एक माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस का निर्माण

मैं कहां से शुरू करूं?

डेटाबेस (या डेटाबेस सुविधा) बनाने के लिए एक सामान्य नियम लक्ष्य को पूरा करने के लिए आवश्यक न्यूनतम समाधान की कल्पना करना है। इसे सरल रखना विशेष रूप से शुरुआती लोगों पर लागू होता है। यदि आप बिक्री लीड को ट्रैक करने के लिए एक सिस्टम बनाना चाहते हैं, तो उसी समय ग्राहक सेवा डेटाबेस या बिलिंग सिस्टम के निर्माण में शामिल न हों। फिर, एक बार आपका नया एप्लिकेशन अच्छी तरह से काम कर रहा है, तो आप नई सुविधाओं को जोड़ सकते हैं और अन्य व्यावसायिक पहलुओं को डिज़ाइन में एकीकृत कर सकते हैं।

शुरू करने से पहले, अपने विकास की योजना बनाना एक अच्छा अभ्यास है ताकि आप हमेशा अपने लक्ष्यों की कल्पना कर सकें और अनावश्यक बाधाओं से बच सकें। अपनी टीम के सदस्यों को शामिल करने से परियोजना को परिभाषित करने के साथ-साथ एक नई प्रणाली के उपयोग के लिए खरीदारी में वृद्धि करने में भी मदद मिलेगी।

MS Access डेटाबेस डिज़ाइन हमेशा आपके संगठन से संबंधित कुछ सरल अवधारणाओं से शुरू होना चाहिए:

<बी>1. लक्ष्यों को परिभाषित करें

डेटाबेस किन चुनौतियों का समाधान करेगा?

संगठन को कैसे लाभ होगा? यानी, प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना, काम के सख्त रास्तों को लागू करना, सिंगल सोर्स रिकॉर्डकीपिंग
उपयोगकर्ताओं को कैसे लाभ होगा? यानी, संगठित डेटा, डेटा की त्वरित पुनर्प्राप्ति, कम अनावश्यक डेटा प्रविष्टि
ग्राहकों को कैसे लाभ होगा? यानी, व्यापक/सुसंगत रिपोर्टिंग, तेज ग्राहक सेवा, इतिहास की बेहतर ट्रैकिंग

<बी>2. कार्यप्रवाह को कागज पर परिभाषित करें

अपने आदर्श कार्यप्रवाह में आवश्यक चरणों को लिख लें। उदाहरण के लिए, बिक्री बिक्रीसूत्रों को ट्रैक करने की प्रणाली में, बिक्री लीड से लेकर बिक्री बंद करने तक के आदर्श चरणों की पूरी सूची लिखें। आदर्श पथ के अपवाद हो सकते हैं जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है। एक बार जब नई प्रणाली अधिकांश मामलों में अच्छी तरह से काम करने के लिए सिद्ध हो जाती है, तो इन अपवादों को संबोधित करना अक्सर एक अच्छा विचार होता है।

<बी>3. कागज़ पर डिज़ाइन टेबल और डेटा फ़ील्ड

टेबल्स डेटाबेस के निर्माण खंड हैं और इसमें वे सभी डेटा शामिल होने चाहिए, जिन्हें आप अपने नए सिस्टम में प्रबंधित करने की उम्मीद कर रहे हैं। आमतौर पर, आपके प्रपत्रों और रिपोर्ट्स में शामिल सभी डेटा बिंदुओं को एक तालिका के भीतर एक फ़ील्ड में प्रदर्शित किया जाएगा। बिक्री लीड ट्रैकिंग डेटाबेस में, आप टेबल और फ़ील्ड शामिल कर सकते हैं जैसे:

1. 1. संगठन - संगठन का नाम, पता, पता2, शहर, राज्य, ज़िप, फ़ोन, आदि सहित।
  2. संपर्क - प्रथम नाम, उपनाम, फोन, ईमेल, आदि सहित।
  3. लीड सोर्स - जिसमें सोर्स का नाम वगैरह शामिल हैं।
  4. लीड स्थिति - स्थिति सहित, आदि।
  5. लीड विवरण - लीड की तिथि, उत्पाद या रुचि की सेवा, नोट्स, आदि।
  6. टीम के सदस्य - आद्याक्षर, प्रथम नाम, उपनाम, आदि।

<बी>4. कागज पर डिजाइन प्रपत्र और रिपोर्ट

आपके फॉर्म और रिपोर्ट सिस्टम में डेटा डालने, सिस्टम में मौजूद डेटा को प्रबंधित करने और सिस्टम से डेटा को बाहर निकालने के लिए आपके प्रवेश द्वार होने जा रहे हैं। उन सभी लागू प्रपत्रों और रिपोर्टों को इकट्ठा करें जिनकी आप पहले से ही उपयोग कर रहे हैं या जिनकी आपको आवश्यकता होगी उनकी रूपरेखा तैयार करें। सुनिश्चित करें कि आपके सभी आवश्यक डेटा इन दस्तावेज़ों पर कैप्चर किए गए हैं।

हमारे अगले लेख में, हम चर्चा करेंगे कि एमएस एक्सेस में टेबल कैसे बनाएं।