सभी जानकारी एक केंद्रीय स्थान पर होती है।
- लागत-प्रभावशीलता। लंबे समय में, एचआर डेटाबेस होने से आपके व्यवसाय का पैसा बच सकता है। आपका डेटाबेस आपके लिए काम करेगा ताकि आपके कर्मचारी अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। साथ ही, संवेदनशील जानकारी को सुरक्षित रखने से महँगे उल्लंघन को रोका जा सकता है।
- सटीकता. जब आपको निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, तो यह अनिवार्य है कि आप सटीक जानकारी पर भरोसा करें। डेटाबेस के साथ, एचआर त्रुटियां कम होती हैं, जिससे आप सही निर्णय ले सकते हैं।
- बेहतर नियामक अनुपालन। सभी संवेदनशील डेटा को एक ही स्थान पर संग्रहीत करें ताकि जीडीपीआर के अनुपालन में रहना आसान हो। यह कर्मचारियों को यह भी दिखाता है कि आप उनकी गोपनीयता की परवाह करते हैं।
क्या आपके व्यवसाय के पास मानव संसाधन डेटाबेस होना चाहिए?
संभावना है, आपका व्यवसाय एचआर डेटाबेस से लाभान्वित हो सकता है। कई छोटे और मध्यम आकार के व्यवसाय अक्सर इसके बारे में अनिश्चित होते हैं, लेकिन ऊपर दिए गए लाभों के आधार पर, आप देख सकते हैं कि कैसे ये डेटाबेस कर्मचारी जानकारी को सुरक्षित रखते हुए आपके व्यवसाय को अधिक कुशलता से चलाने में मदद कर सकते हैं।
वास्तव में, एक छोटे व्यवसाय के रूप में, संभवतः आपके पास सुरक्षा उल्लंघनों को संभालने के लिए संसाधनों की कमी है। सौभाग्य से, आपको काम पूरा करने के लिए विस्तृत या महंगी चीज़ की ज़रूरत नहीं है। आप एचआर डेटाबेस बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कर सकते हैं या आर्कवेयर जैसे डेटाबेस विशेषज्ञ के साथ काम कर सकते हैं ताकि आपके लिए एक बनाया जा सके।
एचआर डेटाबेस के बारे में अधिक जानने के लिए और वे आपके व्यवसाय संचालन का समर्थन कैसे कर सकते हैं, मुफ्त परामर्श के लिए आर्कवेयर से संपर्क करें।
